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外贸业务员跟单操作流程范例

一、订单确认与评审阶段

当与客户经过多轮磋商，达成合作意向后，订单的确认与评审是跟单工作的起点，也是后续一切操作的依据。

首先，需与客户进行最终的订单细节确认。这包括但不限于产品规格、型号、数量、单价、总金额、贸易术语（如FOB、CIF等）、付款方式（如T/T、L/C等）、交货期、包装要求、唛头以及其他特殊条款。此环节务必与客户通过书面形式（如邮件、PI确认件）进行，确保所有条款清晰、无歧义。任何口头承诺都应及时转化为书面记录。

订单细节确认无误后，应立即组织公司内部相关部门（如生产部、采购部、品管部、财务部等）进行订单评审。评审内容主要包括：现有生产能力是否能满足订单交期要求；原材料或零部件的采购周期及供应稳定性；产品工艺是否存在难点或需要特殊处理；成本核算是否准确，是否符合公司利润预期；付款方式的安全性及财务风险评估等。只有通过评审的订单，才能正式接受并安排后续生产或采购。

二、生产/采购的跟踪与协调

订单一旦确认，便进入生产或采购环节，这是确保按时按质交货的核心阶段。

若为自产产品，业务员需将详细的生产指令单下达至生产部门，指令单应包含客户订单的所有关键信息及质量标准。随后，需定期跟进生产进度，可通过参加生产例会、实地查看生产车间、与生产负责人沟通等方式，及时了解原材料到位情况、各工序生产进展、是否存在瓶颈或异常。对于生产过程中可能出现的影响交期或质量的问题，要第一时间协调解决，必要时及时与客户沟通，争取理解或调整。

若为采购产品，则需及时与合格供应商签订采购合同，明确品名、规格、数量、价格、质量标准、交货期、付款方式及违约责任等。跟单员要密切跟踪供应商的备料和生产情况，可要求供应商定期提供生产进度报告，或在关键节点进行实地考察。同时，要确保采购产品的质量符合订单要求，严格执行来料检验（IQC）流程。

无论是生产还是采购，过程中的质量监控至关重要。需确保产品符合合同约定的质量标准，必要时可安排第三方检验机构进行检验。对于客户有特殊质量要求的产品，应在生产初期制作样品并送客户确认，经客户认可后方可批量生产。

三、出口单证的缮制与审核

在货物生产或采购接近尾声时，即可开始准备出口所需的各类单证。这是确保货物顺利出口、安全收汇的关键。

单证的缮制必须严格依据买卖合同、信用证（如采用信用证付款方式）及相关国际惯例（如UCP600）。常见的出口单证包括：商业发票、装箱单、提单、原产地证书、品质证书、数量/重量证书、保险单（如CIF条款）等。

制单工作要求“准确、完整、及时、简洁、清晰”。所有数据必须与实际货物、合同及信用证（若有）保持一致，做到“单单一致、单证一致、单货一致”。例如，发票金额与信用证金额相符，提单的收货人、通知人、品名、件数等与信用证规定一致。

单证缮制完成后，业务员或专职审单员需进行仔细审核。审核应逐字逐句，对照合同和信用证条款，确保无任何不符点。特别是信用证项下的单据，任何细微的不符都可能导致银行拒付，造成收汇风险。

四、订舱、报检与报关

在货物备妥，预计可以按时交货的情况下，应提前安排货物的运输事宜。

首先是租船订舱。根据贸易术语的规定，由卖方负责订舱的（如CIF、CFR），业务员需及时向货运代理（或船公司）询价，比较不同货代的价格、服务和船期，选择合适的货代进行订舱。订舱时需提供准确的货物信息（品名、毛重、净重、体积、件数）、目的港、交货期等，确保订到合适的船期。

货物出运前，还需办理报检和报关手续。报检是根据国家商检法规定，对法检商品向出入境检验检疫机构申请检验，取得通关单或换证凭条。报关则是向海关申报出口货物的详细情况，提交报关单、商业发票、装箱单、提单（或运单）、通关单等单据，经海关查验、放行后方可出口。这些工作可委托货代或报关行办理，但业务员需确保提供的报关资料准确无误，并跟踪整个通关过程，确保货物顺利放行。

五、装船通知与单据交付

货物装船后，业务员应立即向客户发送装船通知（ShippingAdvice），告知客户货物已装船的详细信息，如船名、航次、提单号、装船日期、预计到港日期、货物描述、数量、毛重等，以便客户做好收货准备。

对于信用证付款方式，在货物出运后，应按照信用证的要求，在规定的时间内，将全套合格的单据提交给议付行或开证行。单据的提交顺序和方式也需符合信用证规定。对于T/T等其他付款方式，则应在货物出运后，及时将商业发票、提单等核心单据通过邮件或快递寄给客户，并跟踪客户的付款情况。

六、收款跟踪与后续服务

货物出运并不意味着订单的结束，及时安全收款是外贸业务的最终目标。

业务员需密切跟踪客户的付款进度，对于信用证项下单据，要关注银行的审单结果和付款情况；对于T/T等项下单据，在客户收到单据后，应及时提醒客户安排付款。如遇客户延迟付款，需主动与客户沟通，了解原