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会议组织策划及执行检查清单

适用场景：哪些会议需要这份清单？

无论是企业内部的项目推进会、季度总结会，还是与客户的需求沟通会、跨部门的协调会，或是行业内的研讨会、培训会，只要涉及多角色协作、目标明确、需输出成果的会议，均可通过本checklist保证策划周全、执行到位，避免遗漏关键环节，提升会议效率与效果。

全流程操作指南：从筹备到复盘的每一步

一、会前筹备：奠定会议成功的基石

1.明确会议核心目标与价值

操作步骤：

1.1与发起人（如*总监）确认会议核心目的（如“确定Q3产品上线时间节点及分工”“解决客户A提出的系统需求”），保证目标具体、可衡量（符合SMART原则）；

1.2梳理会议需达成的3-5个关键成果（如“明确3个核心功能开发责任人”“输出客户需求确认函”），避免目标模糊导致会议跑偏。

关键产出：《会议目标确认表》（含目标描述、预期成果、验收标准）。

2.确定参会人员与角色分工

操作步骤：

2.1根据会议目标列出“必须参会”的核心人员（决策层：总监、经理；执行层：开发负责人工、测试负责人工；支持层：行政*助理），避免无关人员参会浪费资源；

2.2明确角色分工：主持人（控场、引导议程）、记录人（记录要点、决议、行动项）、材料负责人（准备PPT、议程表、签到表）、后勤负责人（场地、设备、餐饮）；

2.3提前3天发送参会邀请（含会议主题、时间、地点、目标、议程、需提前准备的材料，如“请*工提前准备功能开发方案PPT”），确认参会意向，无法参会者需提前指定代理人。

关键产出：《参会人员名单及分工表》（姓名、角色、联系方式、是否确认参会）。

3.制定详细会议议程

操作步骤：

3.1按逻辑顺序安排议程（如“开场（5分钟）→上期议题回顾（10分钟）→核心议题讨论（60分钟）→决策确认（15分钟）→总结与行动项（10分钟）”）；

3.2为每个环节分配具体时间，预留10-15分钟缓冲时间应对突发讨论；

3.3明确每个环节的负责人（如“核心议题1由经理主讲，讨论环节由总监引导”）；

3.4提前1天将议程表发给参会人员，提醒其熟悉内容并准备相关材料。

关键产出：《会议议程表》（环节名称、时间、负责人、内容概要、所需材料）。

4.准备会议材料与场地设备

操作步骤：

4.1材料准备：根据议程整理PPT、数据报表、需求文档、待决议事项清单等，保证内容简洁、重点突出（每页PPT不超过3个核心观点），提前打印纸质版材料（按参会人数+2份备用）；

4.2场地预订：根据会议规模选择会议室（小型会议选5-10人会议室，大型会议选20人以上会议室），保证场地安静、有白板/投影仪、网络稳定，提前1天确认场地可用性；

4.3设备调试：会议前1小时到场测试投影仪、麦克风、音响、视频会议软件（如有远程参会）、翻页笔等设备，准备备用电池、插线板；

4.4后勤安排：如需茶歇，提前确认菜单（避免过敏食材）、时间（如会议中场休息15分钟）、服务人员；如需横幅、席卡，提前制作摆放。

关键产出：《会议材料清单》（名称、份数、负责人）、《场地设备检查表》（设备名称、状态、测试人、测试时间）。

二、会中执行：保证会议高效有序

1.会前准备与签到引导

操作步骤：

1.1提前30分钟到场，再次检查设备、材料、场地布置（席卡摆放、饮用水、空调温度）；

1.2参会人员到场时，引导签到（纸质签到表/电子签到工具），发放会议材料（议程、PPT打印版、笔记本、笔）；

1.3提醒参会人员将手机调至静音/震动mode，告知会议纪律（如“发言前请举手”“避免无关话题讨论”）。

2.按议程推进会议进程

操作步骤：

2.1开场：主持人准时开始（避免迟到），重申会议目标、议程、时间要求，介绍参会人员及角色；

2.2议程执行：严格按照时间推进，每个环节由负责人引导，控制发言时长（如“每人发言不超过3分钟”），避免偏离主题；

2.3讨论环节：鼓励参会人员积极发言，对争议问题及时引导（如“我们聚焦‘如何解决问题’，先收集3个可行方案”），避免少数人垄断发言；

2.4决策环节：对需决议事项明确表决方式（如举手投票、共识决策），记录决议内容及依据（如“通过‘优先开发功能’，依据客户需求调研数据”）。

关键动作：主持人需实时关注时间，如某环节超时，可适当压缩后续环节时间或约定“会后专题讨论”。

3.做好会议记录与要点跟踪

操作步骤：

3.1记录人需实时记录：会议基本信息（时间、地点、参会人员）、各环节讨论要点、关键决议、行动项（含“任务描述、责任人、截止日期”）；

3.2对复杂议题或争议点，可同步录音（需提前征得参会人员同意），会后补充整理；

3.3会议结束前10分钟，主持人带领参会人员回顾关键决议、行动项，确认无遗漏。

4.处理突发情况

常