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企业采购审批及供应商管理流程工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本流程工具适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购活动及供应商全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

常规采购：生产原料、办公用品、设备耗材等计划性物资采购；

新供应商引入：首次合作供应商的资质审核、评估与准入；

紧急采购：因生产突发、临时需求等导致的紧急物资采购；

供应商绩效评估：现有合作供应商的定期考核与分级管理；

合同续签与终止：采购合同到期前的续审、供应商淘汰或替换决策。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求确认与采购申请

目标：明确采购需求，保证申请信息准确、完整，避免后续流程反复。

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、市场部）

操作步骤：

需求提报：需求部门根据业务需求（如生产计划、库存预警、活动筹备等），填写《采购申请单》，注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、到货日期、用途说明等信息，并附相关技术参数或图纸（如需）。

部门初审：需求部门负责人*对申请的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购部复核：采购部收到申请后，重点核对：

物资规格、数量是否与库存匹配（避免重复采购）；

预算金额是否在部门权限内（超预算需标注并提示后续审批升级）；

到货日期是否合理（紧急采购需标注“紧急”字样并说明原因）。

输出物：《采购申请单》（需求部门负责人*签字、采购部复核意见确认）。

（二）采购审批流程

目标：根据采购金额、物资类型等，通过分级审批控制风险，保证采购合规。

责任主体：采购部、财务部、分管副总、总经理

审批权限划分（示例）：

采购金额（元）

审批人

＜5,000

需求部门负责人+采购经理

5,000-50,000

需求部门负责人+采购经理+财务经理*

＞50,000

需求部门负责人+采购经理+财务经理+分管副总+总经理*

操作步骤：

逐级流转：采购部将复核后的《采购申请单》按权限分级提交至审批人，审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急采购需在24小时内完成）。

重点审核内容：

财务部：预算是否充足、资金支付计划是否合理；

分管副总/总经理：采购是否符合公司战略、是否涉及重大资本支出。

审批结果反馈：所有审批人签字确认后，审批完成；若不通过，审批人需注明原因，退回需求部门重新申请或调整。

输出物：已审批通过的《采购申请单》（所有审批人签字完整）。

（三）供应商选择与评估

目标：通过规范流程筛选合格供应商，保证物资质量、价格及服务达标。

责任主体：采购部、需求部门、质检部（如需）

操作步骤：

供应商寻源：

常规采购：优先从《合格供应商名录》中选择供应商；

新供应商/紧急采购：通过行业推荐、公开招标、电商平台等渠道寻源，收集至少3家供应商报价及资质文件（营业执照、相关资质证书、业绩证明等）。

供应商评估：

资质审核：采购部核查供应商营业执照、生产许可证（如需）、ISO认证等资质文件是否有效；

商务评估：对比供应商报价、付款周期、交货期、售后服务承诺等；

现场考察（可选）：对关键物资或新供应商，组织需求部门、质检部进行现场考察，评估生产能力、质量控制体系等；

综合评分：采用“资质（20%）+价格（30%）+业绩（20%）+服务（30%）”评分标准（可根据企业实际调整权重），得分≥80分为合格。

确定供应商：根据评估结果，选择综合最优供应商，填写《供应商选择审批表》，附评估报告及报价对比表，按权限审批（同采购审批权限）。

输出物：《供应商资质文件》《报价对比表》《供应商评估报告》《供应商选择审批表》。

（四）合同签订与执行

目标：明确双方权利义务，规避合同风险，保障采购执行。

责任主体：采购部、法务部（如需）、供应商

操作步骤：

合同拟定：采购部根据采购需求及供应商谈判结果，拟定《采购合同》，注明物资名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

合同审核：

法务部（或指定法务人员）：审核合同条款合法性、严谨性（如违约责任、知识产权归属等）；

财务部：审核付款方式、发票类型等财务相关条款；

分管副总：审核合同与采购需求的一致性及预算匹配性。

合同签订：审核通过后，由授权代表（总经理或分管副总*）与供应商签订合同，采购部留存原件，复印件分发至需求部门、财务部。

订单下达：采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确交货细节。

输出物：《采购合同》（签字盖章版）、《采购订单》。

（五）物资验收与入库

目标：保证到货物资数量、质量符合合同约定，避免不合格物资入库。

责任主体：需求部门、仓库、质检部（如需）

操作步骤

到货通知：供应商按合同约定交货后，采购部提前1-2个工作日通知需求部门及仓库准备验收。

数量验收：仓库根据《采购订单》核对物资数量、包装是否完好，如有短缺或损坏