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企业合同管理审批流程及模板

一、适用范围与业务场景

本流程及模板适用于各类企业（含中小微企业、集团子公司）的合同全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作框架协议等常见商业合同类型（不适用于劳动合同、保密协议、招投标文件等特殊类型）。

典型业务场景包括：

采购部门与供应商签订原材料/设备采购合同；

销售部门与客户签订产品销售或服务交付合同；

项目部门与第三方合作方签订技术开发、咨询服务合同；

行政/后勤部门签订场地租赁、物业服务等后勤保障合同。

二、合同管理审批全流程操作指南

（一）合同发起与草案准备

操作主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）

操作步骤：

明确合同需求：根据业务目标（如采购设备、销售产品），确定合同对方方（供应商/客户）、核心条款（标的、数量、价格、履行期限、质量标准等）。

收备基础材料：收集对方方营业执照（需加盖公章）、资质证明（如行业许可证、ISO认证）、报价单、技术参数/服务要求等附件。

起草合同文本：参考企业标准合同模板（或根据业务定制），填写合同核心内容（含双方基本信息、交易条款、违约责任、争议解决方式等），保证条款清晰、无歧义。

提交审批申请：通过企业OA系统或纸质流程，填写《合同审批单》（模板见第三部分），附合同草案及所有附件，提交至部门负责人初审。

（二）部门初审

操作主体：业务部门负责人（如采购部经理、销售部总监）

操作步骤：

审核业务必要性：确认合同是否符合部门年度计划、预算安排，是否存在重复采购/签约等风险。

审核条款合理性：核对标的、数量、价格是否与业务需求匹配，付款方式、交付周期是否合理，是否存在履约能力不足的隐患（如对方方产能、资质过期等）。

审核材料完整性：检查合同附件（如报价单、技术协议）是否齐全、与内容一致。

出具初审意见：在《合同审批单》“部门初审”栏签字确认，通过则流转至法务部门，不通过则注明修改意见并退回经办人。

（三）法务审核

操作主体：法务部门专员（或外聘律师，若企业无法务部门）

操作步骤：

合法性审查：重点审核合同主体是否具备签约资格（如营业执照经营范围是否涵盖合同业务）、条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规（如格式条款是否无效、违约责任是否显失公平）。

风险点排查：识别合同潜在风险，如知识产权归属不明确、争议解决方式约定不明（建议约定“企业所在地法院管辖”）、保密条款缺失等。

条款优化建议：对表述模糊、权责不清的条款提出修改意见（如“验收标准”需补充具体参数、“付款条件”需明确发票类型）。

出具审核意见：在《合同审批单》“法务审核”栏签字，通过则流转至财务部门，不通过则标注修改建议并退回业务部门（重大风险需同步至管理层）。

（四）财务审核

操作主体：财务部门主管（如财务经理、财务总监）

操作步骤：

金额与预算匹配：核对合同金额是否超出部门年度预算，大额合同需确认资金来源（如自有资金、贷款）是否合规。

付款方式审核：评估付款节奏（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理，避免企业现金流风险（如预付款比例超30%需补充对方方履约担保）。

税务条款审查：明确发票类型（如增值税专用发票）、税率、开票时间，保证进项税抵扣合规（如服务类合同需提供“应税服务清单”）。

出具审核意见：在《合同审批单》“财务审核”栏签字，通过则流转至管理层审批，不通过则注明调整建议（如降低预付款比例、修改付款节点）。

（五）管理层审批

操作主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例）

一般合同（金额≤10万元）：由分管副总审批；

重要合同（10万元＜金额≤50万元）：由总经理审批；

重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：由总经理办公会/董事会集体审议。

操作步骤：

权限复核：确认审批人权限是否符合合同金额分级标准，越级审批需额外说明并补签流程。

综合评估：管理层从战略匹配度、资源投入、风险可控性等角度审批，重点关注合同对企业长期发展的影响（如长期合作协议是否与公司战略冲突）。

出具最终意见：审批人在《合同审批单》“管理层审批”栏签字，通过后进入用印环节；不通过则退回业务部门并说明原因。

（六）用印与签署

操作主体：行政部/综合部（用印管理）、业务经办人（签署）

操作步骤：

用印申请：经办人持已审批通过的《合同审批单》及合同文本，至行政部填写《用印申请表》（模板见第三部分），注明用印份数、用途（如“正本1份，副本2份”）。

用印核验：行政部核对审批手续是否齐全（审批单签字完整、合同文本与审批版本一致），用印文件需加盖“合同专用章”（或公章，根据企业规定），骑缝章加盖多页合同。

合同签署：双方法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书），注明签署日期；若为电子合同，通过企业认证的电子签署平台完成签署（保证法律效力）。

（七）归档与履约跟踪

操作主体：档案管理部门（归档