华为IT参观接待作业流程.docVIP

一、目标

规范对外接待行为，确保接待工作有序有效进行，和合作伙伴及潜在合作伙伴建立良好关系。

二、适用范围

应用户工程部及客人要求了解企业IT建设，管理工程部需组织或参与接待工作。

三、接待人员职责

1. 接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待责任人，接待结束后负责接待信息归档、传输；

2. 接待助理：通常为接待责任人所在部门秘书，制订接待计划、进行接待准备工作，帮助填写客人来访统计，可参与实施接待；

3. 接待责任人：对此次接待效果负责；需主动配合文件投入处协调安排，负担接待工作。

四、接待行为准则

1. 接待人员必需使用文明、规范语言，以友好态度对待来访人员。

2. 接待人员须了解企业文化、熟悉企业发展情况、企业产品概况等。

3. 接待人员仪表整齐、着装职业。

4. 接待人员须对接待过程中出现突发情况（如来访人员要求计划外参观等）立即汇报，不得私自安排接待计划外相关企业机密参观交流。

五、接待操作步骤及说明

001处理接待信息 接待接口人

通常有两个起源：客人直接向管理工程部提出；经过用户工程部提出。对客人直接提出接待需求，要有相关领导同意，并对其要求参观交流内容进行审查控制。对用户工程部提出需求，依据用户背景情况、用户要求及用户工程部提议，对要求交流内容进行审查控制。

002确定接待责任人 接待接口人

依据来访内容协调确定接待责任人及接待助理，并向接待责任人及接待助理提供申请方基础信息及联络方法。

003进行接待安排 接待助理

燀 接待接口人制订具体接待计划，明确以下事项：

1.确定来访议题及来访时间、地点。

2.明确双方和会人数、人员姓名、职位。

3.作好接待日程安排及议程安排。

4.请接待责任人确定此接待计划。

煟 资料、礼品准备

1. 和会议议题相关资料、演示资料和需要在会议室摆放资料。

2. 依据实际情况，准备对应馈赠礼品、资料。

3. 如客人提出期望了解或索取很规交流资料，接待人需向文件投入处反馈，文件投入处提请管理工程部总裁同意后方可提供。

4. 来访客人相关资料：企业基础情况、和本企业合作等。

煟 会议准备：

1. 预订会议室。

2. 准备会议所需相关设备，如便携电脑、数字投影仪、白板笔和茶水等。

3. 明确全部来访人员名单、职位。

4. 来访安排要紧凑、合理，并明确在纸面，提供给参与接待人员。

5. 其它特殊需要。

煟 填写任务令及工作联络单联络相关部门准备：

1. 车辆，如有必需，安排车辆，接送车辆需向企业礼宾科预订。

2. 就餐，如需安排就餐，填写《用户接待任务令》，领取签单卡，通常安排在贵宾餐厅。

3. 依据议程内容需提前做好对应参观安排，如有展厅参观要求需事先向用户工程部提交展厅参观电子流，用户工程部会安排展厅讲解员。

004实施接待 接待责任人

主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解、演示，和客人交流。

005接待工作统计/意见反馈 接待助理

1. 填写《管理工程部接待统计》，统计会谈内容、来访人员信息资料等。

2. 请用户工程部相关人员对此次接待给出意见（在《管理工程部接待统计》填写意见），本人对此次接待意见及提议。

006归档保留接待统计 接待接口人

1. 接待接口人归档《管理工程部接待统计》，建立用户接待信息库，对其中有价值信息知会相关领导。

2. 每个月向干部处及相关主管提交接待人员表现情况，作为工作考评参考。

007资料维护 接待接口人

负责组织对交流资料（包含讲解或赠予）维护。每六个月检验更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合企业宣传策略，把好信息保密关。

附件：《管理工程部接待统计》

管理工程部客人接待统计

日期：

一、客人基础信息

姓名

单位

职务

联络电话

背景及来访目标介绍：

二、接待计划

1. 用户（用户工程部）联络人 ；电话

2. 接待责任人 ；接待助理 ；其它接待人员

3. 来访日期： 年 月 日

4. 参观?机房??数据中心 ?展厅 ?生产线 ?其它

5. 座谈交流

燋 座谈时间 ；地点

熴 座谈内容 ?IT基础设施/网络 ?ERP ?OA ?管理机制 ? ????其它

4.礼品及资料 ?

5.领导会见

燐 提议安排 ?部门总裁 ?部门付总裁 ?总监 ?付总监

熰 会见方法 ?座谈 ?陪餐 ?迎接 ?送行

四、接待意见反馈

用户（用户