企业采购审批流程及报表模板.docVIP

企业采购审批流程及报表模板工具指南

一、工具适用范围与业务场景

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的日常采购管理，旨在规范采购审批流程、提升采购效率、保证采购合规性。具体业务场景包括：

常规采购：如办公用品、生产辅料、低值易耗品等计划内物资采购；

紧急采购：因生产突发状况、项目紧急需求等需快速响应的采购；

项目采购：如固定资产购置、设备升级、工程项目专项材料等大额或专项采购；

服务采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等非物资类采购。

二、采购审批全流程操作指南

（一）采购申请发起

申请人填写申请：由需求部门（如行政部、生产部、项目部）指定申请人*，根据实际需求填写《采购申请单》，需明确以下信息：

采购物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价；

采购原因、用途、期望到货日期；

涉及项目采购的，需标注项目名称及预算编号。

附件准备：根据采购类型补充必要材料，如：

固定资产采购需提供《固定资产购置可行性说明》；

大额采购（超万元，具体金额由企业自定）需提供至少3家供应商比价清单；

服务采购需提供《服务需求说明书》。

提交申请：申请人将填写完整的《采购申请单》及附件提交至部门负责人*审批（电子流程通过OA系统提交，纸质流程需签字盖章）。

（二）部门负责人初审

审核内容：部门负责人*重点审核采购需求的真实性、必要性及预算匹配度（是否在部门年度预算内）。

审核结果处理：

符合要求的，签字确认后流转至采购部；

不符合要求的，注明退回理由，反馈给申请人修改后重新提交。

（三）采购部复核与供应商对接

需求复核：采购专员*接收申请后，审核以下内容：

采购信息是否完整、规格参数是否清晰；

是否存在可替代的库存物资（优先使用现有库存）；

预估单价是否合理（参照历史采购价、市场价或供应商报价）。

供应商选择：

常规采购：从《合格供应商名录》中选择2-3家供应商询价，形成《比价采购表》；

紧急采购：经分管副总*批准后，可简化比价流程，但需保留至少1家供应商报价记录；

新供应商引入：需填写《供应商准入申请表》，提供营业执照、资质证书等材料，由采购部、质量部（如需）联合评审。

编制采购方案：根据比价结果或供应商情况，编制《采购审批表》，附供应商报价单、比价表等材料，提交至财务部审核。

（四）财务部预算与合规性审核

预算审核：财务专员核查采购项目是否在预算范围内，超预算采购需提交《超预算说明》，经总经理审批后方可推进。

合规性审核：重点审核采购流程是否符合企业内控要求，如：

是否存在应招标未招标的情况（达到招标金额标准的需附《招标采购审批表》）；

供应商资质是否齐全（如特种设备供应商需提供生产许可证）；

付款方式、条款是否合理（避免预付大额款项，原则上货到付款或分期付款）。

审核结果：通过审核后签字确认，流转至分管副总及总经理（根据采购金额分级审批）。

（五）分级审批执行

根据采购金额划分审批权限（示例，企业可根据实际调整）：

采购金额（元）

审批人

＜5,000

部门负责人+采购部经理

5,000-50,000

部门负责人+采购部经理+财务部经理*

50,000-200,000

分管副总+总经理

＞200,000

总经理*+董事会（如需）

审批通过后，采购部向供应商下达《采购订单》，明确交货期、质量标准、验收要求、付款方式等条款；审批未通过的，由采购部反馈至需求部门，说明原因并协商调整方案。

（六）采购执行与入库验收

订单跟踪：采购专员*负责跟进供应商生产/备货进度，保证按时交货；若需延期，需提前3个工作日书面通知并说明原因。

到货验收：

需求部门、仓库、采购部共同参与验收（物资类采购需清点数量、检查规格型号；服务类采购需按《服务需求说明书》验收成果）；

验收合格后，填写《入库验收单》（物资类）或《服务验收确认单》（服务类），需求部门、仓库、采购部负责人签字确认；

验收不合格的，当场拒收并出具《不合格品报告》，采购部负责与供应商协商退换货或索赔。

（七）付款申请与财务结算

付款申请：采购专员*凭《采购订单》《入库验收单》《发票》（或服务类发票）填写《付款申请单》，附相关单据提交财务部。

财务审核：财务部核对单据一致性（订单、验收单、发票信息是否匹配）、审批流程完整性，确认无误后安排付款。

账务处理：财务部及时录入采购凭证，保证账实相符；每月末与采购部、供应商对账，核对往来账款。

（八）资料归档

归档范围：采购全流程资料，包括《采购申请单》《采购审批表》《比价表》《采购订单》《入库验收单》《发票》《付款申请单》《合同》等。

归档要求：

电子资料：按“采购日期+采购部门+物品名称”命名，存储至企业指定服务器或OA系统；

纸质资料：每月整理成册，交由行政部（或档案室）统一归档，保存期限不少于3年（重要合同保存期限不少于10年）。