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公司规范性文件格式撰写要求

一、总则

为统一公司各类规范性文件的格式标准，提升文件质量与管理效率，确保信息传递的准确性、严肃性和权威性，依据国家相关公文处理规定及公司实际管理需求，特制定本要求。

本要求适用于公司内部所有以书面形式发布的，对公司运营、管理、员工行为等具有规范、指导或约束作用的正式文件，包括但不限于章程、规定、办法、细则、通知、通告、决定、决议、纪要等。

规范性文件的撰写应遵循合法合规、准确规范、简洁明了、逻辑清晰、体系协调的原则。

二、文件构成要素与格式规范

（一）文件标题

文件标题应力求简明扼要，准确反映文件的核心内容、适用范围及效力层级。通常由“发文主体（可省略）+事由+文种”构成。

*文种使用规范：

*规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

*办法：用于对某项工作或活动的具体操作步骤和实施措施进行规定。

*细则：用于对已有“规定”、“办法”等上位文件的具体执行做出详细解释和补充规定。

*通知：用于批转、转发文件，发布规章，告知事项，部署工作，任免人员等。

*通告：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

*决定/决议：用于对重要事项做出决策和部署，或对重要问题做出结论。

*纪要：用于记载会议主要情况和议定事项。

*标题字体与排版：一般采用二号方正小标宋简体（或公司指定标题字体），居中排布，可根据页面适当调整字间距，确保视觉效果庄重。

（二）正文

正文是规范性文件的核心部分，应包含制定依据、适用范围、具体规范、责任划分、施行日期等要素。

1.章、节、条、款、项、目：

*内容较多、结构复杂的文件，可采用“章、节、条、款、项、目”的层级结构。

*“章”是文件的基本单位，通常冠以“第一章总则”、“第二章管理职责”等标题，章内可设“节”。

*“条”是构成文件的基本单位，每条应包含一项独立的规范内容。条的编号应从“第一条”开始，全文连续编排，不受章、节划分的影响。

*“款”是条的细分，款无标题，通常在条的内容需要分层次阐述时使用。款的表述以自然段开头，不编号。

*“项”是款的细分，当款的内容包含并列的规定时，可设“项”。项的编号用中文数字加括号，如“（一）”、“（二）”，每项单独列为一段。

*“目”是项的细分，当项的内容还需进一步细化时，可设“目”。目的编号用阿拉伯数字加圆点，如“1.”、“2.”。

*对于内容相对简单的文件，可直接使用“条”作为基本单位，或仅使用“一、”、“（一）”、“1.”等层级序号。

*层级序号的选用应保持全文统一，避免混乱。例如，若采用“一、”，则下一级为“（一）”，再下一级为“1.”，再下一级为“（1）”，以此类推。

2.内容表述：

*语言规范：使用规范的书面语，避免口语化、随意化表达。用词准确、简练，避免使用模糊、易产生歧义的词汇。涉及权利义务、责任划分的条款，表述应明确具体。

*逻辑清晰：文件内容应层次分明，逻辑严谨，各章节、条款之间应相互衔接，避免矛盾和重复。

*引用规范：引用其他文件时，应注明文件全称和文号。引用法律、法规、规章时，应准确无误。

3.标点符号与数字用法：

*严格按照《标点符号用法》（GB/T____）执行。

*数字用法应遵循《出版物上数字用法》（GB/T____），根据具体语境选用阿拉伯数字或汉字数字。例如，成文日期用汉字数字，章节条款序号用阿拉伯数字或汉字数字（如“第一条”、“1.1”）。

（三）附件

文件如有附件，应在正文后注明附件的名称和件数。附件名称后不加标点符号。附件应另起一页，其格式可参照正文要求，并在附件首页左上角顶格标注“附件：XXX（附件名称）”。

（四）签署与日期

1.发文主体：文件应明确发文主体，通常为公司全称或其授权的部门。发文主体名称应使用全称，位于文件正文末尾右下方。

2.成文日期：成文日期以文件审批通过或领导签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全，如“二〇二四年五月二十日”。

3.印章：正式发布的规范性文件应加盖公司或相关部门印章，印章应端正、清晰，盖于发文主体名称和成文日期之上，做到“骑年盖月”。

三、特定类型文件补充规范

（一）会议纪要

会议纪要应准确记录会议的时间、地点、参会人员、主持人、议题、主要发言要点、讨论情况及决议事项。决议事项应明确责任部门、责任人及完成时限。格式上通常包含“会议纪要”字样、会议名称、编号、正文、分发范围及落款。

（二）管理办法/实施细则

此类文件应以相关的“规定”或更高层级文件为依据，侧重于具体操作流程、标准、方法和责任界定。内容应具有可操作性，条款应明确具体，避免原则性、口号性表述。

四、文件的审核与管理

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