行政工作申请及审批流程表.docVIP

行政工作申请及审批流程表工具说明

一、适用工作场景

本工具适用于公司内部各类行政事务的规范化申请与审批管理，涵盖但不限于以下场景：

日常办公物资申请：如文具、打印耗材、办公设备配件等补充采购；

办公场地使用申请：如会议室、培训室、临时办公区等预约与使用；

行政服务支持申请：如车辆调度、快递服务、设备维修、绿植养护等；

行政类费用报销申请：如办公费用、通讯补贴、交通补贴等（需结合财务制度同步执行）；

其他行政事务申请：如印章使用申请、证明开具申请、档案资料调取等。

二、详细操作流程

为保证申请与审批高效有序，流程分为以下步骤，申请人及审批人需严格按步骤操作：

步骤1：发起申请

操作主体：申请人（需为公司正式员工或部门授权人员）；

操作内容：

明确申请事项，根据具体需求填写《行政工作申请及审批流程表》（见模板部分），保证信息真实、完整，包括但不限于：申请事由、具体需求（如物资名称/规格、场地使用时段/人数、服务内容等）、紧急程度、预算金额（如涉及费用）；

附件准备：根据申请类型补充必要材料，例如：物资采购需提供规格清单，场地使用需提供会议/活动方案，车辆使用需提供行程说明等；

提交申请：通过公司OA系统、行政部邮箱或线下提交至行政部，并同步告知部门负责人。

步骤2：部门负责人审核

操作主体：申请人所在部门负责人；

审核内容：

核查申请事项的必要性：是否符合部门工作计划、是否为合理需求；

审核申请内容的合理性：物资数量是否恰当、场地时段是否冲突、服务需求是否清晰等；

确认预算合规性：如涉及费用，是否在部门预算范围内，是否符合公司费用标准；

审核结果：

同意：在流程表中签署“同意”意见并注明日期，流转至下一环节；

驳回：注明驳回原因（如“需求不明确”“预算超限”等）退回申请人修改后重新提交。

步骤3：行政部审批

操作主体：行政部负责人或指定专员；

审批内容：

资源匹配性审核：根据现有库存（物资）、已预约安排（场地）、服务承接能力（车辆/维修等）确认是否可满足需求；

流程规范性检查：申请表填写是否完整、附件是否齐全、是否符合公司行政管理制度；

特殊事项协调：如涉及跨部门资源调配或特殊需求（如大型场地使用、紧急用车等），需协调相关部门确认可行性；

审批结果：

同意：签署“同意”意见，安排具体执行（如物资发放、场地协调、服务对接等），并同步通知申请人；

驳回：注明驳回原因（如“资源不足”“流程不符”等）退回部门负责人；

需补充说明：对申请内容提出疑问，要求申请人或部门负责人补充材料后重新审核。

步骤4：执行与反馈

操作主体：行政部执行人员、申请人；

操作内容：

行政部根据审批结果完成执行：例如物资发放需登记领用记录，场地使用需提前布置设备并告知申请人注意事项，车辆调度需明确司机联系方式及行程；

申请人确认执行结果：收到行政部通知后，需在约定时间内领取物资、使用场地或接受服务，并在执行完成后在流程表中签字确认；

资料归档：行政部将审批通过的流程表、附件、执行记录等整理归档，保存期限不少于1年。

步骤5：特殊情况处理

紧急事项：如遇突发紧急情况（如临时会议、设备故障急需维修），申请人可先通过电话/即时通讯工具向行政部负责人说明情况，口头申请后补填流程表，审批流程需在24小时内补全；

跨部门事项：如申请事项涉及多个部门协作（如大型活动场地+物资+车辆支持），需由主办部门牵头，在流程表中注明协作部门，并由行政部协调各部门联合审批。

三、流程表模板

行政工作申请及审批流程表

基本信息

申请人姓名

*

所在部门

*部

联系方式

*（内部分机号/企业）

申请日期

年月*日

申请事项

□办公物资□场地使用□行政服务□费用报销□其他：_____________

申请详情

申请事由

*（简要说明需求背景，如“部门季度会议需打印材料50份”）

具体需求

（详细列出，如：A4纸10包、签字笔20支、会议室3号室月*日14:00-16:00）

紧急程度

□普通□紧急（请说明紧急原因：*）

预算金额（元）

*（如涉及费用，请注明）

附件清单

□需求清单□方案说明□其他：*

审批流程

审批人

意见

日期

签名

部门负责人审核

*

行政部审批

*

申请人确认执行结果

*

备注|*（填写执行情况、问题反馈等，如“物资已领取，质量符合要求”）|

四、使用说明与注意事项

申请规范：

申请内容需真实、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确名称、数量、规格）；

涉及费用的申请需提前确认预算科目及报销标准，避免因预算不符导致审批延误；

附件材料需清晰、完整，如物资采购清单需经部门负责人签字确认。

审批时限：

部门负责人审核：应在收到申请后1个工作日内完成；

行政部审批：应在收到申请后2个工作日内完成（紧急事项除外）；

特殊情况需延长审批时限的，审批人应及时与