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监理合同终止手续办理流程介绍

在工程项目管理实践中，监理合同的终止并非罕见情况。无论是因合同约定的监理服务期限届满，还是由于不可抗力、一方违约或双方协商一致等原因导致合同提前终止，办理规范、严谨的终止手续对于保障合同各方的合法权益、明确责任界限、确保工程项目平稳过渡都具有至关重要的意义。本文将详细介绍监理合同终止手续的办理流程，旨在为相关从业人员提供具有实际操作价值的参考。

一、终止意向的提出与初步沟通

监理合同的终止，通常始于一方或双方提出终止意向。这一环节的核心在于及时、清晰、书面化地表达终止意愿，并为后续协商奠定基础。

若因合同约定的可终止情形出现（如项目提前竣工、监理服务范围大幅缩减等）或一方认为合同目的已无法实现，应首先以书面形式向对方发出终止合同的意向通知。通知中应简要说明拟终止合同的原因、初步设想的终止日期以及希望如何进行后续处理等。收到终止意向通知的一方，应在合理期限内给予回应，表明是否同意终止意向，并就后续协商安排等事宜进行沟通。此阶段的沟通宜以正式函件为主，辅以必要的会议沟通，确保信息传递的准确性和可追溯性。

二、协商并拟定终止协议

在双方就合同终止达成初步共识后，进入协商并拟定终止协议的关键阶段。这是确保终止过程合法合规、各方权益得到妥善处理的核心步骤。

双方应指派代表组成协商小组，就终止合同的具体条款进行详细磋商。磋商内容应至少包括：

1.明确终止原因及依据：需与合同约定及相关法律法规相符。

2.确定合同终止日期：这是划分双方权利义务、进行后续清理结算的基准点。

3.监理服务的范围界定：明确截至终止日，监理工作的实际完成情况，未完成工作的处理方式。

4.已完成工作的确认与费用结算：依据合同约定的计价方式，对监理单位已提供的服务进行核算，确认应支付的监理酬金及其他应付款项，同时明确费用支付的期限和方式。

5.违约责任的划分（如适用）：若合同终止系因一方违约导致，则应在协议中明确违约方的责任及相应的赔偿事宜。

6.善后工作的安排：包括监理资料的移交、现场人员及设施的撤离、与后续服务单位（如有）的配合与交接等。

7.保密条款、争议解决方式等其他需要约定的事项。

协商一致后，应拟定书面的《监理合同终止协议》，作为原监理合同的补充和终止依据。

三、履行合同终止前的各项清理与交接工作

终止协议拟定后，在正式签署前或按照协议约定的期限，双方需严格履行各项清理与交接义务，确保项目管理工作的平稳过渡。

监理单位应按照终止协议的约定，组织力量完成以下工作：

1.监理资料的整理与移交：这是最重要的交接内容，包括但不限于监理规划、监理实施细则、各类监理通知单、联系单、会议纪要、检查记录、检测报告、验收文件、进度支付审核资料、与各方往来函件等，均应整理成册，完整、准确地移交给建设单位，并办理书面移交手续，双方签字确认。

2.现场工作的交接：若项目仍在进行中，监理单位需与建设单位或其指定的新监理单位（如有）进行现场工作的详细交接，包括对当前工程进度、质量状况、安全隐患、合同执行情况等进行全面交底。

3.财务及物品的清理：核对监理酬金支付情况，清理监理单位在项目现场的办公用品、试验设备（如为自有）等，如需移交或撤离，应明确处理方案。

4.人员撤离：按照约定时间，安排监理人员有序撤离项目现场。

建设单位应积极配合监理单位的清理交接工作，提供必要的条件，并对移交的资料和工作成果进行验收确认。

四、签署正式的终止协议

在各项清理交接工作完成并经双方确认无误后，双方正式签署《监理合同终止协议》。签署应遵循合同约定的签署程序和授权要求，协议签署后即生效，原监理合同随之终止。

终止协议一式多份，双方各执份数应符合合同约定或实际需要，确保有据可查。

五、后续事宜处理

终止协议生效后，双方应严格按照协议约定履行各自的义务：

1.费用支付：建设单位应按协议约定的期限和金额，及时向监理单位支付应付的各项费用。

2.争议处理：若在终止协议履行过程中发生新的争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，按照协议约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理。

3.资料归档：双方均应将原监理合同、终止意向通知、终止协议、交接记录、费用结算凭证等相关文件整理归档，以备后续查阅。

六、注意事项与风险提示

1.全程留痕，书面为准：合同终止的每一步骤，包括意向沟通、协商内容、交接记录、款项支付等，均应形成书面文件，并由双方签字盖章确认，避免口头承诺导致后续争议。

2.遵守法定与约定程序：确保合同终止的原因、程序符合《民法典》等相关法律法规的规定以及原监理合同的具体约定，避免因程序瑕疵导致终止行为无效或引发法律风险。

3.公平合理，友好协商：合同终止往往涉及复杂利益调整，双方应秉持公平合理、诚实信用的原则进行协商，