财务报销申请单统一格式简化报销流程.docVIP

财务报销申请单统一格式模板及流程指南

一、适用范围与场景

本模板适用于公司全体员工因公支出后的费用报销，涵盖日常办公、业务拓展、差旅执行等各类场景。具体包括但不限于：

行政办公类：采购办公用品、支付物业费、维修办公设备等；

差旅交通类：员工出差产生的机票/车票、住宿费、市内交通费、餐饮补贴等；

业务招待类：接待客户产生的餐费、礼品费、场地租赁费等；

其他费用：通讯补贴、快递费、市场推广费等与公司经营相关的合理支出。

无论员工身处哪个部门（如行政部、销售部、研发部等），凡符合公司财务制度规定的因公支出，均需通过此模板统一提交报销申请，保证流程规范、数据可追溯。

二、报销流程详解

（一）费用发生与票据准备

费用发生时：员工需提前确认费用是否符合报销范围（如差旅住宿需选择公司协议酒店，招待费需提前申请预算），并获取合规票据。

票据要求：

发票抬头需为公司全称（需与营业执照一致），税号、开户行等信息完整；

发票日期需与费用发生时间一致，金额大小写无误，且加盖开票方财务专用章；

差旅类需附行程单（机票/火车票）、住宿清单（注明入住人及天数）；招待类需附招待事由、参与人员（非本员工需注明单位及职务）说明。

（二）填写报销申请单

获取模板：通过公司OA系统“财务报销”模块打印统一格式的《财务报销申请单》，或向行政部领取纸质版。

填写规范：

基本信息：申请人*（姓名）、所属部门、报销日期、联系电话必填；

报销类型：勾选对应费用类别（如“差旅费”“办公费”），勾选“其他”时需注明具体类型；

费用明细：逐笔填写每笔费用，注明日期、费用项目（如“10月1日北京-上海机票”）、金额（小写+大写）、备注（如“出差客户拜访”）；

附件清单：列出所附票据名称及数量（如“增值税发票1张，行程单1张”），保证票据与明细一一对应；

申请人签字：填写完毕后需手写签名并注明日期。

（三）部门负责人审批

提交前，申请人需将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人*处，由负责人审核：

费用真实性：是否确因公发生，有无虚报、冒领风险；

合理性：是否符合部门预算标准，有无超预算支出；

完整性：票据是否齐全、填写是否规范。

审核通过后，部门负责人*在“部门审批”栏签字并注明日期；若费用超预算，需额外附《预算审批单》并签字确认。

（四）财务部审核

财务审核*接收报销单后，重点核查：

票据合规性：发票真伪（通过国家税务总局平台验证）、抬头税号是否正确、有无涂改、附件是否齐全；

金额准确性：小写与大写金额是否一致，费用明细计算是否无误（如多张发票总金额与报销单总金额是否匹配）；

审批流程：部门负责人签字是否完整，是否符合审批权限（如单笔费用≥5000元需同时经财务经理*审核）。

若发觉问题，财务审核*需在1个工作日内退回并注明原因（如“发票抬头错误，请重新开具”“附件不全，请补充行程单”）；审核通过后，在“财务审核”栏签字并录入财务系统。

（五）款项支付

财务部将审核通过的报销单提交至总经理（或授权人）进行最终审批（审批权限根据公司《财务管理制度》执行，小额费用可由财务经理直接审批）。

审批通过后，财务部于3-5个工作日内通过银行转账支付报销款项，收款账户需为申请人*本人工资卡（若为公司对公账户转账，需提供公司账户信息并说明原因）。

申请人可通过OA系统“报销进度查询”模块跟踪支付状态，到账后确认签字。

三、报销申请单模板表格

财务报销申请单

基本信息

内容

申请人*

所属部门

报销日期

年月日

联系电话

报销类型（勾选）

□差旅费□办公费□招待费□通讯费□其他：________

费用明细

日期

费用项目

金额（小写）

大写金额

备注（如出差事由、招待对象等）

1

年月日

￥

2

年月日

￥

3

年月日

￥

…

…

…

…

…

…

合计金额

￥

附件清单|□增值税发票（____张）□行程单（____张）□消费清单（____张）□其他：________|

审批意见

部门负责人*：签字：日期：

财务审核*：签字：日期：

总经理*（或授权人）：签字：日期：

付款信息

开户行：__________（由财务填写）

账号：__________（由财务填写）

四、重要提醒

（一）票据时效性要求

发票应在费用发生之日起30天内提交，超期需部门负责人*签字说明原因，财务部审核后可酌情处理（最长不超过60天）；

跨月报销（如10月发生的费用11月提交）需在备注栏注明原因（如“出差返回延迟”），并经部门负责人*确认。

（二）填写规范禁忌

不得涂改报销单信息，若填写错误需重新打印；

费用项目需具体（如“采购A4纸100张”），禁止填写“办公用品一批”“餐费若干”等模糊描述；

大写金额需使用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整”，不得