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合同审批与执行流程工具包

一、适用情境与范围

本工具包适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的标准化操作，涵盖合同起草、内部审批、签署生效、履行监控、变更管理及归档等关键环节。具体适用场景包括但不限于：

采购类合同（原材料、设备、服务等）的审批与执行；

销售类合同（产品销售、服务提供等）的流程管控；

合作协议（项目合作、联合研发等）的风险管理；

劳动合同、租赁合同等其他类型合同的规范化处理。

无论企业规模大小（中小型企业可简化部分审批节点，大型企业可强化多级审批），均可通过本工具包实现合同流程的标准化、透明化，降低合规风险，提升执行效率。

二、全流程操作指引

（一）合同起草与需求确认

操作目标：明确合作需求，保证合同条款合法、合规、完整，符合企业利益。

步骤说明：

需求提出：业务部门根据合作需求（如采购需求、销售订单、项目合作意向等），填写《合同需求确认单》（见“核心工具表单”），明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求（如价格、交付时间、质量标准等），部门负责人*审核需求合理性。

合同起草：法务部门或指定经办人（如业务专员*）根据需求确认单，结合企业《合同管理办法》及模板，起草合同文本。合同需包含以下核心要素：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表等）；

合作内容（标的、数量、质量标准、技术参数等）；

权利义务（履行期限、地点、方式，验收标准等）；

价格与支付方式（金额、币种、付款条件、发票类型等）；

违约责任（违约情形、赔偿计算方式等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；

其他特殊约定（如保密条款、知识产权归属等）。

内部初审：业务部门负责人*对合同内容的准确性、完整性进行审核，重点核对合作需求与合同条款的一致性（如交付时间、质量标准是否匹配需求）。

（二）内部审批流程

操作目标：通过多部门协同审核，识别合同风险，保证条款符合企业制度及法律法规要求。

审批层级（可根据企业规模调整）：

业务部门审核：业务部门负责人*确认合同内容满足业务需求，无履约能力风险。

法务审核：法务专员*重点审核合同合法性（如主体资质、条款是否违反法律法规）、合规性（是否符合行业监管要求）及风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否合理），出具《法务审核意见书》。

财务审核：财务专员*审核合同中的财务条款，包括价格合理性、付款条件是否符合财务制度、发票要求是否明确、税务处理合规性等，出具《财务审核意见书》。

风控审核（可选）：对于金额较大（如超过万元）或风险较高的合同（如涉外合同、重大合作项目），需风控部门*进行风险评估，重点关注履约可行性、对方信用状况及潜在连带风险。

管理层审批：根据合同金额及重要性，由相应层级管理人员审批（如部门总监、总经理、董事会*），审批通过后进入签署环节。

（三）合同签署与生效

操作目标：完成合同签署手续，明确合同法律效力，启动履行阶段。

步骤说明：

用印申请：审批通过的合同，由经办人*填写《合同用印申请表》，附齐所有审批文件（含需求确认单、各审核意见书），交行政/公章管理部门审核。

签署方式：

纸质签署：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同专用章（骑缝章），保证签字字迹清晰、印章完整；

电子签署：通过合法电子认证服务平台的电子签名（如符合《电子签名法》要求的CA证书），签署后电子合同文本，与纸质合同具有同等法律效力。

生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效（或约定具体生效条件，如审批完成、预付款到账等），经办人*及时将生效合同文本反馈至业务部门、财务部门及档案管理部门。

（四）履行监控与变更管理

操作目标：跟踪合同履行进度，及时发觉并处理履约问题，保证合同目标实现。

步骤说明：

履行分工：业务部门为合同履行主责部门，指定专人（如业务专员*）作为履行负责人，制定《合同履行计划》（明确关键节点、时间节点、责任人）；财务部门负责款项支付、发票审核；法务部门协助处理履约中的法律问题。

进度跟踪：履行负责人*按计划跟踪履约情况，如采购合同的交付进度、销售合同的回款进度，填写《合同履行跟踪表》（见“核心工具表单”），记录计划时间、实际时间、完成情况及异常事项。

验收确认：合同标的交付后，由业务部门牵头，会同质检、使用部门（如需）按合同约定的质量标准、数量进行验收，出具《验收合格证明》（或《验收报告》），双方签字盖章确认。

变更处理：

变更情形：因市场变化、政策调整、双方协商一致等原因需变更合同内容（如履行期限、价格、数量等）；

变更流程：双方协商一致后，由业务部门*起草《合同变更协议》，明确变更内容、原因及影响，重新履行内部审批流程（参照“内部审批流程”）；

生效与执行：变更协议经审批并签署后，作为原合同的补充文件，与原合同具有同等效力，履行负责人*更新《合同履行计划》并跟