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业务流程自动化操作步骤文档编写模板

一、适用情境与目标

在企业推进数字化转型过程中，业务流程自动化（如RPA、低代码平台、自动化脚本等）的落地需标准化操作指引，以降低人为操作误差、提升跨部门协作效率。本模板适用于以下场景：

企业引入自动化工具后，需为业务人员提供清晰的操作指南；

跨部门协作流程（如审批、数据上报、报表等）自动化时，明确各环节职责与衔接规范；

新员工培训或岗位交接时，保证自动化流程操作的一致性与可复现性；

审计或合规检查时，提供标准化的操作记录文档依据。

核心目标：通过结构化文档，规范自动化流程的操作步骤、异常处理及责任分工，保障流程稳定运行，提升业务效率。

二、文档编写全流程步骤

（一）前置准备阶段

明确流程范围与边界

定义自动化流程的名称（如“月度销售数据上报自动化”）、核心目标（如“替代人工数据汇总，减少80%操作时间”）；

划定流程边界：明确流程起点（如“销售部提交原始数据”）、终点（如“财务部收到汇总报表”），以及排除的非自动化环节（如“数据异常时的人工复核”）。

收集工具与系统信息

记录自动化工具名称（如“UiPath”“钉钉宜搭”“Python自动化脚本”）、版本号及核心功能模块；

列出流程涉及的相关系统（如ERP系统、CRM系统、数据库）及访问权限要求（如“需具备ERP数据查询权限”）。

确定参与角色与职责

明确流程中的关键角色：业务需求方（如销售部经理）、技术执行方（如IT部工程师）、操作人员（如专员某）、审核人员（如部门主管主管）；

定义各角色的核心职责（如“操作人员负责每日触发自动化流程，异常时上报技术执行方”）。

（二）流程概述与目标描述

流程背景

简述原手动流程的痛点（如“人工汇总销售数据需3小时，易出现数据漏填、计算错误”）；

说明自动化改造的必要性（如“提升数据时效性，保证报表准确性”）。

自动化目标

量化预期效果（如“流程执行时间从3小时缩短至10分钟，错误率从5%降至0.1%”）；

明确流程价值（如“释放人力用于业务分析，提升决策效率”）。

适用范围

说明流程适用的业务场景（如“仅适用于月度销售数据上报，不适用于临时性数据统计”）；

排除特殊场景（如“数据量超过10万条时需切换至批量处理工具”）。

（三）前置条件清单

在执行自动化流程前，需确认以下条件已满足，避免流程中断：

条件类型

具体要求

系统环境

自动化工具客户端已安装并更新至最新版本；相关系统（如ERP）服务正常运行。

数据准备

原始数据格式符合要求（如“Excel需包含‘销售日期’‘产品编码’’金额’三列，无合并单元格”）；数据来源完整（如“需包含6个区域销售部的数据”）。

人员与权限

操作人员已完成工具使用培训；具备相关系统的访问权限（如“ERP数据查询权限+报表导出权限”）。

工具状态

自动化账号登录正常；流程模板已通过测试验证（如“最近3次测试均成功”）。

（四）操作步骤详解

按流程执行顺序分步骤描述，每个步骤需明确“操作内容”“工具功能点”及“注意事项”，保证可复现性。

示例：月度销售数据上报自动化流程操作步骤

步骤序号

操作内容

工具功能点

注意事项

1

登录自动化工具平台（如UiPathOrchestrator）

使用账号（user_robot）登录

密码需定期更换，禁止共享账号；若登录失败，检查网络连接或重置密码。

2

选择目标流程模板（“月度销售数据汇总_v2.3”）

从“流程库”中筛选最新版本模板

确认模板版本号与当前流程一致，避免使用旧版模板导致数据异常。

3

配置流程参数：①数据源路径（如“\server\2024-06.xlsx”）；②报表输出路径（如“\server\2024-06.xlsx”）

工具支持“参数配置界面”手动输入或批量导入

路径中不得包含特殊字符（如空格、中文）；保证输出目录有写入权限。

4

启动自动化流程：“执行”按钮，监控流程日志

工具实时显示“执行进度”“已处理行数”“错误信息”

执行期间禁止关闭工具窗口或操作电脑；若进度卡顿（超5分钟未更新），立即“暂停”并记录日志。

5

验证执行结果：①检查报表输出路径是否目标文件；②打开报表核对数据准确性（如“总金额与原始数据合计差异≤0.01%”）

工具提供“结果校验”功能，可自动比对数据差异

数据差异超过阈值时，流程自动标记异常并《数据校验失败报告》，需联系技术执行方排查。

6

归档流程记录：将流程日志（sales_log.txt”）、异常报告（如有）存至指定归档目录（如“\server\2024-06”）

工具支持“日志自动导出”功能

归档文件命名需包含“日期+流程名称”，便于后续追溯；保留周期不少于6个月。

（五）异常处理机制

针对流程中可能出现的异常，制定“异常类型-判断标准-处理步骤-升级规