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会议纪要与存档管理规范模板

一、总则

为规范公司各类会议纪要的编写、审核、分发及存档流程，保证会议信息准确传递、决议事项有效落实、历史记录可追溯，提高会议管理效率，特制定本规范。本规范适用于公司内部所有类型会议（包括但不限于例会、专题会、决策会、评审会等）的纪要管理全过程。

二、适用范围与会议类型

（一）适用范围

本规范涵盖公司各部门、各项目组组织的内部会议，以及与外部单位（如客户、供应商、合作伙伴）联合召开且需形成正式纪要的会议。

（二）会议类型分类

例会：固定周期召开的常规会议（如周例会、月度总结会），主要汇报工作进展、协调日常事务。

专题会：针对特定议题（如项目攻坚、问题整改、流程优化）召开的临时性会议，聚焦深度讨论与方案制定。

决策会：对公司重大事项（如战略规划、预算审批、人事任免）进行表决的会议，需明确最终决议及执行责任。

评审会：对方案、成果、申请等进行评估的会议（如项目评审、方案评审），需记录评审意见及结论。

三、职责分工

（一）会议组织部门/负责人

确定会议主题、时间、地点、参会人员及议程，提前至少1个工作日通知参会人员。

指定会议记录人（优先选择熟悉议题内容的人员），并提供会议背景资料。

负责会议纪要的最终审核与签发，保证决议事项明确、责任到人。

（二）会议记录人

提前熟悉会议议程及背景资料，准备记录工具（如笔记本电脑、录音设备，需提前告知参会人员）。

客观、准确记录会议关键信息，包括讨论要点、分歧意见、最终决议、行动项等。

会后24小时内完成会议纪要初稿，提交会议组织部门/负责人审核。

（三）参会人员

按时参会，提前准备相关材料，积极参与讨论。

对纪要中的个人发言或负责事项进行核对，保证信息准确无误。

（四）档案管理员

负责会议纪要的分类、编号、归档及保管，保证档案完整、安全。

建立会议纪要台账，便于查询与追溯；定期对存档纪要进行备份（电子档案）及整理（纸质档案）。

四、会议纪要全流程操作规范

（一）会前准备阶段

明确会议核心目标：会议组织部门需清晰界定本次会议需解决的问题或达成的成果，避免议题发散。

准备会议资料：整理与议题相关的背景文件、数据报表、方案草案等，提前发送给参会人员（如有必要）。

确定记录要素：记录人需提前准备《会议纪要记录清单》（见附件1），明确需重点记录的内容：

会议基本信息（主题、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；

议程及讨论顺序；

每项议题的讨论要点（关键观点、数据支撑、不同意见）；

决议事项（明确结论、依据）；

行动项（具体任务、负责人、完成时限、所需资源）。

（二）会中记录阶段

客观记录，避免主观臆断：记录人需以“原话转述+核心提炼”方式记录讨论内容，不添加个人观点，重点标注分歧点与共识点。

例：“针对项目延期问题，部门认为需增加2名开发人员（理由：当前人力缺口导致进度滞后）；部门建议优先优化非核心功能（理由：可压缩10%工期），最终决议：申请增加1名开发人员，同时由部门牵头优化非核心功能，3个工作日内提交详细计划。”

突出决议与行动项：对会议达成的共识、形成的决议、明确的行动项需单独记录，标注“决议”“行动项”等关键词，保证后续可快速定位。

确认关键信息：对涉及时间、数量、责任人的信息（如“完成时限：2024年X月X日”“负责人：姓名”）需当场与发言者核对，避免记录错误。

（三）会后整理与审核阶段

整理初稿（会后24小时内）：记录人根据会议记录，按《标准会议纪要模板》（见附件2）整理初稿，保证：

结构清晰：按议程顺序分模块记录，重点内容前置；

语言简练：避免口语化表达，使用书面语；

信息完整：无遗漏决议事项、行动项及附件。

内部核对（初稿完成后1小时内）：记录人将初稿发送给会议组织部门负责人及关键参会人员（如行动项负责人），核对：

个人发言及负责事项是否准确；

决议结论是否与会议结果一致；

时间、数据等关键信息是否有误。

审核与修订（核对完成后2小时内）：会议组织部门负责人对纪要进行最终审核，重点关注：

决议事项是否明确、无歧义；

行动项是否包含“任务-负责人-时限”三要素；

整体内容是否符合会议目标。审核通过后，记录人根据反馈修订纪要。

（四）分发与执行阶段

正式分发（审核通过后1个工作日内）：经签发的会议纪要（需标注“签发人：姓名”“签发日期”）按以下范围分发：

参会人员（含缺席人员）；

决议事项涉及的责任部门/人员；

公司档案管理员（存档用）；

如需外部单位知悉，由会议组织部门负责人确认后分发。

跟踪执行：会议组织部门负责跟踪行动项落实情况，在下次例会或专题会上汇报进度；档案管理员同步更新《行动项跟踪台账》（见附件3），保证闭环管理。

（五）存档管理阶段

存档时限：会议纪需在分发完成后3个工作日内完成存档。

存档方式：

电子档案：按“年份-部门-会议类型-会议日期”