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企业办公设备采购申请及审批表（通用工具指南）

一、适用范围与常见使用情境

本工具适用于各类企业内部办公设备（如电脑、打印机、投影仪、办公家具、通讯设备等）的采购申请及审批流程，具体使用场景包括但不限于：

新入职员工配置：因团队扩张或新员工入职，需为其配备基础办公设备（如笔记本电脑、办公椅等）；

设备老化/故障更换：现有办公设备达到使用年限或频繁故障维修，影响工作效率，需申请更换新设备；

业务需求新增：部门承接新项目、拓展办公区域或职能升级，需额外采购专用设备（如设计部门新增绘图平板、会议室增加视频会议系统等）；

设备升级迭代：现有设备功能无法满足工作需求（如内存不足、运行卡顿），需升级配置或更换更高效设备。

二、全流程操作指南

（一）第一步：申请人填写采购申请表

操作要点：

申请人需登录企业OA系统或《办公设备采购申请及审批表》电子模板，如实填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（）、所在部门（）、申请日期（）、联系方式（）；

采购设备明细：逐项填写需采购设备的名称（如“联想ThinkPadX1笔记本”）、规格型号（如“i7处理器/16G内存/512G固态硬盘”）、单位（台/台/套）、数量（*）、预估单价（元，需参考市场近期价格或企业采购标准）、预估总价（数量×单价）；

用途说明：详细描述设备的使用目的（如“用于设计部新员工UI设计工作，需运行PS、等设计软件”）、使用人（如“新入职员工”）、使用部门（）；

预算来源：注明采购预算所属项目（如“年度办公经费”“部门专项预算”）或经费编码（*）。

附件：如设备涉及特殊需求（如定制化设备、高单价设备），需附技术参数说明、比价报价单（至少2家供应商报价）或部门需求函，作为审批依据。

（二）第二步：部门负责人审核

操作要点：

申请人填写完成后，提交至部门负责人（*）进行线上/线下审核；

审核重点：

采购必要性：确认设备是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如调配闲置设备、租赁设备）；

规格合理性：核查设备规格是否符合岗位需求，是否存在过度配置（如普通文职岗位申请高端游戏本）；

预算合规性：预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算部分是否说明原因及解决方案；

审核结果：

同意：在“部门负责人意见”栏签字确认，并标注“同意采购”；

驳回：注明驳回理由（如“可通过闲置设备调配解决”“规格超出岗位需求”），退回申请人修改。

（三）第三步：行政部门复核

操作要点：

部门负责人审核通过后，流转至行政部门（*）进行复核；

复核重点：

库存核查：查询企业设备台账，确认是否存在同类型闲置设备可调配（如仓库未开封的同型号打印机）；

配置标准：对照《企业办公设备配置标准》（如“经理级及以上可配置台式电脑，普通员工优先配置笔记本电脑”），核查设备规格是否符合标准；

供应商合规性：若附件含报价单，需核查供应商是否在企业合格供应商名录内，报价是否合理（参考历史采购价或市场均价）；

复核结果：

通过：在“行政部门意见”栏签字，并标注“同意采购，建议按流程执行”；

不通过：注明问题（如“库存有同型号闲置设备，请优先调配”“供应商不在名录内，需更换”），并反馈至申请人或部门负责人。

（四）第四步：财务部门审批

操作要点：

行政部门复核通过后，提交至财务部门（*）进行预算及资金审批；

审批重点：

预算额度：核查采购预算是否已纳入企业年度/月度预算，未纳入预算的需说明紧急情况及资金来源；

付款方式：确认付款方式是否符合财务制度（如“单价超5000元需签订采购合同”“预付款比例不超过30%”）；

成本控制：对高单价设备（如单台超1万元），需复核报价成本合理性，建议采用公开招标或竞争性谈判方式降低成本；

审批结果：

同意：在“财务部门意见”栏签字，并标注“预算充足，同意支付”；

暂缓：注明“预算紧张，建议月后再申请”或“需补充成本分析报告”。

（五）第五步：分管领导/总经理审批

操作要点：

根据采购金额分级审批：

金额在元以下（如5000元）：由分管领导（*）审批；

金额在元以上（如5000元）：由总经理（*）最终审批；

审批重点：

战略匹配：采购是否与企业年度发展规划或部门重点工作目标一致；

成本效益：评估设备投入与预期工作产出的性价比；

审批结果：

最终批准：在“审批意见”栏签字，并标注“同意采购，请行政部门执行”；

驳回：注明驳回理由（如“不符合年度预算规划”“非必要采购”），流程终止。

（六）第六步：采购执行与领用登记

操作要点：

审批通过后，行政部门（或采购专员*）根据审批意见执行采购：

小额采购（如元以下）：可从合格供应商名录中比价后直接采购；

大额采购（如元以上）：需签订正式采购合同，明确交付时间、质量标准、售后服务等条款；

设备到货后，行政部门组织验收：

核对设备名称、规格、数量是否与申请一致；

测试设备功能是