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财务部报销培训课件

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目录

01

报销流程概述

02

报销政策与规定

03

报销单填写指南

04

电子报销系统操作

05

报销凭证管理

06

案例分析与讨论

01

报销流程概述

报销流程简介

员工需准备发票、收据等原始凭证，并填写报销单，确保信息准确无误。

报销单据准备

经过部门审核的报销单据，将转交财务部门进行详细复核，包括费用的合理性及预算控制。

财务部门复核

报销单据提交后，部门负责人需对单据的真实性和合规性进行初步审核。

部门审核流程

审核无误后，财务部门将按照公司规定的时间和方式，将报销款项发放给员工。

报销款项发放

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报销单据要求

确保报销单据填写完整，包括日期、金额、事由等，字迹清晰，避免涂改。

规范填写报销单

根据公司规定，各项费用的报销额度有明确限制，需在报销时严格遵守。

遵循报销限额

提交的发票或收据必须真实有效，包括抬头、日期、金额等信息，且与报销事由相符。

提供有效凭证

报销审批流程

员工需填写报销单，并附上相关票据，提交给直接上级进行初步审核。

提交报销申请

部门经理对报销单据进行审核，确认费用的合理性和票据的真实性。

部门经理审批

财务部门对报销单据进行详细复核，包括费用标准和计算的准确性。

财务部门复核

总经理对报销流程进行最终审批，确保所有费用符合公司政策和预算要求。

总经理最终审批

02

报销政策与规定

公司报销政策

介绍公司内部报销流程，包括提交申请、审批、报销单据整理等步骤。

报销流程概述

明确列出公司允许报销的费用类型，如交通费、差旅费、办公用品等。

可报销费用类别

阐述公司设定的各类费用报销限额及标准，确保员工报销时有明确的参考依据。

报销限额与标准

介绍公司电子报销系统的操作流程，包括登录、填写电子报销单、上传凭证等。

电子报销系统使用

说明违反报销政策的后果，包括但不限于财务处罚、职位影响等。

违规报销的后果

报销标准与限额

根据公司规定，员工出差的住宿费、交通费等差旅费用需在规定限额内报销，超出部分自理。

差旅费报销标准

公司对招待客户的餐饮费用设定了明确的报销限额，以确保费用控制在合理范围内。

招待费报销限额

员工采购办公用品时，需遵守单次采购金额的上限，超过限额需申请特别审批。

办公用品采购限额

违规报销的后果

违规报销可能导致公司面临财务审计时的严重风险，甚至可能被罚款或吊销执照。

财务审计风险

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员工一旦涉及违规报销，将严重影响个人职业信誉，可能导致职位不保或未来求职困难。

个人信誉损失

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严重的违规报销行为可能触犯法律，涉及欺诈或挪用公款，将面临刑事责任。

法律后果

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报销单填写指南

填写规范要求

报销单上需清晰标注费用性质，如交通费、住宿费等，以便财务部门准确分类核算。

明确费用性质

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所有费用必须附有正规发票或收据作为凭证，确保报销流程的合规性和透明度。

提供完整凭证

02

报销金额应准确无误，大写和小写金额必须一致，避免因填写错误导致的报销延误。

规范填写金额

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常见填写错误

填写报销单时，日期格式不统一或错误，如将“2023年3月1日”写成“3/1/2023”。

错误的日期格式

报销单上发票粘贴不整齐或超出指定区域，导致审核时难以辨认。

不规范的发票粘贴

报销时未附上相关消费的收据或证明文件，导致报销流程延误或被拒绝。

遗漏必要附件

报销金额填写错误，如小数点位置不正确或数字书写不清，造成核算困难。

金额填写不准确

填写技巧与注意事项

确保报销单上的日期准确无误，避免因日期错误导致报销流程延误。

规范填写日期

详细记录每一笔费用的用途、金额和相关凭证，便于财务审核和追踪。

清晰记录费用明细

填写报销单时应避免涂改，如有错误应重新填写，以保持单据的整洁和正式性。

避免涂改

报销时需附上所有原始凭证，如发票、收据等，以备财务部门核查。

保留原始凭证

了解并遵守公司内部的审批流程，确保报销单在正确的流程中被处理。

注意审批流程

04

电子报销系统操作

系统登录与使用

账户创建与激活

员工需通过邮箱验证创建账户，并激活以开始使用电子报销系统。

登录凭证管理

常见问题解决

提供解决登录失败、权限不足等常见问题的步骤和联系方式。

介绍如何安全地管理登录密码，包括定期更改密码和防止密码泄露的措施。

界面导航与功能

演示如何通过系统界面导航至报销申请、审批、查询等功能模块。

报销单据的上传

使用扫描仪将纸质单据转换为电子版，然后通过系统上传，确保清晰可读。

扫描与上传流程

上传时对单据进行分类，并添加适当的标签，以便于财务部门快速检索和审核。

单据分类与标签

员工在上传单据前，需通过电子签名确认报销内容的真实性和准确性。

电子签名的集成

报销进度查询

获取反馈信息

登录系统界面

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系统会自