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合同管理流程及归档标准化工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖从合同需求发起至最终归档的全流程环节。典型应用场景包括：

企业法务/行政部门：统一管理公司各类合同（采购、销售、服务、租赁等），规范审批流程，防范法律风险；

业务部门：发起合同需求、跟踪履约进度，保证合同条款与业务目标一致；

中小型企业：通过标准化模板简化合同管理流程，降低人工操作成本，避免因流程混乱导致的合同遗漏或纠纷；

集团化企业：实现跨部门、多层级合同审批的标准化管控，保证各子公司合同管理合规统一。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起：明确合同必要性及核心要素

操作主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）

关键动作：

业务部门根据业务需求，填写《合同需求申请表》（详见模板1），明确以下核心信息：

合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；

合同类型（如买卖合同、服务合同、保密协议等）；

合同标的（货物/服务名称、规格、数量等）、金额（含含税/不含税条款）、履行期限（起始/结束日期）；

核心条款需求（如付款方式、验收标准、违约责任等）。

部门负责人对需求的合理性（如预算匹配、业务必要性）进行初审，签字确认后提交至法务/合同管理部门。

输出成果：《合同需求申请表》（含部门负责人签字）

（二）合同起草：基于模板规范条款内容

操作主体：法务部门或指定业务经办人

关键动作：

根据合同类型（如采购、销售），从《合同模板库》（详见模板清单）中选择对应标准模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》）；

结合《合同需求申请表》内容，填充合同具体条款，重点关注：

主体信息：合作方名称、地址需与营业执照一致，法定代表人/授权代表信息准确；

权利义务条款：明确双方权利、义务、履行方式及期限；

金额与支付：列明总价、分阶段付款节点（如预付款、到货款、验收款）、收款账户信息；

违约责任：约定违约情形、违约金计算方式及争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；

生效条件：明确签字盖章后生效或其他生效条件（如审批通过后生效）。

起草完成后，形成《合同（草案）》，附《合同需求申请表》提交至法务部门审核。

输出成果：《合同（草案）》《合同需求申请表》

（三）内部审批：多部门协同合规性审查

操作主体：法务部门、财务部门、业务部门负责人、分管领导

审批流程（按顺序执行）：

法务审核：重点审查合同条款的合法性、合规性（如是否符合《民法典》等法律法规）、完整性（是否遗漏核心条款）、公平性（是否存在明显不公平条款），形成《法务审核意见表》（可在《合同审批表》中体现）；

财务审核：审查合同金额与预算匹配性、付款方式合理性、税费条款准确性，确认收款账户信息无误，形成《财务审核意见》；

业务部门负责人审核：确认合同内容与业务目标一致，履行期限可达成，形成《业务部门审核意见》；

分管领导审批：根据合同金额及重要性（如金额超过10万元需分管领导审批），最终审批合同生效。

输出成果：《合同审批表》（含各部门审核意见及领导签字）

（四）外部谈判与修订：与合作方达成一致

操作主体：业务部门、法务部门（必要时）

关键动作：

业务部门与合作方就《合同（草案）》进行谈判，重点沟通价格、履行期限、违约责任等分歧条款；

谈判达成一致后，修订合同条款，形成《合同（修订版）》，重大修订需重新提交法务审核；

双方确认最终版本后，打印合同文本（一式X份，根据合作方及存档需求确定份数），准备签署。

输出成果：《合同（最终版）》（双方签字盖章页）

（五）签署与生效：完成合同法律效力确认

操作主体：法定代表人/授权代表、合作方

关键动作：

企业方由法定代表人或授权代表（需附《授权委托书》）在合同签字页签字，并加盖公司公章（合同专用章）；

合作方签字盖章后，双方各执X份，其余份交至法务/合同管理部门存档；

合同签署后1个工作日内，在《合同管理系统》中录入合同信息（合同编号、签署日期、金额、合作方等），标记“已生效”状态。

输出成果：签字盖章的《合同（最终版）》《授权委托书》（如适用）

（六）履约跟踪：监控合同执行进度

操作主体：业务部门、法务部门

关键动作：

业务部门根据合同约定履行节点（如交付时间、验收节点），填写《合同履约跟踪表》（详见模板3），记录计划完成时间、实际完成情况；

对于逾期未履约或存在履约风险的合同（如合作方延迟交付），及时向合作方发送《履约提醒函》，并上报分管领导；

法务部门定期审核履约情况，针对违约行为收集证据（如验收报告、沟通记录），准备应对方案（如协商解除、索赔）。

输出成果：《合同履约跟踪表》《履约提醒函》（如适用）

（七）变更与解除：规范合同调整流程

操作主体：业务部门、法务部门、分管领导

关键动作：

合同变更：因业务需求变化需变更合同条款时，由