采购流程标准化操作与供应商信息表.docVIP

采购流程标准化操作与供应商信息表工具指南

一、适用范围与核心价值

本工具适用于企业采购部门、中小企业采购团队、新成立采购组织等场景，旨在通过标准化流程规范采购行为，通过结构化供应商信息表实现供应商全生命周期管理。其核心价值在于：

降低合规风险：统一采购流程，避免因操作随意性导致的法律纠纷或内部审计问题；

提升效率：明确各环节职责与操作要点，减少重复沟通与流程延误；

优化决策：通过供应商信息积累与分析，为比价、选型、合作评估提供数据支撑；

成本控制：通过标准化询比价、履约验收等环节，挤压价格水分，保证采购性价比。

二、采购流程标准化操作步骤

采购流程需遵循“需求驱动、合规优先、全程留痕”原则，分为以下8个核心步骤，每个步骤明确责任主体、操作内容及输出成果：

（一）需求提报与初审

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购专员

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产物料补充、办公用品采购）填写《采购需求申请表》，需明确以下信息：

采购物品/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准；

需求数量、预算金额（含税费）、交付时间、交付地点；

用途说明及特殊要求（如环保认证、定制化需求）。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交采购部门。

输出成果：《采购需求申请表》（需附部门负责人签字扫描件）。

（二）供应商寻源与筛选

责任主体：采购经理、采购专员

操作内容：

根据采购需求类型（如标准品、定制品、服务类）确定寻源方式：

公开寻源：通过企业采购平台、行业招标网站发布采购公告，邀请符合资质的供应商报名；

定向寻源：针对定制化或高专业度需求，从合格供应商库中筛选3家以上供应商发出邀请；

紧急寻源：小额零星采购（如金额低于*元），可通过市场调研或推荐方式寻源，需记录推荐理由。

对潜在供应商进行初步筛选，剔除以下不符合项：

无独立法人资格或营业执照过期；

近3年有重大商业违法记录（如失信被执行人、重大诉讼）；

不满足采购需求的最低资质（如特种设备生产需对应许可证）。

输出成果：《潜在供应商名单》（含筛选理由）。

（三）供应商资质审核

责任主体：采购专员、法务部（必要时）

操作内容：

向《潜在供应商名单》中的供应商索取以下资质文件（加盖公章）：

基础资质：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

行业资质：如食品经营许可证、ISO9001质量体系认证、安全生产许可证等（根据行业要求）；

合作资质：近1年类似项目业绩合同（至少1-2份）、法定代表人授权委托书（如委托经办人办理）。

采购专员核对资质文件的真实性、有效期及与采购需求的匹配度，法务部审核合同条款合规性。

输出成果：《供应商资质审核表》（附资质文件扫描件，标注“审核通过/不通过”）。

（四）询比价与议价

责任主体：采购经理、需求部门代表、财务部（必要时）

操作内容：

向资质审核通过的供应商发出《询价单》，明确：

采购物品/服务详细需求、数量、交付时间；

报价要求（含单价、总价、税费、运输费用、质保期等）；

报价截止时间（至少预留*个工作日）。

收集供应商报价后，组织比价分析：

价格对比：对比各供应商单价、总价及费用构成，剔除明显异常报价（如远低于市场平均价或虚高报价）；

综合评估：对价格相近的供应商，结合资质、业绩、服务承诺（如售后响应时间）进行综合打分（价格权重不低于60%）；

议价谈判：针对报价较高或存在争议的条款，与供应商进行谈判，争取最优条件。

输出成果：《询比价分析报告》（含各供应商报价明细、比价表、议价记录，需采购经理、需求部门代表签字）。

（五）合同签订与审批

责任主体：采购经理、法务部、总经理（根据金额分级审批）

操作结果：

选中供应商后，由采购部门根据《采购需求申请表》《询比价分析报告》拟定采购合同，合同需包含以下核心条款：

双方基本信息（供应商名称、地址、联系人；采购方名称、地址、联系人）；

采购物品/服务名称、规格、数量、单价、总价、付款方式（如“验收合格后30日内支付90%，质保期满后支付10%”）；

交付要求（时间、地点、方式、验收标准）；

质量保证（质保期、质量问题处理流程、违约责任）；

争议解决方式（如协商不成，提交采购方所在地法院诉讼）。

合同审批流程：

采购经理审核合同条款与采购需求的一致性；

法务部审核合同合规性（重点排查法律风险条款）；

根据采购金额分级审批（如金额低于万元由采购总监审批，高于万元由总经理审批）。

输出成果：正式采购合同（双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，附审批记录）。

（六）订单下达与履约跟踪

责任主体：采购专员、仓库管理员/需求部门接收人

操作内容：

合同签订后，采购专员向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购物品/服务信息、交付时间、交付地点、联系人及电话（-）。

履约跟踪：

供应商