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文档管理规范及归档模板

一、规范目的与核心价值

在企业运营与项目管理中，文档是信息传递、决策支持、合规追溯的核心载体。为规范文档全生命周期管理，保证文档的完整性、安全性、可追溯性，同时提升团队协作效率，特制定本规范及归档模板。通过统一标准，避免文档混乱、丢失或版本冲突，为知识沉淀、风险防控及审计检查提供可靠依据。

二、适用场景

本规范适用于企业内部各类文档的管理，涵盖但不限于以下场景：

日常运营管理：如公司制度、流程文件、会议纪要、工作报告等；

项目全周期：如项目立项书、需求文档、方案设计、测试报告、验收材料等；

合规与审计：如合同协议、财务凭证、法律文书、资质证书等；

知识传承与培训：如操作手册、培训资料、技术文档、案例库等。

三、文档管理全流程操作步骤

（一）文档创建与命名规范

创建责任

文档由业务主导部门或项目负责人发起，内容需准确反映工作实际，避免模糊表述或信息缺失；

涉及跨部门协作的文档，需由牵头部门组织相关部门共同编制，保证内容一致。

命名规则

格式：[部门/项目简称]-[文档类型]-[版本号]-[日期]

示例：市场部-2024年Q3营销方案-v2.0研发中心-用户管理系统需求文档-v1.1

要求：

部门/项目简称使用统一规范简称（如“行政部”不简写为“行部”）；

文档类型使用通用名称（如“方案”“报告”“制度”）；

版本号规则：初版为v1.0，修订后依次递增（v1.1、v2.0…），重大修订需升级主版本号；

日期格式为“YYYYMMDD”，保证唯一性。

内容与格式要求

内容逻辑清晰，包含核心要素（如背景、目标、职责、流程、附件等）；

格式统一：标题使用黑体二号，使用宋体小四，行距1.5倍，页码居中；

涉及数据、图表的，需注明来源及统计口径，保证可验证。

（二）文档审批与发布

审批流程

普通文档（如部门内部流程、日常报告）：由部门负责人审批，审批通过后发布至部门共享目录；

重要文档（如公司制度、跨部门方案、合同）：需经部门负责人初审→相关业务部门会签→分管领导审批，审批通过后由行政部统一发布至公司文档平台；

涉密文档（如财务数据、核心技术资料）：需经部门负责人→分管领导→总经理审批，发布至加密权限目录，仅限指定人员查阅。

审批要点

审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过；

审批内容需聚焦文档的准确性、合规性、完整性，避免形式化审批；

会签部门需明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”），并说明修改理由，由发起部门据此修订。

发布与分发

审批通过后，由发起部门将文档至公司指定文档管理系统（如OA、SharePoint），并填写《文档发布登记表》（见模板二）；

涉及多部门使用的文档，需同步告知相关部门负责人，保证信息触达。

（三）文档使用与维护

查阅权限管理

公开文档：全员可查阅，无需申请；

内部文档：仅限相关部门人员查阅，需在文档系统中申请权限，由部门负责人审批；

涉密文档：实行“最小权限”原则，仅限经授权人员查阅，查阅需登记《涉密文档查阅记录》。

修订与版本控制

文档修订需由原编制人或其授权人发起，修订后需重新履行审批流程；

修订时需在文档中标注修订说明（如“v1.1修订：新增第3.2条流程”），并保留历史版本至少3个月；

严禁未经审批擅自修改已发布文档，确需紧急修改的，需同步补批审批手续。

日常维护

部门负责人为部门文档第一责任人，需定期（每月）检查本部门文档的准确性、完整性；

文档管理系统管理员需定期（每季度）清理过期、失效文档（如已废止的制度、已完成的项目资料），并归档至历史库。

（四）文档归档与保管

归档范围

符合以下条件之一的文档需纳入归档：

已完成项目（如验收报告、总结报告）；

已定稿的制度、流程（如正式发布的《员工手册》）；

具备法律效力的文件（如合同、协议、判决书）；

具有长期保存价值的资料（如技术专利、核心客户资料）。

归档流程

收集：文档完成后，由编制人在3个工作日内整理归档材料（含电子版、纸质版原件），提交至部门负责人；

审核：部门负责人审核归档材料的完整性、规范性，审核通过后提交至档案管理部门；

移交：档案管理部门核对归档清单与材料，无误后签收，并在《文档归档清单》（见模板三）中登记归档日期、存放位置等信息；

入库：电子文档存入文档归档库，纸质文档存入档案柜，标注“归档”字样及归档编号。

保管期限与销毁

保管期限根据文档类型划分：

永久保存：公司章程、核心专利、重大合同；

长期保存（10年以上）：财务凭证、审计报告、重要项目资料；

定期保存（3-10年）：日常报告、流程制度、会议纪要；

短期保存（1-3年）：临时通知、草稿文件；

保管期限届满需销毁的，由档案管理部门提出申请，经法务部、行政部联合审核，总经理批准后，由专人监督销毁，并记