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企业内部文档管理分类与归档方案

一、方案概述

为规范企业内部文档的流转、存储与检索，提升文档管理效率，保障信息安全与合规性，特制定本方案。本方案通过建立统一的分类标准、归档流程与管理规范，保证各类文档在各部门间有序管理，支持企业运营决策与知识沉淀。

二、适用场景与范围

本方案适用于企业内部所有部门及员工在日常工作过程中产生的各类纸质与电子文档，涵盖但不限于以下场景：

行政办公类：会议纪要、通知公告、工作总结、制度文件等；

人力资源管理类：招聘资料、劳动合同、考勤记录、培训档案、绩效考核表等；

财务管理类：报销单据、预算报表、财务分析报告、合同付款凭证等；

业务管理类：项目方案、客户资料、合同协议、产品手册、市场调研报告等；

技术研发类：研发文档、技术图纸、测试报告、专利资料、代码文档等。

三、文档分类标准体系

（一）一级分类：按部门职能划分

根据企业组织架构，一级分类为各部门核心职能领域，保证文档责任主体明确。

一级分类代码

一级分类名称

责任部门

XZ

行政管理部

行政管理部

RZ

人力资源部

人力资源部

CW

财务管理部

财务管理部

YW

业务管理部

业务管理部

JS

技术研发部

技术研发部

（二）二级分类：按文档类型划分

在一级分类基础上，按文档性质与用途划分二级分类，便于快速定位文档用途。

一级分类代码

二级分类代码

二级分类名称

说明

XZ

XZ-ZD

制度文件

企业级、部门级管理制度、管理办法等

XZ

XZ-HY

会议纪要

各类会议记录、决议事项等

XZ

XZ-TZ

通知公告

企业发文、部门通知、公示文件等

RZ

RZ-ZP

招聘录用

招聘需求、简历、面试评估表、录用通知书等

RZ

RZ-LD

劳动合同

劳动合同、补充协议、离职证明等

RZ

RZ-KQ

考勤绩效

考勤记录、绩效考核表、奖惩记录等

CW

CW-BX

报销凭证

费用报销单、发票、付款审批单等

CW

CW-YS

预算决算

年度预算、月度执行分析、年度决算报告等

YW

YW-XM

项目管理

项目立项书、实施方案、进度报告、验收报告等

YW

YW-HT

合同协议

业务合同、框架协议、补充协议等

JS

JS-FG

研发文档

需求说明书、设计文档、测试报告等

JS

JS-ZL

专利资料

专利申请书、证书、年费缴纳记录等

（三）三级分类：按具体业务场景划分

针对高频或细分文档类型，设置三级分类，提升检索精度（以“XZ-HY会议纪要”为例）：

一级分类代码

二级分类代码

三级分类代码

三级分类名称

说明

XZ

XZ-HY

XZ-HY-YW

业务会议

如销售例会、项目推进会等

XZ

XZ-HY

XZ-HY-XZ

行政会议

如部门周会、月度总结会等

XZ

XZ-HY

XZ-HY-QT

其他会议

如临时专题会议、跨部门协调会等

四、文档分类与归档操作流程

（一）步骤1：文档创建与命名规范

创建要求：文档创建时需明确责任部门与文档类型，保证内容完整、格式规范（如电子文档统一用.docx/.pdf格式，纸质文档用A4纸打印）。

命名规则：文档名称需包含“一级分类代码+二级分类代码+三级分类代码（可选）+文档主题+日期+版本号”，示例：

电子文档：XZ-XZ-HY-YW-2024年度销售启动会纪要V1.0.docx

纸质文档：RZ-RZ-ZP-市场部招聘需求V1.0

（二）步骤2：文档分类判断

文档创建完成后，由责任人根据《文档分类标准体系》确定一级、二级、三级分类代码，保证分类准确。若存在跨部门文档（如“项目合同”），由主办部门牵头，协办部门确认分类归属。

（三）步骤3：归档提交

电子文档归档：责任人将命名规范的电子文档至企业指定文档管理系统（如OA系统、共享服务器），按分类代码创建对应文件夹存储，并填写《电子文档归档登记表》（见表1）。

纸质文档归档：责任人将纸质文档整理后，提交至本部门文档管理员，由文档管理员核对分类与命名规范后，存入部门专用档案柜，并在档案柜外贴标签标注分类代码与存放范围。

（四）步骤4：审核与存储

审核：部门文档管理员*需在收到文档后1个工作日内完成审核，重点检查分类准确性、命名规范性及文档完整性；若审核不通过，需退回责任人修改并重新提交。

存储：

电子文档：存储于企业服务器，需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份介质（如移动硬盘、云存储）由信息管理部统一管理；

纸质文档：存放在防潮、防火、防虫的档案柜中，重要文档需使用档案盒封装，并在档案盒侧面标注“一级分类-二级分类-年度”（如“XZ-XZ-HY-2024”）。

（五）步骤5：定期维护与更新

年度整理：每年12月底，各部门文档管理员*需对本年度归档文档进行全面梳理，核对《文档分类目录表》（见表2），保证无遗漏、无重复；对已失效或过期的文档（如“年度预算