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采购流程标准化与操作手册

前言

为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、经济性和效率性，降低采购成本，防范采购风险，特制定本手册。本手册旨在通过标准化流程和工具模板，为采购相关人员提供清晰的操作指引，保障采购工作有序开展，支持企业战略目标的实现。

第一章总则

一、适用范围

本手册适用于企业各类采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、运维等）、办公用品采购等。所有涉及采购需求提报、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款等环节的部门和人员（含需求部门、采购部、财务部、仓储部等）均需遵守本手册规定。

二、术语定义

采购需求：指企业生产经营或管理活动所需的物品、服务或工程，包括规格、数量、质量、交付时间等具体要求。

合格供应商：通过企业资质审核、绩效评估，具备提供合格产品或服务能力的供应商。

采购周期：从采购需求提报到完成付款的全过程时间。

单一来源采购：因货物或服务来源唯一、发生不可预见的紧急情况等特殊原因，只能从唯一供应商处采购的方式。

第二章标准化操作流程

一、采购需求提出与审批

操作目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控，从源头规范采购行为。

操作步骤：

需求部门发起

需求部门根据生产经营计划或实际需要，填写《采购申请单》（详见第三章模板一），详细注明采购项目名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额（含预估单价及总价）等关键信息。

对技术参数要求较高的采购项目，需求部门需附《技术规格说明书》或图纸，明确质量标准、验收条件等。

部门负责人审核

需求部门负责人（如生产经理、行政经理）对需求的合理性、必要性进行审核，确认需求与部门工作计划的匹配度，签字批准后提交采购部。

采购部复核

采购部收到《采购申请单》后，重点审核：

（1）需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”“类似设备”等）；

（2）预算金额是否符合公司成本控制要求，超预算需求是否按规定履行审批流程；

（3）是否存在可替代的内部资源（如闲置设备、库存物资），避免重复采购。

复核通过后，采购部根据采购金额和项目性质确定采购方式（详见本章第二节）。

财务部预算确认

涉及预算支出的采购项目，需由财务部（预算专员）确认预算余额，保证资金来源合规。超预算项目需按公司权限报请分管领导或总经理*审批。

输出文件：《采购申请单》《技术规格说明书》、预算审批表。

二、供应商选择与管理

操作目标：通过公平、公正、公开的方式选择合格供应商，建立动态供应商管理体系，保障采购质量与成本优势。

操作步骤：

供应商寻源

采购部根据采购项目特点，通过以下渠道收集供应商信息：

（1）公开渠道：行业展会、专业招标网站、供应商自荐等；

（2）定向邀请：向合作良好或行业内口碑较好的供应商发出邀请；

（3）历史档案：从《合格供应商名录》（详见第三章模板二）中筛选。

资质初审

采购部对候选供应商的基本资质进行审核，必备材料包括：

（1）营业执照副本（复印件加盖公章）；

（2）相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据项目要求）；

（3）法人授权委托书（如委托代理人办理）；

（4）近三年同类项目业绩证明（如合同复印件）。

资质不全或不符合要求的供应商，直接淘汰。

供应商评估与选择

根据采购金额和项目复杂度，选择以下采购方式：

公开招标（适用于金额≥50万元或涉及重大公共利益的项目）：

（1）采购部编制招标文件，明确采购需求、评标标准、投标要求、投标截止时间等；

（2）通过指定媒体发布招标公告，邀请≥3家合格供应商投标；

（3）组建评标委员会（由需求部门、采购部、财务部、法务部等代表组成，人数为5人以上单数），采用综合评分法（价格、技术、资质、服务、业绩等权重）确定中标候选人；

（4）公示中标结果（公示期≥3个工作日），无异议后发出《中标通知书》。

询比价采购（适用于金额5万-50万元、技术参数标准化的项目）：

（1）采购部向≥3家合格供应商发出《询价单》，明确产品规格、数量、交付时间、报价要求（含报价有效期）；

（2）供应商在规定时间内提交报价单，采购部对比价格、质量保障、交货期等，选择综合最优供应商；

（3）填写《询比价结果审批表》，报采购经理及分管领导审批。

单一来源采购（适用于金额≤5万元、供应商唯一或紧急情况）：

（1）需求部门与采购部共同出具《单一来源采购说明》，说明理由（如专利技术、紧急维修等）；

（2）报总经理*审批后，直接与指定供应商签订合同。

供应商建档与动态管理

对入选供应商，采购部建立《供应商档案》（详见第三章模板三），记录基本信息、资质文件、合作历史、绩效评估结果等。

每年组织一次供应商绩效评估（详见第三章模板四），评估结果作为后续合作、淘汰不合格供应商的依据。

输出文件：《供应商资质审查表》《招标文件》