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工程资料管理岗位工作职责说明书

一、岗位概述

工程资料管理岗位，作为工程项目管理体系中的关键一环，承担着工程建设全过程信息的系统梳理、规范归档与高效利用的重要职责。该岗位人员需确保工程资料的真实性、完整性、规范性和及时性，为项目决策、过程管控、质量验收、竣工交付及后期运维提供可靠的信息支撑，同时也是工程建设活动合法合规性的重要见证。

二、核心工作职责

（一）资料管理体系建设与维护

1.参与制定和完善公司及项目层面的工程资料管理细则、工作流程及归档标准，确保资料管理工作有章可循，符合国家、行业及地方相关法规与规范要求。

2.负责解释和宣贯资料管理相关制度，指导项目各部门及参建单位理解并执行资料编制、报审、流转等规定。

3.监督检查资料管理体系的运行情况，及时发现问题并提出改进建议，持续优化资料管理效率与质量。

（二）工程资料的形成与收集

1.根据工程项目的进度计划，提前规划各阶段所需形成的工程资料清单，明确资料的来源、格式、份数及提交时限。

2.主动与项目各专业工程师、施工班组、监理单位、设计单位及其他相关方沟通协调，及时、完整地收集工程建设过程中产生的各类原始资料，包括但不限于施工图纸、设计变更、工程洽商、技术交底、施工记录、隐蔽工程验收记录、试验报告、检测报告、质量评定资料、安全管理资料、会议纪要、往来函件等。

3.对收集到的资料进行初步核查，确保其填写规范、签字齐全、内容真实准确，对不符合要求的资料及时退回并督促整改。

（三）工程资料的整理与编目

1.按照资料管理规范及项目归档要求，对收集到的工程资料进行系统分类、编号、排序和组卷。

2.负责资料的著录工作，编制规范的卷内目录、备考表及案卷封面，确保资料检索便捷。

3.对工程资料进行必要的加工、复制和装订，使其符合长期保存和查阅的要求。

（四）工程资料的审核与受控

1.协助或参与对重要工程资料的审核工作，如施工组织设计、专项施工方案、竣工图等，确保其内容符合设计及规范要求。

2.负责对受控文件（如图纸、规范、标准等）的收发、登记、分发、回收和作废管理，确保各使用场所均为有效版本。

3.跟踪工程资料的审批流程，确保各类报审资料及时获得相关方的签认。

（五）工程资料的保管与分发

1.建立健全工程资料台账，对资料的收、发、借阅、复制等情况进行详细记录，确保资料流向清晰可追溯。

2.负责工程资料（包括纸质版与电子版）的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等措施，确保资料的完整性和安全性。

3.根据工作需要，按规定程序为项目各部门、上级单位及相关授权单位提供资料查阅、复制和分发服务，并履行相应手续。

（六）竣工资料的编制与移交

1.在项目接近尾声时，牵头组织或指导相关人员进行竣工资料的汇总、整理、编目和装订工作，确保竣工资料符合竣工验收及档案管理部门的要求。

2.负责竣工图的编制、审核与确认工作，确保竣工图能真实反映工程实际情况。

3.按照合同约定及档案管理规定，及时向建设单位、城建档案馆或其他相关接收单位移交完整、规范的工程竣工资料，并办理移交手续。

（七）资料信息化建设与应用

1.负责工程项目资料管理系统（如适用）的日常维护与应用推广，确保系统正常运行。

2.推动工程资料的电子化管理，指导相关人员进行电子资料的录入、上传、归档和查询操作。

3.参与资料管理相关的信息化建设项目，提出合理化建议。

（八）资料管理的咨询与培训

1.为项目团队成员及相关参建单位提供工程资料管理方面的咨询服务，解答疑问。

2.组织或参与工程资料管理相关的培训活动，提升项目整体资料管理水平。

三、任职资格要求

（一）知识与技能

1.具备工程管理、档案管理等相关专业背景知识，熟悉国家及地方关于工程建设、档案管理的法律法规、标准规范。

2.掌握工程资料的分类、组卷、编目、归档等专业技能，熟悉资料管理流程。

3.熟练操作办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等，具备使用工程资料管理软件的经验者优先。

4.具备良好的文字表达能力、沟通协调能力及组织管理能力。

5.工作细致、严谨，责任心强，具有良好的保密意识和团队合作精神。

（二）经验要求

1.具有一定年限的工程资料管理相关工作经验，熟悉相关工程领域（如建筑、市政、机电等）的资料特点者优先。

2.有完整参与工程项目从开工至竣工资料管理全过程经验者优先。

（三）素质要求

1.具备较强的学习能力和适应能力，能快速掌握新的规范、标准及管理要求。

2.具备良好的抗压能力，能在项目高峰期高效完成资料管理工作。

3.坚持原则，工作认真负责，注重细节。

四、工作关系

1.直接上级：通常为项目经理、项目总工程师或项目行