合同管理与文档存档模板.docVIP

一、适用场景与业务范围

日常运营合同管理：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等标准化合同的签订、履行与归档；

项目合作存档需求：针对长期项目、合作开发的合同文件及相关补充协议、变更文件的系统化存档；

法律风险防控：通过规范合同流程与存档，保证合同条款合规、履约可追溯，降低法律纠纷风险；

跨部门协同存档：涉及业务、财务、法务、行政等多部门协作的合同文件流转与统一存档管理。

二、合同全流程管理操作步骤

（一）合同发起与准备

需求明确：业务部门根据合作需求，明确合同类型（如采购、服务等）、核心条款（标的、金额、履行期限等），填写《合同立项申请表》，经部门负责人某某审批通过后启动合同拟定。

资料收集：收集合作方主体资格材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），保证合作方具备履约能力；涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需收集相关资质证书。

合同拟定：根据企业标准合同模板或业务需求，由业务专员某某起草合同文本，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。

（二）内部审核与审批

部门审核：合同文本先经业务部门负责人某某审核，重点核对业务需求匹配性、条款合理性。

法务审核：法务专员某某对合同合法性、合规性及法律风险进行审核，重点关注主体资格、条款效力、争议解决约定等，提出修改意见并反馈至业务部门。

财务审核：财务专员某某审核合同金额、付款方式、税费承担等财务条款，保证符合企业财务制度及预算要求。

最终审批：根据合同金额及重要性，由对应层级领导（如部门总监、分管副总某某）签署审批意见，重大合同需提交总经理某某最终审批。

（三）合同签署与生效

文本定稿：根据各审核意见修改完善合同文本，最终确定正式版本，打印一式X份（根据签约方数量及存档需求确定），并由授权签字人某某及合作方签字盖章。

签署确认：保证合同骑缝章、公章清晰有效，签署日期准确；若为电子合同，通过合法电子签约平台签署，并电子存证文件。

生效备案：合同自双方签字盖章之日起生效，业务部门在X个工作日内将签署完成的合同原件提交至行政部/档案室备案，同步更新《合同台账》。

（四）履行跟踪与变更管理

履行跟踪：业务部门指定专人某某负责合同履行跟踪，按节点记录履约进度（如交付时间、验收情况），填写《合同履行跟踪表》，对异常情况（如延迟履约）及时上报并协调处理。

变更与补充：若需变更合同条款（如金额、履行期限），由双方协商一致后签订《合同补充协议》，参照原合同流程完成审核、签署与归档，避免口头约定。

（五）文档归档与登记

整理分类：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同文本、补充协议、审批单、履行记录、结算凭证等全套材料整理齐全，按“合同编号+年份”分类（如“HT2024001-2024”）。

归档登记：将整理好的材料移交至档案室，档案管理员某某核对材料完整性后，填写《文档存档目录表》，标注档案编号、存放位置及保管期限，并录入档案管理系统。

装订保存：纸质材料统一采用A4纸打印，去除金属夹，左侧装订成册，封面标注合同名称、编号、归档日期；电子材料同步加密存储至企业服务器，定期备份。

（六）借阅使用与归还

借阅申请：因工作需要借阅合同档案的，由申请人填写《档案借阅申请表》，说明借阅事由、用途及归还期限，经部门负责人某某及档案管理员某某审批后办理借阅。

借阅登记：档案管理员某某登记借阅人信息、借阅时间、档案编号及归还期限，借阅档案原则上不得带离办公区域，确需带出的需经分管领导某某批准。

归还检查：借阅到期后，申请人及时归还档案，档案管理员某某核对档案完整性，确认无误后注销借阅记录；若档案损坏或丢失，按企业档案管理规定处理。

（七）到期评估与处置

保管期限届满：达到保管期限的合同档案，由档案室编制《档案销毁清单》，经法务部、行政部及分管领导某某审核确认后，方可销毁。

销毁监督：销毁时由档案管理员某某、法务专员某某共同监销，保证档案信息无法恢复，并填写《档案销毁记录表》存档备查。

重要档案延期：涉及历史纠纷、审计检查或具有长期参考价值的合同档案，经总经理某某批准后可延长保管期限。

三、核心管理表格模板

（一）合同基本信息表

合同编号

合同名称

签约方名称（甲方）

签约方名称（乙方）

合同金额（元）

签订日期

履行期限

合同类型（采购/销售等）

负责人

存放位置（档案柜编号）

状态（履行中/已终止/已归档）

HT2024001

采购合同

科技有限公司

商贸有限公司

50,000

2024-03-01

2024-06-30

采购

*某某

A-01-02

履行中

（二）合同审批流程表

审批环节

审批人

审批意见

审批时间

备注（如修改要求）

业务审核

*某某（业务部）

同意，按修改意见调整条款

2024-02-25

补充质保期条款

法务审核

*某某（法务部）

合规，通过

2024-02-28

-

财