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行政办公文件标准化撰写模板指南

一、适用场景与文件类型

行政办公文件标准化模板适用于各类企业、事业单位及机关的日常行政事务处理，具体场景包括但不限于：

内部事务传达：如通知、通报、会议纪要、工作计划等；

跨部门协作：如函、协作单、需求申请等；

向上级汇报：如请示、报告、总结等；

对外联络：如公函、邀请函、证明材料等；

规范管理：如制度文件、管理办法、流程说明等。

不同场景对应不同文件类型，需根据内容性质选择对应模板，保证文件格式规范、内容清晰、目的明确。

二、标准化撰写操作流程

（一）明确文件类型与核心目的

判断文件类型：根据文件用途（如通知、请示、报告等）确定基础框架，例如“通知”侧重告知事项，“请示”需上级批准，“报告”侧重汇报情况。

明确受众与目的：确定文件接收方（内部员工、上级部门、外部单位等）及核心目的（如传达指令、申请资源、反馈结果等），保证内容针对性。

（二）梳理核心内容与逻辑结构

提炼关键信息：围绕文件目的，梳理核心要素，包括“5W1H”（Who、What、When、Where、Why、How），明确事项主体、内容、时间、地点、原因及执行方式。

搭建逻辑框架：按“总-分-总”或“背景-事项-要求”等结构组织内容，保证层次清晰。例如：

通知类：发文依据+具体事项+执行要求+联系方式；

请示类：背景与事由+请示事项+理由与依据+建议方案；

报告类：工作概述+具体内容（成绩、问题、数据）+总结与建议。

（三）选择对应模板并规范填写

根据文件类型选择标准化模板（见第三部分“通用模板结构与示例”），按模板要求填写各要素，注意：

标题简洁明确，避免歧义；

语言正式、简洁，避免口语化；

涉及数据、时间等需准确无误；

需附件说明的，应在末尾标注“附件：X”。

（四）内部审核与校对

内容审核：由部门负责人审核文件内容的准确性、合规性及与业务的一致性，重点检查请示事项是否必要、数据是否真实、要求是否明确。

格式校对：检查模板要素是否完整（如文号、标题、主送机关、发文机关等），格式是否符合规范（字体、字号、行距、页码等）。

交叉复核：重要文件需交由协作部门或相关岗位交叉复核，避免遗漏或表述错误。

（五）定稿与发布

审批签发：根据文件类型完成审批流程（如请示需经分管领导签字，通知需经部门负责人审批）。

正式发布：通过内部办公系统、邮件或书面形式发布，并同步存档（电子档及纸质档），保证可追溯。

三、通用模板结构与示例

（一）通用模板要素表

模板要素

规范要求

示例

文件头

上方居中，标注发文机关全称（如“有限公司行政部”）

有限公司行政部

文号

由“年份+序号+简称”组成，标注于文件头下方右侧，字体为宋体小四

X行办〔2024〕08号

标题

二号黑体居中，格式为“发文机关+事由+文种”（可发文机关）

关于2024年端午节放假安排的通知（或：公司2024年第二季度工作计划）

主送机关

标题下方顶格写，后加冒号，多个机关用顿号分隔

公司各部门、各分支机构：

三号仿宋GB2312，首行缩进2字符，行距28磅，分“开头-主体-结尾”三部分

（见下文“分类型模板示例”）

附件

下方空2行，左空2字符写“附件：”，后加冒号和附件名称，多个附件标注序号

附件：1.2024年端午节值班表

发文机关

成文日期上方，右空4字符，加盖公章（电子文件需用电子公章）

有限公司行政部（公章）

成文日期

发文机关下方，右空4字符，用阿拉伯数字标注（年、月、日齐全）

2024年6月18日

（二）分类型模板示例

1.通知类模板

开头：说明发文依据或目的（如“根据安排，为保障工作顺利进行，现将有关事项通知”）。

主体：分条列项说明具体事项（时间、地点、内容、要求等），每条用“一、”“二、”等序号。

结尾：提出执行要求或联系方式（如“请各部门于日前反馈落实情况，联系人：X，电话：X”）。

示例：

为保证2024年端午节假期期间公司安全工作落实到位，现将有关事项通知

一、放假时间：2024年6月8日（星期六）至6月10日（星期一）放假，共3天，6月11日（星期二）正常上班。

二、安全要求：各部门需在放假前关闭电源、锁好门窗，妥善保管文件资料；值班人员需按时到岗，做好巡查记录，遇突发情况及时向行政部经理*汇报。

三、值班安排：具体值班表详见附件1，请值班人员提前确认行程，保持通讯畅通。

请各部门严格落实上述要求，保证假期安全平稳度过。

2.请示类模板

开头：简要说明背景、事由及请示的必要性（如“因工作需要，拟开展活动，现将有关事项请示”）。

主体：明确请示事项（如申请经费、审批方案、明确事项等），并说明理由、依据及建议方案。

结尾：用“妥否，请批示”“以上请示，请领导审批”等规范用语。

示例：

为提升员工办公技能，行政部拟于2024年7月组织开展“Office办公软件高级