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常用公文写作指导及错例解析

一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体。

文书的制参考详见《国家行政机关公文写作基本格式及范

例大全》，公司文书的审、发放、更改等工作的管理规范，

遵照《文书管理制度》执行，本文主要针对常用公文内文写

作，结合实例给予指导。

一、写作规范

（一）标题

标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文

可省略发文机关，标题的拟定注意事项如下：

1.标题中除书名号外一般不用标点。

2.人物用全名。标题中的人物不能只用姓氏加上职务，

顺便提下，对外行文尤其要注意，“党先政后”的排列顺序

在我国是约定俗成的，例如：市长和书记同时出现时，应把

书记排在前面。

3.项目不宜使用代号。公文标题应当准确、简要地概括

公文的主要内容，应让阅读人一看就能对公文的制发单位、

内容和性质与作用有个概括了解，给公文处理工作提供方便。

4.切忌混用文种。文种不能错用，也不能混用，更不要

生造如事宜、申请等都非公文文种。

（二）主送单位

主送单位是指公文的主要收受单位，即受文对象，需对

本单位发出文件办理、答复或遵照执行。准确选定公文的主

送单位，是文件发日能否得到及时处理的关键问题，要根据

公文内容及对方单位的职责分工和当前工作的实际情况主

送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节，影响工作的

进行，也要防止滥送，造成人力、物力和时间的浪费。

1.切忌多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关,

需同时送其他机关的应采用抄送形式。

2.不能送个人。

（三）正文

文种不同，内容要求也有变化。

1.引文。引用公文，应先引标题，后引发文字号。

2.数字、日期。正文中除一些约定俗成的叫法外（如梅

安森“三五”规划），数字、日期应使用阿拉伯数字，年、

月、日应写得完整规范。

3.用词。公文讲究公事公办，行文应力求客观，其特点

是内容深沉、态度鲜明、褒贬准确、语平和、格调沉重。

4.法定计量单位。计量单位的使用应前后一致。

5.层次。正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序

符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第

二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。

在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用

“L”，每一层次序数用字，前后应当一致。

6.结尾。公文有自己的结尾用词，如：“以上请示，请

予批复。”“以上报告、请审查。”“特此函告，请查收。”

“特此回复。“，而不用私人信件中常用的“此致敬礼！

（四）附件

公文附件是附属于公文的文件、材料、图表、凭据等，

用于补充公文正文的内容。

1.格式。附件的正确格式是：附件：LXXXXX结（尾不加

标点符号2.XXXXX

2.附件名称。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其

具体内容，但如果名称过分简单，会给公文的收发、办理和

整理等带来麻烦，一旦公文的正件与附件分开，就难以查对

收齐。

五、落款、日期及印章

正文后右下角要写上发文单位和发文日期。

1.发文单位。发文单位用全称，也可盖印，不写发文单

位。

2.发文日期。

(1)和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，“0”

使用插入中的符号。

(2)发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察

时间困难，发文日期一般以领导人签发的日期为准。

3•印章。印章是发文单位表示对公文负责并标志公文生

效的凭证。公文除会议纪要外，都应加盖印章。联合上报的

文件，由主办单位加盖印章，联合下发的公文,联合发文单位

都应加盖在成文日期处。

六、常见错例

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