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企业合同审批及档案管理系统应用指南

一、系统核心应用场景

本系统适用于各类企业内部合同全生命周期管理，覆盖合同起草、多级审批、电子签署、归档存储、查询统计等核心环节，主要解决传统合同管理中流程不透明、审批效率低、档案易丢失、查询困难等问题。具体应用场景包括：

业务部门：在线发起合同申请，合同草案及相关附件（如需求说明、资质文件等），实时跟踪审批进度；

管理层：通过系统查看待审批合同列表，根据合同金额、类型等维度进行审批决策，审批意见可追溯；

法务/财务部门：对合同条款合规性、财务数据准确性进行专项审核，留存审核记录；

档案管理部门：对已生效合同进行标准化归档，设置查阅权限，保证档案安全与合规；

审计/合规部门：通过系统查询历史合同数据，审批时长、合同类型分布等统计报表，辅助合规检查。

二、全流程操作指南

（一）合同发起与信息填写

登录系统：业务经办人使用企业统一账号登录系统，进入“合同管理”模块，“新建合同”。

填写基础信息：

合同名称：需准确体现合同核心内容（如“项目采购合同”“服务协议”）；

合同类型：单选下拉框（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）；

合同相对方：填写对方单位全称、统一社会信用代码、联系人及联系方式（系统支持相对方信息库快速调用）；

合同金额：填写大写与小写金额，币种默认为人民币，其他币种需备注；

合同期限：起始日期、终止日期，或注明“无固定期限”；

关键条款摘要：简述合同核心标的、付款方式、交付标准等（便于审批人快速知晓重点）。

附件：合同草案（Word/PDF格式）、相关支撑文件（如报价单、技术参数、对方资质证明等），附件总大小不超过50MB。

提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统根据预设审批流程自动流转至下一审批人。

（二）多级审批流程管理

系统支持自定义审批流程（如“业务负责人→法务审核→财务复核→总经理审批”），审批人操作

接收审批任务：审批人登录系统后，在“待办事项”中查看需审批合同列表，显示合同名称、申请人、提交时间、当前审批节点等信息。

查看合同详情：合同名称，查看完整合同文本、附件及基础信息，系统支持在线预览和附件。

审批操作：

通过：填写审批意见（如“条款清晰，同意”），“通过”，系统自动流转至下一审批节点；

驳回：填写驳回理由（如“付款方式不符合财务规定，需修改”），“驳回”，合同状态变更为“已驳回”，申请人可修改后重新提交；

转办：若审批人因故无法处理，可“转办”，选择其他同事代为审批（需提前在系统中设置转办权限）。

审批记录查询：审批完成后，系统自动记录审批人、审批时间、审批意见等信息，申请人可在“审批进度”中查看全流程轨迹。

（三）合同签署与生效管理

审批通过后处理：所有审批节点完成后，系统自动将合同状态更新为“待签署”，并通知法务/行政人员准备签署。

签署方式选择：

电子签章：合同定稿，通过系统对接的第三方电子签章平台（如e签宝、法大大等），添加企业电子签章及对方签章（需提前获取对方授权信息）；

纸质签署：系统打印版合同，经双方签字盖章后，由档案管理员扫描至系统，同步更新合同状态为“已签署”。

生效确认：签署完成后，系统自动标记合同为“已生效”，唯一合同编号（规则：企业简称-合同类型-年份-流水号，如“-采-2023-001”），并推送生效通知至相关业务部门。

（四）档案归档与分类存储

自动归档触发：生效合同系统默认归至“未分类档案”，档案管理员需在3个工作日内完成分类整理。

档案信息补全：

归档部门：选择合同对应的业务部门（如销售部、采购部）；

保管期限：根据合同类型及法规要求设定（如采购合同保管期限不少于10年，服务合同不少于5年）；

密级等级：单选（如公开、内部秘密、机密），不同密级对应不同查阅权限；

档案存放位置：若为纸质档案，填写物理存放架号（如“A区-3层-05架”）；若为电子档案，系统自动存储至指定服务器目录。

分类归档操作：通过系统“档案管理”模块，按合同类型（采购/销售/服务等）、年份、部门等维度建立分类树，拖拽合同至对应分类目录，完成归档。

（五）合同查询与统计分析

单合同查询：在“合同查询”页面，支持通过合同编号、合同名称、相对方名称、申请日期等单一或组合条件查询，结果列表显示合同状态、审批进度、归档情况等关键信息。

批量导出：查询结果支持批量导出Excel格式，包含合同基础信息、审批记录、归档信息等字段，便于线下分析。

统计报表：

进入“统计分析”模块，选择统计维度（如合同类型、部门、审批时长、金额区间等）；

系统自动饼图、柱状图等可视化报表，展示合同数量占比、审批效率趋势、金额分布情况等；

报表支持导出为PDF/Excel格式，用于月度/季度管理汇报。

三、常用表单模板

（一）合同审批表（系统内在线表单）

字段分类

字段名称

填写要求

合