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采购流程与合同审核标准化指南

一、引言

为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、经济性与高效性，降低运营风险，特制定本指南。本指南旨在统一采购流程标准与合同审核要点，为各部门提供清晰的操作依据，保障采购活动全过程的透明化、规范化管理。

二、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本指南适用于企业各类采购活动，包括但不限于：原材料及设备采购、服务外包（如IT运维、咨询服务）、工程采购、办公用品采购等。涉及采购需求提报、供应商寻源、合同拟定与审核、履约验收、款项支付等全流程环节。

（二）典型应用场景

日常采购场景：如部门常规办公用品申领、生产辅料补充等，需快速响应且流程简化。

项目采购场景：如新产品研发所需设备采购、厂房建设项目等，涉及金额较大、技术参数复杂，需重点把控供应商资质与合同风险。

紧急采购场景：如生产设备突发故障需紧急替换、疫情期间防疫物资采购等，需在合规前提下缩短流程周期。

三、采购全流程标准化操作步骤

（一）需求发起与确认

需求提报：需求部门填写《采购需求申请表》（详见第四章模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、到货时间等要素，部门负责人*审核签字后提交至采购部。

需求复核：采购部收到需求后，重点审核：

需求合理性（是否与业务匹配、是否存在重复采购）；

预算合规性（是否超年度预算，如需调整需附预算变更说明）；

技术参数明确性（避免模糊表述，如“高功能设备”需量化指标）。

需求确认：复核通过后，采购部与需求部门沟通确认最终需求，形成《采购需求确认单》，作为后续采购执行的依据。

（二）供应商寻源与评估

寻源方式：根据采购金额、物料重要性选择合适方式：

公开招标：适用于金额≥50万元或涉及公共利益的采购，通过企业官网/第三方平台发布招标公告。

邀请招标：适用于金额10万-50万元，邀请3家及以上合格供应商参与。

询价采购：适用于金额＜10万元、标准化程度高的物品，向至少3家供应商询价并留存报价记录。

单一来源：仅唯一供应商可满足需求时（如专利产品），需附《单一来源采购说明》并经总经理*审批。

供应商资质审查：要求供应商提供：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、特种设备生产许可证等）；

近三年同类项目业绩证明（合同关键页复印件）；

财务状况报告（近一年资产负债表、利润表）。

采购部通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”查询供应商信用记录，排除失信企业。

供应商评估：组织需求部门、财务部、使用部门成立评估小组，从资质（20%）、报价（30%）、业绩（20%）、服务能力（15%）、履约能力（15%）五个维度打分（详见第四章模板2），得分≥80分且报价最低的供应商优先入围。

（三）采购执行与合同签订

采购文件编制：根据供应商评估结果，编制采购合同，明确以下核心条款：

合同主体（供应商全称、统一社会信用代码、法定代表人）；

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）；

质量标准（需符合国家标准/行业标准或双方约定的技术参数）；

履约期限（交货期/服务开始时间、验收周期）；

付款方式（如“预付款30%到货验收合格后付60%，质保期满付10%”）；

违约责任（逾期交货/质量不达标的具体赔偿标准，如按合同总额的0.5‰/天支付违约金）。

合同内部审核：采购部将合同提交至法务部、财务部审核：

法务部重点审核条款合法性（如知识产权归属、争议解决方式是否明确）、权责对等性；

财务部审核付款条件、税费计算、发票类型等是否符合财务制度。

合同签署：审核通过后，按权限签署：金额≤10万元由采购经理签署；10万-50万元由分管副总签署；≥50万元由总经理*签署。合同一式三份，采购部、财务部、供应商各执一份。

（四）履约验收与付款

交货/服务交付：供应商按合同约定时间交付标的物，需求部门核对数量、外观，确认无误后在《送货单》上签字。

验收组织：

常规物料：需求部门会同采购部进行验收，出具《采购验收报告》（详见第四章模板4）；

复杂设备/工程：邀请技术专家、第三方检测机构参与验收，形成《验收纪要》。

验收不合格的，供应商需在3日内整改，整改后复验仍不合格的，按合同约定解除合同并追究违约责任。

付款申请：验收合格后，采购部收集《验收报告》《发票》《合同》等资料，填写《付款申请单》，经财务部审核、分管领导审批后，由财务部安排付款。

四、合同审核关键节点把控

（一）合同起草阶段

主体信息审核：核对供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息与营业执照一致，避免与“皮包公司”合作。

标的物描述清晰化：避免使用“优质材料”“一流服务”等模糊表述，需明确具体标准（如“钢材执行GB/T700-2006标准”“服务响应时间≤2小时”）。

违约条款对等化：不仅约定供应商违约责任（如逾期交货、质量瑕疵），需同时明确己