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企业合同审批及归档管理工具指南

一、工具应用场景与核心价值

在企业运营中，合同管理贯穿业务全流程，从采购、销售、合作到服务外包等均涉及合同签订与履行。本工具适用于以下场景：

日常业务合同审批：如采购合同、销售订单、服务协议等，需跨部门协同审核的标准化流程管理；

合同合规性把控：法务部门对合同条款、法律风险、主体资质等进行专业审查；

合同归档与追溯：历史合同查询、履行进度跟踪、审计资料调取等规范化存储需求；

数据统计分析：按合同类型、金额、部门等维度统计审批效率、履约情况，辅助管理决策。

通过本工具，可实现合同审批流程标准化、归档管理结构化，减少人工沟通成本，降低合同法律风险，提升企业合同管理效率与合规性。

二、合同全生命周期标准化操作流程

（一）合同发起与信息录入

发起条件

业务部门需与外部单位达成合作意向，明确合同核心条款（如标的、金额、履行期限等）后，方可发起审批流程。

操作步骤

（1）登录合同管理系统，选择“合同发起”模块；

（2）填写合同基础信息（详见“表1：合同信息登记表”），包括合同名称、编号、双方主体信息、合同类型、金额、期限、主要条款摘要等；

（3）合同附件（如合作意向书、技术规格书、资质证明文件等）；

（4）确认信息无误后，提交至下一审批节点（默认为部门负责人）。

（二）多级审批流转

审批层级设置

根据合同金额、类型及重要性，设置差异化审批流程（示例）：

小额合同（金额≤5万元）：部门负责人→法务（可选）→归档；

大额合同（金额＞5万元）：部门负责人→法务审核→分管领导→总经理→归档。

审批操作规范

（1）审批人需在收到审批任务后【1个工作日】内完成审核，确有特殊情况需延长的，需在系统中注明原因；

（2）审批通过：“同意”，流转至下一节点；审批驳回：填写驳回理由（如“条款需补充违约责任”“主体资质不齐”等），流程退回发起部门修改；

（3）法务部门重点审核合同条款合法性、完整性及风险点，必要时发起补充协商流程；

（4）最终审批通过后，系统“合同审批通过通知书”，发起部门可据此申请用印。

（三）合同用印与签署

用印申请

发起部门凭“审批通过通知书”在系统中提交用印申请，注明用印份数、用途，并最终版合同PDF（需与审批版本一致）。

用印管理

（1）印章管理员核对用印申请与审批流程的一致性，确认无误后加盖合同章/公章；

（2）用印完成后，系统自动记录用印时间、用印人及合同编号，同步更新合同状态为“已签署”；

（3）签署完成的合同，扫描件需在【1个工作日】内至系统附件，保证电子档案完整。

（四）归档与分类存储

归档时限

合同签署完毕后，需在【3个工作日】内完成归档（含纸质档案与电子档案）。

分类标准

（1）一级分类：按合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）；

（2）二级分类：按部门（如采购部、销售部、行政部等）；

（3）三级分类：按签订年度（如2024年、2025年等）。

归档操作

（1）电子档案：至系统对应分类文件夹，命名规则为“合同编号-合同名称-签订日期”；

（2）纸质档案：打印合同文本（含审批页、用印记录），装订后移交至档案室，档案管理员在系统中登记存放位置（如“档案室-A区-3层-5号柜”）。

（五）查询与统计分析

查询功能

（1）按合同编号、名称、合同主体、签订日期等条件进行模糊或精确查询；

（2）支持筛选合同状态（如待审批、审批中、已归档、履行中、已终止等）；

（3）查看合同审批全流程记录（含各节点审批人、意见、时间）。

统计分析

（1）部门维度：统计各部门月度/季度合同发起量、审批通过率、平均审批时长；

（2）金额维度：分析不同类型合同金额占比、大额合同分布情况；

（3）风险维度：汇总法务驳回率、高频驳回条款类型，辅助优化合同模板。

三、合同管理核心表单模板

表1：合同信息登记表

合同编号

合同名称

合同类型（勾选）

□采购□销售□服务□租赁□其他

甲方信息

单位名称

统一社会信用代码

地址

联系人及电话

乙方信息

单位名称

统一社会信用代码

地址

联系人及电话

合同金额

（大写）________________元整

（小写）￥____________元

合同期限

自_年_月_日至_年__月__日

履行方式（勾选）

□一次性□分期□按阶段

主要条款摘要

标的物/服务内容：____________质量标准：____________付款方式：____________违约责任：____________

附件清单

□合作意向书□技术参数□资质文件□其他：________________

发起部门

________________

发起人

提交日期

____年__月__日

联系电话

表2：合同审批流程记录表

合同编号

合同名称

审批节点

审批部门

审批人

审批意见

审批时间

备注