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企业资产管理及采购规划实用指南

一、模板适用范围与应用背景

本模板适用于各类企业（尤其是制造业、服务业、多分支机构集团等）的资产全生命周期管理及采购规范化场景，旨在解决企业在资产使用过程中常见的“家底不清、采购随意、闲置浪费、成本失控”等问题。通过系统化的规划与流程管控，帮助企业实现资产配置最优、采购成本最低、管理效率最高的目标，同时满足财务审计、合规管理及战略发展的需求。

二、实施流程与操作步骤

（一）需求发起与初审

操作内容：

业务部门根据年度工作计划、资产现状（如设备老化、产能不足、新增业务需求等），填写《资产需求申请表》，明确资产名称、规格、数量、用途、预算及预期效益。

部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，重点关注“是否可共享现有资源”“是否有替代方案”“是否符合部门预算”等关键点，签署意见后提交至资产管理部。

责任主体：业务部门负责人、资产管理专员

输出成果：《资产需求申请表》（部门负责人签字版）

（二）需求评审与立项

操作内容：

资产管理部牵头，组织财务部、技术部（或使用部门）召开需求评审会，从技术可行性、经济性（预算匹配度）、资产利用率三个维度评估需求。

评审通过后，由资产管理部汇总需求，编制《年度资产采购需求汇总表》，报分管领导审批立项；对未通过的需求，反馈业务部门说明原因并调整。

责任主体：资产管理部、财务部、技术部、分管领导

输出成果：《年度资产采购需求汇总表》（审批版）

（三）采购方案制定与审批

操作内容：

采购部根据审批通过的汇总表，制定具体采购方案，明确采购方式（公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等）、供应商筛选标准、时间节点及风险控制措施。

财务部审核采购方案的预算合规性（是否超年度预算、资金来源是否明确）；法务部审核合同条款（如违约责任、交付标准等）。

方案经采购部、财务部、法务部联合签字后，按企业权限报总经理或董事会审批（单笔采购金额≥50万元或年度采购总额≥100万元需董事会审批）。

责任主体：采购部、财务部、法务部、总经理/董事会

输出成果：《资产采购方案审批表》（含各环节会签意见）

（四）采购执行与合同签订

操作内容：

采购部根据审批方案实施采购：

公开招标：通过指定媒体发布招标公告，组建评标委员会（含技术、财务、使用部门代表），评标后确定中标供应商。

询价/比价：向3家及以上合格供应商发出询价单，综合评估价格、质量、交期后确定供应商。

与供应商签订采购合同，明确资产名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、验收标准、质保期、付款方式及违约责任等核心条款。

责任主体：采购部、法务部、供应商

输出成果：采购合同（双方法定代表人签字并盖章）

（五）资产验收与入库

操作内容：

资产到货后，由使用部门、资产管理部、技术部共同验收：

核对资产实物与合同信息是否一致（名称、规格、数量、配件等）；

技术测试（如设备功能参数、运行稳定性是否符合要求）；

检查资质文件（如产品合格证、检验报告、进口报关单等）。

验收合格后，填写《资产验收单》，三方签字确认；资产管理部根据验收单登记资产台账，分配资产编号（唯一编码规则：年份-部门类型-资产类别-序号，如“2024-01-设备-001”），粘贴资产标签（含编号、名称、购置日期、使用人等信息）。

财务部根据验收单、合同及发票办理资产入账手续，计提折旧（按企业会计准则确定折旧年限与方法）。

责任主体：使用部门、资产管理部、技术部、财务部

输出成果：《资产验收单》、资产台账（电子+纸质版）、财务入账凭证

（六）资产日常运维与盘点

操作内容：

日常管理：使用部门负责资产的日常维护（如清洁、保养），填写《资产维护记录表》；资产管理部定期检查资产使用状况，对闲置资产进行统筹调配（内部调拨或对外处置）。

定期盘点：每年至少组织1次全面盘点（年末），半年度进行抽盘；盘点采用“账卡物核对”法，保证资产台账、资产卡片与实物一致。对盘盈、盘亏资产，由责任部门填写《资产盘盈盘亏报告表》，说明原因，报管理层审批后处理（盘盈计入当期损益，盘亏追究责任人赔偿）。

责任主体：使用部门、资产管理部、财务部

输出成果：《资产维护记录表》《资产盘点报告表》《资产盘盈盘亏处理审批表》

（七）资产报废与处置

操作内容：

当资产达到使用年限、技术淘汰或损坏无法修复时，由使用部门提交《资产报废申请表》，附技术鉴定意见（技术部出具）。

资产管理部复核报废资产的状态，评估残值；财务部审核报废资产的账面价值及折旧计提情况。

报废审批通过后，按以下方式处置：

有价值资产：通过公开拍卖、协议转让等方式处置，收入计入企业账目；

无价值资产：交由合规回收机构处理，保留处置凭证。

资产管理部更新台账，财务部进行资产核销。

责任主体：使用部门、技术部、资产管理部、财务部

输出成果：《资产报废申请表》（审批版）、《资产