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行政工作事务分配与跟进工具

一、适用工作场景与目标

本工具适用于企业、机关单位等组织的行政工作事务管理，尤其适合以下场景：

日常行政事务统筹：如会议组织、办公用品采购、文件流转、固定资产管理等常规性工作；

临时突发任务处理：如上级紧急检查、突发接待需求、办公设施故障维修等不可预见的任务；

跨部门协作事务：如公司年会筹备、办公环境优化、新员工入职支持等需多部门配合的工作。

通过标准化的事务分配与跟进流程，可实现“责任到人、进度可视、闭环管理”的目标，避免任务遗漏、推诿扯皮，提升行政团队整体工作效率与任务完成质量。

二、事务处理全流程操作说明

（一）任务发起与登记：明确“做什么”“为什么做”

操作步骤：

发起人填写《行政事务登记表》：当有新的行政事务需处理时，由发起人（如部门负责人、行政主管或员工）填写表格，包含任务名称、背景/目的、具体要求（如会议需包含议程、参会人员范围，采购需明确预算、规格标准）、期望完成时间、关联部门/人员等核心信息。

提交审核：发起人将登记表提交至行政主管（或指定负责人）进行审核，重点确认任务描述是否清晰、需求是否合理、时间节点是否可行。

任务编号与分类：审核通过后，行政主管为任务分配唯一编号（格式：年份+月份+序号，如202405-001），并根据任务类型（如“会议组织”“物资采购”“后勤保障”）进行分类，便于后续统计与管理。

责任人：发起人、行政主管

输出成果：《行政事务登记表》（含编号）

（二）任务分配与确认：明确“谁来做”“需要什么支持”

操作步骤：

匹配责任人：行政主管根据任务性质、复杂程度及现有人员工作负荷，从行政团队中选择合适负责人（如“大型会议组织”由擅长统筹的负责，“固定资产盘点”由细心严谨的负责）。

沟通任务细节：行政主管与负责人一对一沟通任务要求、优先级、资源支持需求（如是否需要申请预算、协调其他部门人员、使用特定工具等），保证负责人对任务理解无偏差。

填写《任务分配确认表》：双方确认后，负责人在《任务分配确认表》签字，明确任务职责、起止时间、所需支持及沟通机制（如每日下班前同步进度、遇问题即时汇报）。

责任人：行政主管、任务负责人

输出成果：《任务分配确认表》（双方签字版）

（三）执行过程跟进：掌控“做得怎么样”“卡点在哪”

操作步骤：

负责人主动更新进度：任务负责人按约定频率（如每日/每两日）在《任务执行进度跟踪表》中更新进度，包括已完成工作、当前进展、遇到的问题及需协调资源（如“已联系3家会议场地供应商，其中2家符合预算，需*审批最终选择”）。

发起人/行政主管跟踪：发起人及行政主管通过进度表或定期沟通（如短会、线上群消息）跟踪任务进展，对负责人提出的问题及时响应：属资源协调类的，由行政主管对接相关部门解决；属技术或流程疑问类的，组织内部讨论或查阅历史资料处理。

风险预警与调整：若任务可能延期（如因供应商延迟导致会议场地无法按时确定），负责人需提前1-2天向行政主管预警，说明原因并提出调整方案（如更换场地、调整会议时间），共同协商解决。

责任人：任务负责人、行政主管、发起人

输出成果：《任务执行进度跟踪表》（动态更新版）

（四）完成验收与反馈：确认“是否达标”“如何改进”

操作步骤：

负责人提交成果：任务完成后，负责人向发起人及行政主管提交最终成果（如会议纪要、采购清单、活动总结报告等），并附《任务完成自检表》（说明是否达成原定要求、有无遗漏项）。

验收人核查：发起人（或指定验收人，如使用部门负责人）对照任务要求对成果进行验收，重点检查质量（如会议纪要是否完整记录决议）、合规性（如采购是否符合流程）、时效性（是否在截止日前完成）。

填写《验收反馈表》：验收通过后，验收人在《验收反馈表》签字确认；若未通过，需注明具体问题（如“采购物资规格与需求不符，需重新采购”），由负责人整改后再次提交验收。

责任人：任务负责人、验收人

输出成果：《任务完成自检表》《验收反馈表》

（五）归档总结：沉淀“经验教训”“优化方向”

操作步骤：

整理资料：行政主管将任务全流程资料（登记表、分配表、进度表、验收表、成果文件等）整理归档，电子版存储至共享文件夹（按“年份-月份-任务类型”分类），纸质版装订存档。

复盘分析：任务完成后3个工作日内，行政主管组织发起人、负责人进行简短复盘，讨论本次任务中做得好的环节（如跨部门沟通顺畅）、待改进点（如提前预留供应商备选方案），并记录在《行政事务复盘表》中。

流程优化：根据复盘结果，定期（如每月）更新行政工作指引或工具模板，持续优化事务分配与跟进流程。

责任人：行政主管、发起人、任务负责人

输出成果：《行政事务复盘表》、更新后的流程指引

三、核心模板表格

表1：行政事务登记表

字段名

填写说明

示例

任务编号

由行政主管分配，格式：YYYYMM-X（202405-0