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行政公文写作与格式规范手册通用版

前言

本手册旨在为行政机关、企事业单位及社会团体提供标准化、规范化的公文写作指导，统一公文格式与表达逻辑，提升公文处理效率与质量。手册内容涵盖行政公文的基础规范、常用文种写作模板、操作流程及注意事项，适用于各类正式文件的起草、审核、印发与管理环节。使用者需结合本单位实际，严格遵循国家《政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，保证公文的权威性、严肃性与可执行性。

第一章行政公文基础规范

1.1公文定义与分类

行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。根据《政机关公文处理工作条例》，公文种类包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种。本手册重点介绍通知、报告、请示、函、纪要5类高频使用文种的规范。

1.2公文格式核心要素

公文格式需严格遵循“眉首、主体、版记”三部分结构，具体要素及规范

要素类别

构成要素

规范要求

眉首

发文机关标志

由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布，红色小标宋字体。

发文字号

由“发文机关代字〔年份〕序号号”组成，年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（如“001”）。

签发人

上行文应当标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，空1字编排，“签发人”用3号仿宋字，签发人姓名用3号楷体字。

主体

标题

由发文机关名称、事由和文种组成，一般用2号小标宋字体，居中排布；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

主送机关

公文的主要受理机关，顶格编排，其后加冒号；如主送机关过多导致公文首页不能显示，可将主送机关移至版记。

公文的主体部分，一般用3号仿宋字，每个自然段左空2字，回行顶格；文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层标题用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋字。

附件说明

如有附件，在下空一行左空2字编排“附件：”，后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点符号，附件顺序号用阿拉伯数字标注（如“附件：1.X”）。

发文机关署名

署发文机关全称或规范化简称，如联合行文，将主办机关名称排列在前。

成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期；用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年3月15日”）。

印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名相符；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

版记

抄送机关

除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，编排方法和主送机关一致，但最后一个抄送机关后标句号。

印发机关和印发日期

印发机关一般为发文机关的办公厅（室），印发日期以公文付印的日期为准；用阿拉伯数字标注。

1.3公文排版与用印要求

页面设置：采用A4型纸（210mm×297mm），页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。

字体与行距：标题一般用2号小标宋字，用3号仿宋字，一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，行距设置为28磅。

页码：页码用4号半角阿拉伯数字编排在版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线；单页页码右空1字，双页页码左空1字。

用印规范：印章颜色为红色，应上不压、下压成文日期，印章顶端距（或附件说明）不超过一行，印章底边距成文日期日期下1行。

第二章通知类公文写作规范

2.1适用范围与典型场景

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。典型场景包括：

发布行政规章、制度（如《关于发布〈公司考勤管理办法〉的通知》）；

布置工作、安排任务（如《关于开展2024年度安全生产大检查的通知》）；

转发上级或不相隶属机关公文（如《转发〈国务院办公厅关于做好2024年节假日安排的通知〉的通知》）；

告知具体事项（如《关于2024年五一劳动节放假安排的通知》）。

2.2标准化写作流程

步骤1：明确发文目的与核心事项

确定通知的核心目标（如“要求执行”“周知事项”“转发文件”）；

列出需传达的具体事项（如检查范围、时间节点、执行要求等），保证内容明确、无歧义。

步骤2：规范标注公文要素

采用“发文机关+事由+文种”结构，事由需简洁概括核心内容（如“关于开展工作的通知”）；

主送机关：根据通知范围确定主送对象（如“各部门、各分支机构：”“各直属单位：”）；

发文字号：按“机关代字〔年份〕序