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合同管理规范化操作模板

引言

合同是企业经营活动中明确双方权利义务、防范法律风险的核心工具。规范化的合同管理能够有效降低交易风险、提高履约效率、保障企业合法权益。本模板基于企业合同管理全流程设计，涵盖从需求发起到归档复盘的关键环节，适用于各类采购合同、销售合同、服务合同等场景，为企业提供可落地的操作指引。

一、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本模板适用于企业内部所有涉及合同管理的场景，包括但不限于：

采购类：原材料采购、设备采购、服务外包等合同；

销售类：产品销售、服务提供、授权许可等合同；

合作类：联营合作、技术开发、项目共建等合同；

其他：劳动合同、租赁合同、保密协议等。

（二）核心价值

风险防控：通过标准化流程减少条款漏洞、主体资质缺失等法律风险；

效率提升：明确各环节责任人与时限，避免流程推诿；

合规保障：保证合同内容符合法律法规及企业内部管理制度；

痕迹管理：完整记录合同全生命周期过程，便于追溯与审计。

二、标准化操作流程

（一）合同准备阶段：需求确认与资质审查

目标：明确合同需求，保证合作方具备履约能力。

步骤1：需求发起与确认

责任主体：业务部门（如采购部、销售部）

操作内容：

业务部门根据业务需求，填写《合同需求确认单》，明确合同标的、数量、质量标准、预算、履行期限、核心要求（如付款方式、交付标准）等；

需求部门负责人审核《合同需求确认单》，保证需求合理、明确。

输出文件：《合同需求确认单》（见模板1）。

步骤2：合作方资质审查

责任主体：法务部/合规部（牵头）、业务部门配合

操作内容：

核查合作方营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证、特殊资质等），保证在有效期内且与合同内容匹配；

通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道查询合作方信用记录，无严重失信行为；

对合作方履约能力进行评估（如财务状况、过往合作案例、行业口碑等）。

输出文件：《合作方资质审查表》（见模板2）。

（二）合同起草与审核阶段：文本拟定与风险校验

目标：形成合法、严谨、可执行的合同文本。

步骤1：合同起草

责任主体：业务部门（初稿）、法务部（修订）

操作内容：

业务部门根据《合同需求确认单》及合作方信息，使用企业标准合同模板起草文本；

非标准合同需明确核心条款：标的物描述、权利义务、价款/报酬、支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款等；

法务部对合同条款的合法性、严谨性、可执行性进行修订，避免模糊表述（如“大概”“左右”）。

输出文件：《合同草案》（含修订痕迹）。

步骤2：多部门联合审核

责任主体：业务部门、法务部、财务部、分管领导

审核流程与要点：

审核部门

审核要点

业务部门

标的、数量、质量、履行期限等业务需求是否准确；合作方信息无误。

法务部

条款是否符合法律法规；违约责任是否明确；争议解决方式是否有效；有无法律漏洞。

财务部

价款/报酬、支付方式、税费承担是否符合财务制度；资金安排是否合理。

分管领导

合同内容是否符合企业战略；资源是否匹配；风险是否可控。

输出文件：《合同审核意见表》（各环节审核人签字确认，见模板3）。

（三）合同签署与生效阶段：授权与文本固化

目标：保证合同签署合法有效，明确生效条件。

步骤1：用印审批与签署准备

责任主体：行政部（用印管理）、法务部（文本校对）

操作内容：

业务部门根据《合同审核意见表》完成修订后，提交《合同用印申请表》至行政部；

行政部核对合同文本与审核意见一致性，确认用印权限（如金额≥50万元需总经理审批）；

法务部最终校对合同文本，保证签字页、日期、公章等要素完整。

步骤2：合同签署与分发

责任主体：法定代表人/授权代表、行政部

操作内容：

双方法定代表人或授权代表在合同文本上签字（需提供《授权委托书》，见模板4）；

加盖企业公章或合同章（骑缝章多页合同）；

行政部留存合同原件（至少2份，双方各执1份），扫描件分发至业务部门、财务部、法务部。

输出文件：签署生效的合同文本、合同扫描件分发记录。

（四）合同履行与变更阶段：执行监控与动态调整

目标：保证合同按约定履行，及时处理变更与争议。

步骤1：履行跟踪与记录

责任主体：业务部门（执行主体）、财务部（付款监督）

操作内容：

业务部门建立《合同履行跟踪表》（见模板5），记录关键节点（如交付时间、验收节点、付款进度）；

定期（如每周/每月）检查履行情况，对延迟履行或违约行为及时预警，并书面通知合作方；

财务部根据合同约定审核付款申请，保证“无合同不付款、超进度不付款”。

步骤2：合同变更与补充

责任主体：业务部门（发起）、法务部（审核）、分管领导（审批）

操作内容：

履行过程中需变更的（如标的、数量、履行期限），由业务部门与合作方协商一致，签订《合同补充协议》；

补充协议需经原审核流程审批，保证