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会议纪要撰写标准化格式与规范指南

引言

会议纪要作为会议成果的书面载体，是传递决策信息、明确工作责任、追溯会议过程的重要文件。一份规范、清晰的会议纪要，能够有效避免信息遗漏、统一执行标准，提升团队协作效率。本指南旨在提供会议纪要撰写的标准化流程、格式模板及操作规范，助力各类会议场景下的纪要撰写工作。

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于企事业单位、项目团队、部门等各类组织召开的正式会议，包括但不限于以下场景：

常规工作会议：如部门周例会、月度总结会、季度规划会等，用于同步进展、部署任务；

专题研讨会：如项目可行性分析、流程优化讨论、方案评审会等，用于记录观点、提炼结论；

决策性会议：如预算审批会、人事任免会、战略合作推进会等，用于固化决议、明确责任；

跨部门协调会：如资源对接会、问题解决会、联合项目启动会等，用于明确分工、同步节点。

二、会议纪要撰写全流程操作指引

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

明确会议核心目的

与会议主持人提前沟通，知晓会议召开的核心议题、预期目标及需达成的成果（如形成决议、明确待办、输出方案等），保证纪要内容聚焦重点。

梳理会议议程与背景

获取会议议程（如有），熟悉各议题的讨论背景、相关资料（如上次会议纪要、项目方案、数据报表等），提前梳理关键信息点，避免记录时遗漏核心内容。

准备记录工具与模板

根据会议性质选择记录方式（手写、电子文档、专业纪要工具等），并提前准备标准化模板（参考本文第三部分），预留“议题、讨论要点、决议、待办事项”等核心模块填写区域。

（二）会中记录：抓准关键，客观全面

动态捕捉核心信息

议题与结论：记录每个议题的讨论脉络，重点标注主持人总结的结论、共识性观点及分歧点（如需保留分歧，需明确各方立场）；

决议事项：详细记录会议达成的具体决议，包括决议内容、依据及适用范围；

待办任务：逐项明确“做什么（任务内容）、谁负责（责任人）、何时完成（截止时间）、需交付什么（成果物）”，避免模糊表述（如“尽快”“适时”）。

区分“讨论过程”与“最终结果”

对复杂议题的讨论过程可简要概括（如“与会人员就A方案展开讨论，提出X、Y等意见”），但核心记录最终形成的决议或待办，避免冗余的细节描述。

标注特殊信息与附件

对会议中提及的需后续查阅的文件（如数据报告、合同草案、PPT演示稿等），在纪要中标注“附件：X”，并注明附件获取方式（如“会后由*工发送至群文件”）。

（三）会后整理：核对信息，结构化呈现

24小时内完成初稿撰写

趁记忆清晰时整理记录内容，对照会议录音（如需）或笔记补充遗漏信息，保证初稿涵盖会议核心要素（基本信息、议题、决议、待办等）。

结构化梳理内容框架

按照标准化模板组织内容，逻辑层次清晰：

会议基本信息：包括会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员等；

会议议程与主要内容：按议程顺序分模块记录，每个模块下设“讨论要点”“决议事项”“待办任务”（如适用）；

其他事项：如下次会议安排、需特别说明的未尽事宜等。

语言精炼，避免主观表述

使用中性、客观的语言，避免口语化表达（如“我觉得”“可能”），禁用模糊词汇（如“大概”“差不多”）；数据、时间、责任人等信息需准确无误，可使用“会议明确”“决议指出”等规范表述。

（四）审核与分发：保证权威，闭环管理

交叉核对关键信息

完成初稿后，与会议主持人（或指定负责人）核对决议事项、待办任务等核心内容，保证信息准确、无歧义；涉及多部门协作的任务，需与相关负责人确认责任归属及时间节点。

定稿与标准化排版

根据审核意见修改完善后，进行格式排版：标题统一为“[会议名称]纪要”，使用宋体小四号字，1.5倍行距，层级标题清晰（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等），重点内容（如责任人、截止时间）可加粗突出。

规范分发与归档

纪要定稿后，按需分发给参会人员、相关协作部门及上级领导（分发范围需提前明确）；同时将电子版及纸质版（如需）按公司档案管理规定归档，保存期限不低于3年（重要会议纪要可长期保存）。

三、标准化会议纪要模板（可直接套用）

[会议名称]纪要

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

[例如：项目2024年Q3规划会]

会议日期

[年月日]

会议时间

[上/下午时分-时分]

会议地点

[会议室名称/线上会议平台]

主持人

[姓名]（职务）

记录人

[姓名]（职务）

参会人员

[姓名1]、[姓名2]、[姓名3]……（共X人）

缺席人员

[姓名1]（原因：[出差/请假]）、[姓名2]（原因：[其他]）

列席人员

[姓名1]（职务）、[姓名2]（职务）

二、会议议程与主要内容

（一）[议题一：例如：Q3项目目标分解]

讨论要点：

[姓名1]汇报Q3项目整体目标及各阶段里程碑；

与会人员就目标合理性