会议记录及决策跟进操作手册.docVIP

会议记录及决策跟踪操作手册

一、手册概述与适用范围

本手册旨在规范会议记录的标准化撰写流程及决策事项的全周期跟踪管理，保证会议信息准确传递、决策执行责任到人、问题解决闭环管理。适用于公司内部各类会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会等）的记录整理、决策分解与后续跟踪，助力提升会议效率与组织执行力。

二、会议记录全流程操作指引

（一）会前准备阶段

明确会议核心目标

会议组织者需提前向参会人员发送《会议通知》，明确会议主题、目的、议程、时间、地点及参会人员范围。

记录人需提前与组织者确认会议重点，明确需重点记录的议题（如关键问题讨论、方案对比、争议点等）。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择合适的记录工具（如Word、Excel或专业会议管理软件），并提前套用《会议记录通用模板》（详见第四章）。

准备参会人员签到表、会议议程打印版（如有需要），保证记录过程中快速定位议题。

熟悉参会人员与背景资料

记录人需提前熟悉参会人员姓名、职务（可使用“经理”“同事”等代称），避免记录时出现混淆。

如涉及项目背景或历史决策，需提前查阅相关资料，保证对讨论内容有基本知晓。

（二）会中记录阶段

记录会议基本信息

按模板要求准确填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议议程。

聚焦核心讨论内容

议题记录：按议程顺序逐项记录，每个议题需标注“讨论要点”，包括不同参会人员的观点、分歧意见及最终形成的共识。

示例：议题“2024年Q2市场推广方案”——经理提出“增加短视频投放预算”，同事建议“优先优化线下活动体验”，最终共识“短视频预算增加20%，线下活动保留并提升互动环节”。

关键数据与表述：对涉及的数据（如销售额、增长率）、时间节点（如项目截止日期）、责任主体（如“由*负责”）需原话记录或准确转述，避免主观概括。

明确决议事项与待办任务

决议事项：对会议达成的明确结论需单独列出，使用“决议：……”的表述，保证无歧义。

示例：“决议：同意调整项目A的交付时间，由原定3月31日延期至4月15日。”

待办任务：记录需执行的具体任务，包括任务描述、负责人、完成时限、所需资源（如有）。

示例：“待办：完成市场调研报告初稿——负责人：*；完成时限：3月20日；所需支持：数据部提供竞品分析数据。”

记录附件与后续安排

如会议涉及演示文稿、数据报表等附件，需记录附件名称及提供人。

记录下次会议时间（如有）或需跟进的事项。

（三）会后整理阶段

及时整理与核对

会议结束后24小时内，记录人需根据会议笔记整理初稿，保证内容完整、逻辑清晰。

对模糊表述或存疑之处，及时与主持人或相关参会人员沟通确认，避免信息偏差。

分发与确认

整理完成后，将会议记录发送至所有参会人员，并抄送相关领导，明确“如有异议请在2个工作日内反馈”。

收到参会人员反馈后，需及时修订记录并最终定稿，定稿版需经主持人签字确认（电子版可使用“审批”功能）。

归档与查阅

最终版会议记录需按“会议名称-日期”格式命名，存储至指定共享文件夹（如“公司会议-2024年”），保留期限不少于2年。

重要会议记录（如战略决策、项目立项）需同步归档至档案系统，便于后续查阅与追溯。

三、决策事项全周期跟踪管理

（一）决策提取与责任明确

从会议记录中提取决策项

以会议记录中的“决议事项”和“待办任务”为依据，逐一提取需跟踪的决策项，保证无遗漏。

对每个决策项进行唯一编号（如001”），编号规则为“日期-序号”。

明确决策要素

按《决策跟踪管理模板》（详见第四章）填写决策项核心信息：

决策描述：简洁说明决策内容（如“调整项目A交付时间”）；

决策来源：标注对应会议名称及日期（如“2024年3月15日项目推进会”）；

负责人：明确决策执行的第一责任人（如“*”）；

完成时限：设定明确的截止日期（如“2024年4月15日”）；

关键节点：对复杂决策可拆解为阶段性节点（如“3月25日前完成方案调整，4月10日前完成内部测试”）。

（二）执行过程跟踪与协调

建立跟踪机制

决策负责人需在时限内定期更新决策执行进度（如每周五通过系统填报进展），记录“当前状态”（未开始/进行中/已完成/延期）、“关键进展”“遇到的问题”。

跟踪人（一般为会议记录人或指定行政人员）每周汇总所有决策项执行情况，对临近时限（如剩余3个工作日）或存在风险的决策项，及时向负责人发送提醒。

问题协调与支持

若决策执行过程中遇到资源不足、跨部门协作困难等问题，负责人需及时提交《决策执行问题反馈表》，跟踪人协调相关部门或领导协助解决。

对可能导致延期的决策，负责人需提前向审批人提交《延期申请》，说明原因及新的完成时限，经批准后方可调整。

（三）结果反馈与效果评估

执行结果确认

决策完成后，负责人需提交《决策执行结果