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租赁装备沟通协调机制规定

一、总则

租赁装备沟通协调机制是为了规范租赁装备的申请、使用、维护及归还等环节的沟通流程，确保租赁双方权利义务清晰，提高沟通效率，保障租赁装备的安全与完整。本机制适用于所有涉及租赁装备使用的部门或个人。

二、沟通协调流程

（一）租赁申请阶段

1.申请部门或个人需填写《租赁装备申请表》，明确租赁目的、所需装备类型、使用期限及数量。

2.提交申请表至管理部门，管理部门在2个工作日内完成审核，并反馈审批结果。

3.审批通过后，管理部门通知租赁方准备相关资料，如身份证明、使用承诺书等。

（二）装备交付阶段

1.租赁方按约定时间与管理部门或指定人员到指定地点办理交付手续。

2.交付时，双方需共同检查装备的完好性，并在《租赁装备交接单》上签字确认。

3.如装备存在损坏或缺失，需当场记录并拍照留存，由责任方承担维修或赔偿责任。

（三）使用监督阶段

1.管理部门定期（如每月）对租赁装备的使用情况进行抽查，确保符合租赁协议。

2.租赁方需按约定用途使用装备，不得转借、挪用或用于非法活动。

3.如遇紧急情况或需要调整使用计划，租赁方需提前24小时通知管理部门，双方协商解决方案。

（四）归还阶段

1.租赁期满或不再使用时，租赁方需提前3天通知管理部门，并按约定时间归还装备。

2.管理部门接收装备时，需再次检查装备的完好性，并在《租赁装备交接单》上签字确认。

3.如装备有损坏或缺失，需根据实际情况扣除相应赔偿费用。

三、沟通协调方式

（一）书面沟通

1.所有申请、审批、交接等环节均需通过书面形式记录，包括申请表、交接单、通知函等。

2.书面文件需妥善保存，以备后续查阅或审计。

（二）线上沟通

1.管理部门建立线上沟通平台（如企业微信、钉钉等），用于发布通知、反馈意见及解决争议。

2.租赁方可通过平台提交申请、查询进度或反馈问题，确保沟通的及时性。

（三）面对面沟通

1.对于重大事项或复杂问题，管理部门需组织面对面沟通会议，邀请相关方参与。

2.会议需形成会议纪要，明确决议及后续执行步骤。

四、责任与义务

（一）管理部门责任

1.负责审核租赁申请，确保装备使用符合规定。

2.负责装备的交付、检查及归还，保障资产安全。

3.负责处理沟通协调中的争议，维护双方权益。

（二）租赁方责任

1.按规定提交申请，不得提供虚假信息。

2.按约定使用装备，不得损坏或擅自拆卸。

3.按时归还装备，并承担相应赔偿责任。

五、附则

本机制自发布之日起施行，管理部门有权根据实际情况进行调整。如有疑问，请联系管理部门相关负责人。

一、总则

租赁装备沟通协调机制是为了规范租赁装备的申请、使用、维护及归还等环节的沟通流程，确保租赁双方权利义务清晰，提高沟通效率，保障租赁装备的安全与完整。本机制适用于所有涉及租赁装备使用的部门或个人。

二、沟通协调流程

（一）租赁申请阶段

1.申请部门或个人需填写《租赁装备申请表》，明确租赁目的、所需装备类型、使用期限及数量。申请表应包含以下具体内容：

(1)申请部门/个人名称及联系方式；

(2)所需租赁装备的具体型号、规格及数量；

(3)预计使用起止时间；

(4)租赁装备的具体使用场景及用途说明；

(5)是否需要配套的安装、培训或技术支持等服务。

2.提交申请表至管理部门，管理部门在2个工作日内完成审核，并反馈审批结果。审核内容包括：

(1)装备需求的合理性；

(2)使用期限是否符合规定；

(3)是否有可替代的现有装备。

3.审批通过后，管理部门通知租赁方准备相关资料，如身份证明、使用承诺书等。所需资料包括：

(1)个人身份证明或部门介绍信；

(2)《租赁装备使用承诺书》，明确承诺按约定使用装备并负责维护；

(3)如需支付押金，需提供相应的支付凭证。

（二）装备交付阶段

1.租赁方按约定时间与管理部门或指定人员到指定地点办理交付手续。交付前需确认：

(1)确认装备型号、数量与申请表一致；

(2)检查装备外观是否有损坏或缺失；

(3)确认装备的配件、附件齐全。

2.交付时，双方需共同检查装备的完好性，并在《租赁装备交接单》上签字确认。交接单应包含以下内容：

(1)交接日期及时间；

(2)交接双方签字及部门盖章；

(3)装备的详细清单，包括型号、序列号、外观检查结果；

(4)配件、附件清单及状态说明。

3.如装备存在损坏或缺失，需当场记录并拍照留存，由责任方承担维修或赔偿责任。具体处理流程如下：

(1)记录损坏或缺失的具体情况，包括部位、程度；

(2)拍摄多角度照片作为证据；

(3)由责任方在交接单上签字确认，或出具书面说明；

(4)责任方需在规定时间内完成维修或赔偿。

（三）使用监督阶段

1.管理部门定期（如每月）对租赁