合同审查及档案管理标准化表格.docVIP

合同审查及档案管理标准化工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业、事业单位及社会团体在日常经营活动中，对各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同等）的审查流程规范及签订后的档案管理需求。具体场景包括：

业务部门发起合同需求，需通过标准化流程保证合同条款合规、权责清晰；

法务部门对合同合法性、风险点进行专业审核，规避法律纠纷；

财务部门对合同中的付款方式、税费条款、发票要求等进行审核，保障资金安全；

档案管理部门对已签署合同进行系统化整理、归档及后续查阅管理，满足审计、追溯及法律举证需求。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与提交

操作主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）。

操作内容：

根据业务需求，起草合同文本，明确签约主体、合同标的、数量价款、履行期限、违约责任等核心条款；

收集并整理合同附件（如对方营业执照、资质证明、技术协议等），保证材料完整；

填写《合同审查表》（模板见第三部分），注明合同名称、编号、签约方、金额、业务背景等信息，连同合同文本及附件提交至法务部门。

输出成果：《合同审查表》（初稿）、合同文本（含附件）。

（二）多部门联合审核

初审（业务部门负责人）：

核查合同内容与业务需求的一致性，确认标的、数量、价格等关键信息无误；

检查签约方主体资格（如是否为合法注册企业、经营范围是否覆盖合同内容），必要时要求对方提供最新年检营业执照；

审核完毕后，在《合同审查表》“业务部门意见”栏签字确认，提交至法务部门。

法务审核：

重点审查合同合法性：条款是否符合法律法规、是否存在无效或可撤销情形；

评估风险点：违约责任是否明确、争议解决方式是否合理（如约定管辖法院）、知识产权归属是否清晰；

对格式条款、模糊表述提出修改建议，保证语言严谨、无歧义；

审核完毕后，在《合同审查表》“法务部门意见”栏填写审核结论（如“同意”“修改后同意”“不同意”），并反馈至业务部门。

财务审核：

核查合同金额与预算是否匹配，付款方式（如分期付款、预付款）、节点是否合理；

审核税费条款：发票类型（如增值税专用发票）、税率、开票时间是否符合财务制度；

确认履约保证金、质保金等条款是否明确，保障企业资金安全；

审核完毕后，在《合同审查表》“财务部门意见”栏签字确认，提交至审批领导。

最终审批（分管领导/总经理）：

综合各部门审核意见，对合同的整体合理性、必要性进行决策；

对重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务），需提交至总经理办公会集体审议；

审批通过后，在《合同审查表》“审批意见”栏签字确认，合同文本可进入签署环节。

（三）合同签署与用印

操作主体：业务部门经办人、行政部用印管理员。

操作内容：

业务部门根据审批通过的《合同审查表》，与对方沟通最终文本，确定签署时间、地点；

双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章（或公章）；

行政部用印管理员核对《合同审查表》与合同文本一致性，确认审批手续完备后方可盖章，避免“空白章”“未审批盖章”风险。

输出成果：签署完成的正式合同文本（一式X份，双方各执X份，存档X份）。

（四）档案整理与归档

操作主体：档案管理员、业务部门经办人。

操作内容：

档案分类：按合同类型（采购/销售/服务等）、年份或部门进行分类，如“2024年采购合同”“销售-客户A”；

档案编号：采用“年份-类型-序号”规则（如“2024采-001”），保证编号唯一；

材料整理：将正式合同文本、《合同审查表》、附件（营业执照、补充协议等）按顺序装订，去除金属夹；

信息登记：填写《合同档案目录》（模板见第三部分），录入合同编号、名称、签约方、签署日期、保管期限、存放位置等信息；

移交归档：业务部门将整理好的合同档案移交至档案管理部门，双方签字确认《档案移交清单》。

输出成果：《合同档案目录》、归档完成的合同档案实体。

（五）档案利用与保管

档案查阅：

内部人员因工作需要查阅档案，需填写《合同借阅登记表》（模板见第三部分），注明借阅人、借阅事由、时间及归还期限；

外部单位（如律师、审计机构）查阅档案，需提供单位介绍信及授权委托书，经分管领导批准后，档案管理员全程陪同查阅，原件不得带出。

档案保管：

档案存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫、防盗，库房温度控制在14-24℃，湿度45-60%；

电子档案需定期备份（如云端存储+本地硬盘双备份），防止数据丢失；

保管期限根据合同类型及法规要求确定（如劳动合同保管期限为终止后50年，采购合同为终止后10年），到期前由档案管理员提出销毁申请，经审批后按规定流程销毁，并记录《档案销毁清单》。

三、核心工具模板

模板1：合同审查表

合同基本信息

合同名称

合同编号

签约方（甲方）

名称：________________；统一社会信用代码：__________________