财务报销申请及审批流程一览表.docVIP

财务报销申请及审批流程一览表

一、适用业务场景

本流程适用于公司内部因公产生的各项费用报销管理，涵盖员工出差期间产生的交通、住宿、餐饮费用，部门开展业务活动产生的招待费、会议费，日常办公采购的办公用品费、耗材费，以及其他符合公司财务制度的合理支出。无论是常规性日常报销，还是临时性专项费用，均需遵循本流程规范操作，保证费用支出的合理性、合规性及可追溯性。

二、操作流程详解

（一）费用发生前：事前申请与确认

必要性评估：申请人需结合业务需求，判断费用支出的必要性，避免不必要的开支。

预算核对：确认费用支出是否在部门年度预算范围内，超预算项目需提前向财务部申请预算调整。

特殊事项报备：如涉及大额支出（具体金额参照公司财务制度规定）或非常规费用（如境外采购、大型设备租赁等），需提前向部门负责人及分管领导报备，获得书面批准后方可执行。

（二）费用发生后：单据整理与填写

合规凭证收集：

费用发生后，及时取得合规的原始凭证（如电子支付凭证、行程单、采购清单等），保证凭证信息完整（含金额、日期、交易对手、业务事由等）、字迹清晰、无涂改。

多笔同类费用需合并整理，附费用明细清单；不同类费用应分项填制报销单。

填写《费用报销申请单》：

登录公司财务系统或使用纸质单据，如实填写报销单信息，包括：申请人姓名、所属部门、报销日期、费用所属项目、费用明细（项目名称、金额、数量、事由）、附件张数等。

大额费用需附简要业务说明（如出差目的、会议议程、采购背景等），由申请人签字确认。

（三）部门初审：业务真实性审核

部门负责人审核：申请人将整理好的报销单及附件提交至部门负责人，部门负责人需重点审核：

费用是否与部门业务相关，是否符合预算规定；

报销事由是否真实、合理，是否存在虚报、冒领情况；

原始凭证是否齐全、合规，金额计算是否准确。

初审意见反馈：审核通过后，部门负责人在报销单“部门审核”栏签字确认，并注明审核日期；若发觉问题，需退回申请人补充材料或修改说明。

（四）财务复核：合规性与金额审核

财务部接收材料：申请人持部门负责人签字后的报销单及附件，提交至财务部指定岗位。

合规性检查：财务专员对报销单及附件进行合规性审核，包括：

报销单填写是否完整、规范，有无遗漏项目或签字；

原始凭证是否符合公司财务制度（如凭证类型是否与费用匹配、抬头是否为公司全称等）；

费用标准是否符合公司规定（如交通、住宿的限额标准）。

金额核算：核对报销金额与原始凭证、明细清单是否一致，保证计算无误。

复核结果处理：审核通过后，财务专员在“财务审核”栏签字；若发觉问题，注明退回理由并通知申请人整改。

（五）分级审批：权限与最终确认

根据报销金额及费用类型，实行分级审批制度：

常规小额报销（如5000元以下）：由财务部负责人审批，在“财务审批”栏签字确认后，流转至出纳岗位。

大额报销（如5000元以上-20000元）：需经财务部负责人审核后，提交至分管副总审批，在“分管领导审批”栏签字。

重大专项报销（如20000元以上）：需经分管副总审批后，提交至总经理审批，在“总经理审批”栏签字。

（六）付款与账务处理

出纳付款：审批通过的报销单，由出纳核对无误后，通过银行转账或备用金形式向申请人支付款项，同时在“出纳付款”栏签字并标注付款日期。

账务登记：财务专员根据报销单及付款凭证，在财务系统中完成账务处理，会计凭证，保证账实一致。

单据归档：报销单及原始凭证由财务部统一整理、归档，保存期限按公司档案管理规定执行。

三、费用报销申请表示例

报销单号

申请日期

年月日

申请人

*

所属部门

费用所属项目

预算科目

费用明细

序号

费用项目

金额（元）

事由说明

1

交通费

2

住宿费

3

餐饮费

…

…

…

…

合计金额

附件清单

原始凭证张，明细清单张，其他：

部门审核

负责人签字：

日期：年月日

财务审核

财务专员签字：

日期：年月日

财务审批

负责人签字：

日期：年月日

分管领导审批

签字：

日期：年月日

总经理审批

签字：

日期：年月日

出纳付款

付款日期：年月日

付款方式：

付款人：

四、关键注意事项

（一）时限管理

费用支出后，需在30个工作日内完成报销申请，逾期未申请的，需提交书面说明并经分管领导特批后方可受理。

月度最后5个工作日内提交的报销单，原则上纳入当月账务处理，避免跨月影响财务报表准确性。

（二）材料规范

原始凭证需为合法、有效的合规凭证，不得使用复印件（特殊情况需财务部认可并加盖“与原件相符”章）。

电子支付凭证需包含完整交易信息（如订单号、支付时间、对手方名称等），截图打印需清晰可辨。

（三）审批权限

严禁越级审批或代签，审批人需对审批意见的真实性、合规性承担相应责任。

审批过程中若对费用合理性存疑，应及时与申请人沟通，必要