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采购管理流程及标准操作手册

一、手册说明

本手册旨在规范企业采购管理全流程，明确各环节职责分工与操作标准，保证采购活动合规、高效、经济，满足生产经营需求。手册适用于企业各部门（含分支机构）的所有采购行为，涵盖物料采购、服务采购、项目采购等各类场景，是采购人员、需求部门及财务部门协同开展工作的指导性文件。

二、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有类型的采购活动，包括但不限于：原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务外包（如保洁、IT运维）、工程项目采购等。涉及部门包括需求提报部门、采购部门、财务部门、法务部门、仓储管理部门及使用部门。

（二）典型应用场景

常规采购：需求部门根据月度/季度计划提报采购需求，如生产用原材料、日常办公用品等，按标准流程执行采购。

紧急采购：因生产突发故障、市场供应临时短缺等需紧急采购的情况，启动简化流程但需强化审批与记录。

项目采购：针对新建项目、技改项目等专项采购，需结合项目预算与进度要求，定制化执行采购流程。

战略采购：对长期稳定使用的物料或服务，通过年度框架协议方式确定供应商，后续执行订单式采购。

三、采购管理全流程操作指引

采购管理流程分为需求确认→供应商管理→合同签订→订单执行→验收入库→付款结算六大环节，各环节需严格遵循操作标准，保证信息传递准确、责任划分清晰。

（一）采购需求确认：源头把控，精准提报

操作目标：明确采购需求的真实性、必要性与合理性，保证需求与预算匹配。

责任部门：需求提报部门、采购部门、财务部门

操作步骤：

需求发起

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需求、项目进度），填写《采购需求申请表》（模板见第四章），注明物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息。

需求部门负责人对需求的必要性、数量合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

需求复核

采购部门收到需求后，1个工作日内完成复核，重点核查：

需求描述是否清晰（避免“一批办公用品”“通用设备”等模糊表述）；

是否存在历史库存可满足（优先调用闲置物资）；

是否与现有采购协议冲突（如战略采购品类需优先执行框架协议）。

复核通过后，流转至财务部门；复核不通过的，反馈需求部门修改。

预算确认

财务部门在2个工作日内核对需求预算，确认预算额度是否充足、是否符合企业预算管理规定。

预算通过后，采购部门正式启动采购流程；预算不足的，需求部门需提交《预算调整申请》，按预算审批流程追加。

输出文档：《采购需求申请表》（需求部门负责人、采购部门、财务部门签字版）

（二）供应商管理：公平公正，择优合作

操作目标：建立合格供应商库，保证供应商资质合规、价格合理、服务稳定。

责任部门：采购部门、使用部门、法务部门、质检部门

操作步骤：

供应商寻源

根据采购需求类型，通过以下方式筛选供应商：

公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）或标准化物料，通过企业官网、招标平台发布招标公告；

邀请招标：适用于3家及以上合格供应商可满足需求的情况，向2-3家优质供应商发出邀请；

询比价：适用于金额较小（如＜10万元）或紧急采购，向至少3家供应商询价并留存记录；

单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、紧急维修配件），需提交《单一来源采购申请说明》，经总经理审批后方可执行。

供应商资质审核

采购部门要求供应商提供以下资质文件（复印件需加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

特殊行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）；

质量体系认证（如ISO9001）、环境/职业健康安全认证（如ISO14001/OHSAS18001，根据需求选择）；

近3年类似项目业绩证明（合同复印件）、银行资信证明。

法务部门审核供应商资质的合法性（如经营范围、许可证有效期），质检部门审核质量认证文件的有效性。

资质审核通过后，供应商纳入《合格供应商名录》；审核未通过，书面告知供应商原因并补充材料。

供应商考察与评估

对金额较大（如≥50万元）或关键物料供应商，由采购部门牵头，组织使用部门、质检部门组成考察小组，实地考察供应商的生产能力、质量控制流程、仓储条件、售后服务等，填写《供应商现场考察记录表》。

每年12月，采购部门组织对合格供应商进行年度评估，指标包括：价格竞争力、交货准时率、质量合格率、服务响应速度、配合度等，评估结果分为“优秀、合格、不合格”三个等级，不合格供应商清退出库。

输出文档：《供应商寻源记录表》《供应商资质审核表》《供应商现场考察记录表》《合格供应商名录》

（三）合同签订：严谨合规，规避风险

操作目标：通过书面合同明确双方权利义务，防范法律风险与商业纠纷。

责任部门：采购部门、法务部门、财务部门、需求部门

操作步骤：

合同拟定

采购部门根据谈判结果，使用企业标准《采