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采购管理标准化流程及合同模板

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的采购部门，覆盖日常生产运营物料采购、项目专项采购、固定资产采购等多元场景。通过标准化流程规范采购行为，可解决企业采购中常见的需求不明确、供应商选择随意、合同条款漏洞、验收标准模糊等问题，降低采购风险，提升采购效率与成本控制能力，尤其适用于需建立规范化采购体系的中型企业及初创企业。

二、采购标准化操作流程详解

（一）需求发起与审批：明确采购必要性

操作主体：需求部门、采购部门、财务部门、分管领导

需求提报：需求部门根据业务需求（如生产缺料、设备更新、项目立项等），填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、期望交付日期及紧急程度（如“紧急采购”需标注原因），并附相关支撑材料（如图纸、技术参数、项目批文等）。

部门审核：需求部门负责人审核需求的合理性与必要性，签字确认后提交至采购部门。

采购复核：采购部门重点核查采购内容是否与企业采购计划匹配、是否存在可替代方案（如内部调配）、预算是否在年度采购预算额度内，必要时与技术部门确认规格参数的可行性。

财务与领导审批：

财务部门复核预算准确性及资金来源（如流动资金、专项拨款等）；

根据采购金额分级审批：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购经理审批；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购经理+财务经理审批；

金额＞5万元：需分管副总/总经理最终审批。

输出成果：《采购需求申请表》（审批完成版）

（二）供应商寻源与评估：筛选优质合作方

操作主体：采购部门、技术部门、质量部门

寻源渠道：根据采购物品类型选择合适渠道：

标准化物料（如螺丝、办公用品）：通过企业合格供应商名录、电商平台（如京东企业购、巴巴）筛选；

定制化设备/服务：通过行业展会、行业协会推荐、公开招标等方式寻源；

紧急采购：优先从历史合作供应商中选择，保证交付时效。

资质初审：采购部门收集供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书如ISO9001、3C认证等），剔除无资质或资质过期的供应商。

现场/样品评估（如需）：

技术部门评估供应商样品功能、工艺参数是否符合需求；

质量部门检查供应商生产环境、质量控制体系（如是否有质检流程、不良品处理机制）。

综合评分：采购部门组织技术、质量、财务部门，从“价格（30%）、质量（25%）、交付能力（20%）、服务（15%）、合作稳定性（10%）”五个维度对供应商打分（满分100分），选取得分前3名作为候选供应商。

输出成果：《供应商评估表》（含评分结果）、供应商资质文件复印件

（三）采购方式确定与订单下达：保证采购合规性

操作主体：采购部门、法务部门（如需）

采购方式选择：根据采购金额、物品特性及企业制度确定方式：

公开招标：适用于金额≥10万元或涉及重大利益的采购（如大型设备），通过指定媒体发布招标公告，邀请3家以上供应商投标，由评标委员会（含采购、技术、财务、法务人员）评标确定中标方；

邀请招标：适用于金额5万-10万元、供应商资源有限的采购，从合格名录中邀请3家以上供应商投标；

询价采购：适用于金额≤5万元、标准化程度高的物料（如原材料、耗材），向至少3家供应商发出询价单，综合价格、交期、服务后确定供应商；

单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、紧急维修配件），需经分管副总审批并说明理由。

价格谈判：采购部门与候选供应商就价格、付款方式、交货条款等进行谈判，争取最优条件（如批量采购折扣、账期延长）。

下达采购订单：谈判达成一致后，采购部门编制《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物品名称规格、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准等，经采购经理签字后盖章发送供应商，同时抄送需求部门、仓库、财务部门。

输出成果：《采购订单》（双方确认版）、价格谈判记录

（四）合同拟定与审批：规避法律与财务风险

操作主体：采购部门、法务部门、财务部门

合同起草：采购部门根据《采购订单》及谈判结果，使用《采购合同模板》拟定合同，重点补充以下条款：

质量保证：明确质量标准（如国标、行标）、验收方法、质保期及质保期内违约责任；

交付条款：分批交付的需注明批次与时间，延迟交付的违约计算方式（如按日收取合同总额的0.5‰）；

付款节点：如“预付款30%（合同签订后5个工作日）、到货验收合格后付60%、质保期满后付10%”；

违约责任：明确双方违约情形（如逾期交货、质量不达标）及赔偿标准；

争议解决：约定“提交合同签订地人民法院诉讼解决”或“提交仲裁委员会仲裁”。

部门会签：

法务部门审核合同条款的合法性、严谨性（如避免“霸王条款”、违约责任对等）；

财务部门审核付款方式、发票类型（如是否为增值税专用发票）、资金支