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人力资源流程手册：新员工入职全流程管理工具

一、适用情境与范围

本手册适用于企业内部新员工入职全流程管理，涵盖从用人部门提出招聘需求到新员工试用期结束的各个环节。适用于HR部门、用人部门及新员工三方协同场景，旨在规范入职流程、保证信息传递准确、帮助新员工快速融入团队。

二、操作步骤详解

步骤1：用人部门提出人员需求

责任主体：用人部门负责人

操作说明：

用人部门根据业务发展需要或岗位空缺，填写《人员需求申请表》，明确岗位名称、职责描述、任职资格（学历、经验、技能等）、到岗时间及编制情况。

部门负责人签字确认后，提交至HR部门。

关键输出：《人员需求申请表》（需部门负责人及分管领导签字）

步骤2：HR部门启动招聘流程

责任主体：HR招聘专员

操作说明：

HR部门接收《人员需求申请表》，审核需求的合理性与合规性（如是否符合编制规划、任职资格是否清晰）。

审核通过后，通过内部招聘（如内部竞聘、岗位推荐）或外部招聘渠道（如招聘网站、校园招聘、猎头合作）发布招聘信息。

筛选简历、组织笔试/面试（初试由HR部门负责，复试由用人部门负责人及分管领导参与），确定拟录用人员。

向拟录用人员发放《录用通知书》，明确岗位、薪资、报到时间及需携带资料。

关键输出：《录用通知书》《面试评估表》

步骤3：新员工入职准备

责任主体：HR入职专员、用人部门

操作说明：

HR部门准备：

根据录用信息，提前开通企业邮箱、OA系统、门禁权限等；

准备入职材料（劳动合同、员工手册、工牌、办公用品等）；

安排工位，协调IT部门配置办公设备（电脑、电话等）。

用人部门准备：

指定“导师”或入职引导人，协助新员工熟悉工作内容；

准备部门内部资料（如团队架构、SOP、项目文档等）。

关键输出：入职材料包、工位及设备配置完成确认

步骤4：新员工报到办理

责任主体：HR入职专员、新员工

操作说明：

资料提交与审核：新员工携带《录用通知书》、证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明（若有）、体检报告等资料，至HR部门办理报到手续。HR专员核对资料完整性，留存复印件原件。

信息登记：新员工填写《员工信息登记表》，确认个人联系方式、紧急联系人、银行卡信息等。

入职引导：HR专员带领新员工熟悉办公环境（如会议室、茶水间、卫生间等），介绍团队成员；发放工牌、办公用品，指导签订劳动合同，讲解考勤制度、福利政策等基础规则。

关键输出：《员工信息登记表》、劳动合同签订记录、资料交接清单

步骤5：部门入职引导

责任主体：用人部门负责人、入职引导人

操作说明：

部门负责人向新员工介绍部门职能、团队目标、近期工作重点及岗位职责。

入职引导人协助新员工熟悉岗位工作流程、系统操作（如业务系统、内部工具），解答日常工作疑问。

第一周内组织部门欢迎会，帮助新员工融入团队；试用期首月安排1对1沟通，知晓工作适应情况。

关键输出：岗位职责说明书、试用期工作计划

步骤6：试用期跟踪与转正评估

责任主体：HR部门、用人部门

操作说明：

试用期跟踪：HR专员在入职第1个月、第2个月分别与新员工及部门负责人沟通，知晓工作进展及适应情况。

转正申请：试用期结束前10天，新员工填写《转正申请表》，部门负责人根据工作表现填写《转正评估表》，明确“同意转正”“延长试用期”或“不予转正”意见。

审批与反馈：HR部门汇总评估结果，按权限报分管领导审批后，反馈至新员工及部门；延长试用期或不予转正的，需书面说明原因。

关键输出：《转正申请表》《转正评估表》、试用期跟踪记录

步骤7：入职资料归档与后续跟进

责任主体：HR档案管理员

操作说明：

将新员工入职资料（含《人员需求申请表》《录用通知书》、证件号码复印件、劳动合同、信息登记表等）分类归档，保证电子档案与纸质档案一致。

转正后1个月内，更新员工花名册、社保公积金缴纳信息，组织必要的岗位技能培训（如适用）。

关键输出：员工档案目录、社保公积金变更记录

三、配套模板表格

表1：新员工入职登记表

序号

项目

内容

备注（填写说明）

1

姓名

与证件号码一致

2

性别

3

出生日期

YYYY-MM-DD

4

证件号码号

需提供复印件

5

学历/学位

最高学历及学位

6

联系方式

紧急联系人电话需另填

7

紧急联系人

关系+电话

8

银行卡号

用于薪资发放

9

岗位名称

以《录用通知书》为准

10

入职日期

YYYY-MM-DD

表2：入职资料交接清单

资料名称

份数

提交状态（√/×）

备注（如原件/复印件）

证件号码复印件

1

学历学位证书复印件

1

离职证明

1

原单位开具

体检报告

1

3个月内有效

一寸免冠照片

2

背景为蓝色

其他：

交接人签字：

日期：

表3：转正评估表

评估项目

评分标准（1-5分）

得分

评价说明（具体事例）

岗位职责履行情况

5分：完全达标

工作效率与