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教学文件借阅制度

一、开篇：为何要立这份”教学档案保护契约”？

站在教务科的文件柜前，指尖拂过一摞摞泛黄的教案本——这里有退休老教师手写的《古代文学》教案，边角卷着三十多年前的墨香；有青年教师用彩色便签标注的《数据结构》教学反思，还夹着学生画的”课堂知识树”涂鸦；更有近十年的教学评估报告，每一页都盖着不同年份的审核章。这些不是普通的纸张，是一所学校教学智慧的”基因库”。可曾见过因为借阅登记不全，重要的实习指导书被借走后再也没回来？见过为迎接教学评估，翻遍三个办公室找不齐近三年试卷的慌乱？见过老教师想参考二十年前的课程大纲，却发现当年的文档已被当作废纸清理？

正是这些真实发生过的”教学档案之痛”，让我们意识到：教学文件的规范借阅，不是冰冷的行政流程，而是一场对教学记忆的守护、对教育传承的承诺。这份制度的诞生，是为了让每一份凝聚着教育者心血的文件，既能被需要的人触达，又能在流转中保持完整；既让教学资源”活起来”，又不让珍贵资料”散下去”。

二、制度核心：从”谁能借”到”怎么还”的全链条规范

（一）先明确：哪些是”教学文件”，谁有资格借阅？

教学文件不是筐，不能什么都往里装。我们把它精准界定为：直接反映教学过程与教学管理的原始记录，具体包括六大类——

第一类是教学基本文件：如各专业人才培养方案、课程教学大纲、实验/实习指导书；

第二类是教学实施记录：教师手写或电子教案（含多媒体课件源文件）、课堂点名册、作业批改记录、实践教学日志；

第三类是教学考核资料：课程试卷（含命题双向细目表、参考答案）、平时成绩登记表、毕业论文（设计）评阅材料；

第四类是教学评估材料：校级/省级教学评估报告、教学检查记录、学生评教原始数据；

第五类是教学改革成果：教学研究项目结题报告、教学成果奖申报材料、精品课程建设档案；

第六类是其他专项材料：如教材选用审批表、外聘教师授课资格审核材料等。

能借阅这些文件的主体分三类：

第一类是校内教学相关人员：专任教师（用于教学研究、跨课程参考）、教学管理人员（用于质量监控、数据统计）、在校学生（仅限毕业论文写作、课程设计等学习用途，需导师签字）；

第二类是校外合作单位：仅限兄弟院校（教学交流）、教育科研机构（课题研究），需持单位公函；

第三类是特殊访客：如校友（查阅本人就读期间的成绩证明等非涉密材料），需提供有效身份证明。

特别要说明的是：涉及学生个人隐私的成绩明细、论文全文（未公开部分），以及未解密的教学评估内部数据，不在开放借阅范围内。就像去年有位校友想查20年前的课程论文，我们核对身份后，只提供了论文答辩成绩，原稿因涉及当时的指导教师批注，需经家属同意才能开放，这既是保护隐私，也是对前人劳动的尊重。

（二）从申请到归还：像守护”传家宝”一样走流程

借阅不是”签字拿本就走”，而是要经历四道严格但温暖的程序：

第一步：填写《教学文件借阅申请表》——说清”为什么借、借多久”

申请表必须手写（电子申请需打印签字），内容包括：借阅人姓名/单位、证件号（学生填学号）、联系方式；拟借文件名称（需具体到”201X级汉语言文学专业《写作》课程教案第3-5章”）、借阅用途（明确是”课程改革参考”“评估材料佐证”还是”学生论文指导”）、预计归还时间（普通文件不超过15个工作日，特殊研究用途最长30日）。

记得有位新入职的年轻教师第一次来借，只写了”参考教案”，我们请他补充”具体用于《概率论》课程思政设计”，他起初觉得麻烦，后来感慨：“写清楚用途后，我自己也更明确要重点看哪些部分了，反而提高了效率。”

第二步：分级审核——让专业的人做专业的判断

审核分三级：

一级审核（材料完整性）：由教务科档案员核对申请表填写是否规范、借阅人身份是否符合、用途是否合理。曾遇到学生想借近五年的试卷”研究出题规律”，但用途栏只写”学习”，我们要求补充”为考研专业课复习梳理重点”才通过；

二级审核（文件涉密性）：若涉及教学评估内部数据、未公开的教学改革方案等，需经教务处处长签字；

三级审核（外部借阅）：校外单位借阅需分管教学的副校长审批，去年某师范院校来交流”课程思政建设”，我们就是通过这级审核后，才开放了近三年的课程思政教案集。

第三步：现场借阅——“面对面”交接的仪式感

审核通过后，借阅人需本人到档案室办理：

首先核对身份证/工作证/学生证原件（防止代借导致责任不清）；

然后由档案员现场拆封（密封保存的文件）或取出文件，双方共同检查文件状态：页码是否齐全（比如教案是否缺了某几节）、有无折痕/污渍（特别是老教师的手写教案，有些墨迹已经淡化，更要仔细）、电子文件需确认存储介质无损坏；

最后在《教学文件借阅登记本》上签字，登记本里至今保留着2003年的记录，泛黄的纸页上，老教授们的签名刚劲有力，这种传承感让人肃然起敬。

第四步：按时归还——“完璧归赵”的双向奔赴