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行政事务处理流程标准化清单

一、适用范围与核心目标

本标准化清单适用于企业、事业单位、机关等各类组织的行政管理部门，覆盖日常办公中高频行政事务的处理场景，包括但不限于会议组织、文件流转、物资申领、差旅审批等。核心目标是通过规范流程节点、明确责任分工、统一操作标准，提升行政事务处理效率，减少流程冗余，保证工作有序衔接，同时为行政工作复盘与优化提供依据。

二、标准化操作流程

（一）会议室使用申请与管理流程

操作步骤：

需求发起：申请人根据会议安排，提前通过行政管理系统或纸质《会议室使用申请表》提交需求，填写会议主题、时间（起止时间精确到30分钟内）、参会人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）、特殊布置需求（如茶歇、横幅）等信息。

部门初审：申请人直属部门负责人（或部门行政对接人*）审核会议必要性及时间冲突情况，确认后提交至行政部。

行政部统筹：行政专员*收到申请后，1个工作小时内核查会议室可用情况（优先保障高层会议、重要客户会议），若遇冲突，主动与申请人协商调整时间或更换同功能会议室，并在系统中标注处理结果。

使用确认：会议前1个工作日，行政专员通过系统或短信向申请人发送会议室使用确认信息，包含会议室位置、设备操作指引、联系人（行政部）；若需临时取消，申请人需至少提前2小时告知行政部，以便释放资源。

现场支持：会议期间，行政专员*按需提供设备调试、茶歇配送等支持；会议结束后，申请人需确认会议室整洁（关闭设备、整理桌椅），并在《会议室使用登记表》签字。

配套工具表格：

表1：会议室使用申请表

申请部门

申请人

联系方式

会议主题

会议时间

年月日时分至时分

参会人数

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□其他：________

特殊需求

部门审核

负责人签字：________日期：________

行政部统筹

专员签字：________日期：________

使用确认

□已确认□需调整（调整说明：________）

现场登记

使用人签字：________清洁情况：□整洁□需整改

（二）内部文件流转与归档流程

操作步骤：

文件拟制：起草人根据工作需要拟制文件（通知、报告、制度等），保证内容准确、格式规范（含标题、编号、发文范围、密级等），经部门负责人*审核后，提交至行政部。

核稿与编号：行政专员*对文件进行规范性核稿（检查逻辑、错别字、格式等），确认无误后按《文件编号规则》赋予唯一编号（如“行字〔2024〕号”），并登记《文件流转台账》。

会签审批：根据文件内容，需会签相关部门（如涉及财务需财务部、涉及人事需人力资源部），各部门在1个工作日内完成审核并签字；紧急文件可简化流程，由分管领导*直接审批。

印发与分发：审批通过后，行政部按印发范围（纸质/电子）进行分发，纸质文件需领用人签字，电子文件通过OA系统发送并留存发送记录。

归档管理：文件处理完毕后，行政专员*于每月5日前将上月文件（正本+电子版）整理归档，按“年度-类别-文号”分类存放，更新《文件归档目录》，保存期限按《档案管理制度》执行（一般文件保存3-5年，重要文件永久保存）。

配套工具表格：

表2：文件流转台账

文件标题

文号

拟制部门

起草人

审核人

会签部门

审批人

印发日期

归档状态

（三）办公用品申领与发放流程

操作步骤：

需求统计：每月25日前，各部门行政对接人*统计下月办公用品需求（笔、纸、文件夹等低值易耗品；办公设备如U盘、鼠标等需单独说明），填写《办公用品月度需求表》提交至行政部。

审核与采购：行政专员汇总需求，核查库存（避免重复采购），编制《办公用品采购计划》，报行政负责人审批后交采购部*执行；采购时优先选择定点供应商，保证质量与性价比。

入库验收：办公用品到货后，行政专员与采购部共同验收（核对品名、数量、质量），合格后登记《办公用品库存台账》，不合格品当场退回并要求供应商24小时内补发。

申领与发放：各部门员工通过行政系统提交日常申领（单次申领不超过1个月用量），部门负责人审核后，行政专员按“先进先出”原则发放，领用人签字确认。

盘点与核销：每月末行政专员对库存进行盘点，保证账实相符；对于临近保质期或损坏物品，及时上报行政负责人处理，更新库存数据。

配套工具表格：

表3：办公用品申领单

申领部门

申领人

联系方式

申领日期

物品名称

规格型号

单位

申领数量

部门审核

负责人签字：________

库存核查

专员签字：________

（四）国内差旅审批与报销流程

操作步骤：

申请提交：员工因公出差需提前3个工作日提交《差旅申请表》，注明出差事由、时间、地点、交通方式（高铁/飞机需注明舱位等级）、预计费用（含交通、住宿、餐饮、补贴），部门负责人*审核出差必要性。

分级审批：差旅费用按金额分级审批——5000元以下由部门负责人审批