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档案分类整理操作规范

一、总则

（一）目的与意义

档案作为机构各项活动的原始记录，承载着历史信息，是决策参考、经验传承及责任追溯的重要依据。科学的分类整理是档案管理工作的基础，旨在规范档案管理流程，提高档案检索效率，确保档案的系统性、完整性与安全性，充分发挥档案的凭证价值与参考价值。

（二）适用范围

本规范适用于各类型组织及机构内部各类档案的分类、整理、编目与保管工作。凡本单位在各项职能活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均应依照本规范进行分类整理。

（三）基本原则

1.客观性原则：以档案形成的自然规律和历史联系为基础，如实反映档案的形成过程和相互关系。

2.系统性原则：将档案按照一定的逻辑关系组织成有机整体，便于管理和利用。

3.可操作性原则：分类体系应简明扼要，条理清晰，方法实用，便于实际操作和掌握。

4.稳定性原则：分类体系一旦确定，应保持相对稳定，以保证档案管理的连续性和一致性。

5.发展性原则：分类体系应具备一定的灵活性和扩展性，以适应机构发展和档案内容变化的需求。

二、档案分类

（一）分类依据与方法

档案分类应根据单位性质、业务特点、档案数量以及管理需求，选择适宜的分类方法。常用的基本分类方法包括：

1.年度分类法：按照档案形成的年度进行分类。这是最常用、最基础的分类方法之一，能反映不同年度的工作特点和历史面貌。

2.组织机构分类法：按照档案形成的机构或部门进行分类。能集中反映各组织机构的工作活动，适用于内部机构设置稳定、职责明确的单位。

3.问题分类法：按照档案内容所反映的问题或主题进行分类。能将同一主题的档案集中，便于按专题查找利用，但对分类人员的业务熟悉程度要求较高。

4.保管期限分类法：按照档案规定的保管期限进行分类。便于档案的鉴定、统计和销毁工作。

通常情况下，档案分类采用上述两种或两种以上方法的结合，形成复合分类体系，如“年度-组织机构”、“组织机构-年度”、“年度-问题”等。选择何种复合体系，需经单位档案管理部门研究确定，并保持相对统一。

（二）分类体系的确定

1.分析与评估：档案管理部门应首先对本单位档案的形成规律、内容构成、数量规模及利用需求进行全面分析与评估。

2.方案拟定：根据分析结果，结合本规范的基本原则，拟定初步的档案分类方案，明确主要分类层次和分类标识。

3.论证与审批：组织相关业务部门人员对拟定的分类方案进行论证，广泛征求意见，修改完善后，报单位主管领导审批确定。

4.规范成文：审批通过的分类方案应形成书面文件，作为本单位档案分类的统一标准。

（三）类目设置

1.科学性：类目设置应符合事物的内在逻辑和档案管理的科学原理，概念明确，外延清晰，避免交叉重叠或相互包含。

2.简明性：类目名称应力求简洁、准确，能直观反映该类档案的内容特征。

3.系统性：类目之间应有明确的从属关系和并列关系，形成层次分明、条理清晰的分类体系。

4.适度性：类目层级不宜过多或过少，一般控制在二至四级为宜，确保分类的可操作性。

5.扩展性：预留一定的类目空位或设置“其他”类，以适应未来可能出现的新档案门类或内容。

（四）分类号编制规则

1.分类号是表示档案类目在分类体系中位置的代码，应具有唯一性和稳定性。

2.分类号的编制应与选定的分类体系相适应，可采用字母、数字或字母与数字组合的方式。

3.不同层级的类目代码之间可使用规定的分隔符（如“-”、“.”等）进行区分。

4.分类号编制规则应在分类方案中予以明确，并保持统一。

三、档案整理

（一）收集与鉴别

1.收集范围：明确各部门档案归档范围和归档时间，确保应归档的档案材料齐全完整，及时收集。

2.鉴别：对收集到的材料进行审查，判断其是否具有保存价值，剔除重复、冗余、无价值的材料。同时，检查材料的真实性、完整性和规范性。

（二）分类

1.依据本单位确定的档案分类方案，将鉴别后的档案材料归入相应的类目。

2.同一类别的档案材料，再按其他辅助分类特征（如年度、保管期限等）进行细分。

（三）排列

1.案卷（件）内排列：在同一案卷或同一保管单位内，文件材料应按照其形成的时间顺序、重要程度、或逻辑关系（如正件在前附件在后，印件在前定稿在后，批复在前请示在后等）进行系统排列。

2.案卷（件）间排列：在同一类目下，案卷或单份文件的排列可按照年度、重要程度、或问题等顺序进行。

（四）编号

1.页（张）号编写：对装订成册的案卷，应在卷内文件材料的右上角（背面左上角）逐页编写页号。散装材料以件为单位编写件内页号。

2.档号编制：按照档案分类编号规则，为每个案卷或单份文件编制唯一的档号。档号应体现分类层次和排列顺序。

（五）编目

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