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会议组织与记录模板：会议策划与执行指南

一、适用会议类型与场景

本指南适用于企业内部各类常规会议及专项会议，包括但不限于：

常规例会：部门周例会、月度总结会、季度规划会（同步工作进展、协调资源、解决日常问题）；

专项工作会议：项目启动会、需求评审会、风险排查会（聚焦特定任务，明确分工与目标）；

决策会议：方案研讨会、预算审批会、战略部署会（需形成明确决议，推动关键事项落地）；

复盘会议：项目总结会、活动复盘会（梳理经验教训，优化后续工作流程）。

二、会议前期策划流程

明确会议核心目标

召集人需提前梳理会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“协调跨部门资源支持项目”），避免目标模糊导致会议无效。

示例：“本次会议目标——明确项目上线时间节点、责任分工及风险应对措施”。

确定参会人员与角色分工

参会人员：根据会议目标筛选，决策类会议需包含关键决策人（如总监、经理），执行类会议需包含具体负责人（如主管、专员），避免无关人员参会。

角色分工：

主持人：把控会议节奏、引导讨论（建议由熟悉议题的*经理担任）；

记录人：记录讨论要点、决议及待办任务（建议由*助理担任，提前熟悉会议模板）；

汇报人：提前准备议题材料（如项目进度表、方案PPT），保证内容简洁、数据准确。

选择会议形式与时间地点

形式选择：

线下会议：需讨论复杂问题、面对面协作时（如方案brainstorming），优先选择会议室；

线上会议：跨地域协作、临时沟通时（如远程项目同步），使用企业内部会议工具（如腾讯会议、Zoom），提前测试设备；

混合会议：部分人员线下、部分线上时，需保证线上人员能清晰参与讨论（如配备麦克风、投影仪）。

时间地点：

时间：避开工作高峰期（如周一上午、周五下午），单次会议时长控制在1-2小时内（超长会议需中场休息）；

地点：提前预订会议室，确认设备（投影仪、麦克风、白板）可用，线上会议提前发送会议。

制定会议议程并提前分发

议程需包含：议题序号、议题名称、汇报人、预计时间、讨论要点、输出物（如决议、待办任务）。

示例：

序号

议题名称

汇报人

时间

讨论要点

输出物

1

Q2项目进度复盘

*主管

20分钟

未达标原因、改进措施

进度调整方案

2

Q3资源需求申请

*专员

15分钟

人力、预算缺口及需求

资源申请表

3

下阶段工作计划

*总监

25分钟

优先级排序、责任分工

工作计划表

提前1-2天将议程及材料（如PPT、数据报表）发送给参会人员，要求提前熟悉内容，准备疑问点。

三、会议中期执行要点

会前准备（5-10分钟）

主持人提前到达会场，检查设备（投影、麦克风、网络），调试线上会议工具；

记录人准备会议模板（签到表、记录表）、笔、纸，测试录音设备（如需）；

参会人员签到（线下在签到表签字，线上修改备注为“部门-姓名”），领取会议材料（如有）。

会中引导与控制

开场（3分钟）：主持人重申会议目标、议程及时限，提醒“手机静音、聚焦议题”；

议题讨论：按议程顺序推进，引导汇报人简明扼要发言（“请用3分钟说明核心数据”），鼓励参会人员发表意见，避免偏离主题；

遇分歧时：主持人需总结双方观点，引导聚焦解决方案（如“我们先明确分歧点，再讨论如何优化方案”）；

遇冷场时：点名相关经验人员发言（如“*主管在类似项目中遇到过此问题，请分享经验”）；

时间控制：每个议题预留5分钟缓冲时间，若某议题超时，可暂时搁置并约定后续沟通方式（如“此问题需进一步调研，会后由*专员整理方案，下次会议讨论”）。

形成决议与确认待办

每个议题讨论结束后，主持人总结共识，明确“是否形成决议”“决议内容是什么”；

对需执行的任务，当场确认“负责人”“截止日期”“交付标准”，记录人同步记录到“待办任务表”；

示例：“决议：Q3项目优先开发A模块，由*团队负责，9月30日前完成原型设计，交付物需包含用户流程图”。

结束会议（3分钟）：

主持人简要总结会议成果（“本次会议确定3项决议、5项待办任务”）；

明确后续安排（“会议记录将于今日17:00前发送，待办任务负责人需在周五下班前更新进度”）；

感谢参会人员参与，准时散会（避免拖延）。

四、会议后期记录与跟进规范

会议记录整理（会后24小时内）

记录人需按模板整理会议记录，内容包括：

基本信息：会议名称、时间、地点/线上、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因；

议程及讨论情况：按议题顺序记录“汇报内容”“讨论要点”“分歧点”；

决议与待办任务：明确决议内容、任务描述、负责人、截止日期、交付标准；

下一步计划：下次会议时间（如需）、需提前准备的材料。

要求：语言简洁、客观，避免主观评价，关键数据（如时间、金额）需准确无误。

会议记录分发与确认

整理完成后，将会议记录发送给主持人审核，确认无误后（会后48小时内）发送给所有参会人