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值班记录保存规范程

一、值班记录保存规范概述

值班记录是组织日常运营管理的重要组成部分，其规范保存对于责任界定、事件追溯、流程优化具有关键作用。本规范旨在明确值班记录的记录要求、保存期限、归档流程及安全管理措施，确保记录的真实性、完整性和可追溯性。

二、值班记录的记录要求

（一）记录内容规范

1.基本信息：包括记录日期、值班人员姓名、值班时段（起止时间）。

2.事件记录：客观描述发生事件的时间、地点、人物、事件经过，避免主观臆断。

3.处理措施：详细记录采取的处理措施、责任人、联系方式等。

4.特殊情况：对于突发事件、重要通知等，需特别标注并详述。

（二）记录格式要求

1.使用标准表格或电子记录系统，确保信息填写清晰、完整。

2.文字描述需简洁明了，避免使用模糊或歧义的表述。

3.事件描述按时间顺序排列，重要信息（如数字、时间）需加粗或标注。

三、值班记录的保存期限

（一）内部保存

1.一般记录：保存期限为2年，用于日常运营管理和责任界定。

2.重要记录：对于涉及重大事件、决策调整等，保存期限为5年，以备后续追溯。

（二）外部保存

1.如有相关法律法规要求，需根据规定延长保存期限。

2.对于需对外提供或审计的记录，保存期限需与外部机构要求一致。

四、值班记录的归档流程

（一）日常归档

1.每日值班结束后，值班人员需及时整理当班记录，确保无遗漏、无错误。

2.将记录提交至指定部门或负责人进行审核，审核通过后归档。

（二）定期归档

1.每月结束后，对当月值班记录进行汇总，整理成册或电子文件。

2.将归档文件标记清楚，包括记录时段、记录人、审核人等信息。

五、值班记录的安全管理

（一）访问控制

1.值班记录需设置访问权限，仅授权人员可查看、修改或导出。

2.严禁非授权人员接触记录文件，防止信息泄露或篡改。

（二）备份与恢复

1.定期对值班记录进行备份，确保数据安全。

2.建立数据恢复机制，如遇数据丢失或损坏，可及时恢复。

（三）保密措施

1.对于涉及敏感信息的记录，需采取加密或脱敏处理。

2.值班人员需签订保密协议，确保记录内容不被外泄。

六、附则

本规范自发布之日起实施，各部门需严格遵守。如遇特殊情况需调整规范内容，需经相关部门审批同意。

**一、值班记录保存规范概述**

值班记录是组织日常运营管理的重要组成部分，其规范保存对于责任界定、事件追溯、流程优化具有关键作用。本规范旨在明确值班记录的记录要求、保存期限、归档流程及安全管理措施，确保记录的真实性、完整性和可追溯性。规范的执行有助于提升管理效率，减少潜在风险，并为后续的培训、改进提供依据。

二、值班记录的记录要求

（一）记录内容规范

1.**基本信息：**必须清晰、准确地填写。

(1)记录日期：应使用标准格式（如YYYY年MM月DD日），确保年月日无误。

(2)值班人员姓名：记录当班期间所有值班人员的姓名，如有多人，应逐一列出。

(3)值班时段：明确记录的起止时间，格式统一（如HH:MM-HH:MM），精确到分钟。

2.**事件记录：**要求客观、详细、有条理地描述。

(1)事件发生时间：记录事件开始发生的大致时间点或时间段。

(2)事件发生地点：描述事件发生的具体位置，力求精确。

(3)事件涉及人员：记录事件中涉及的主要人员（如客户、同事、访客等），需注明其身份或特征（如可描述为“访客”、“维修工”等，避免涉及个人隐私的细节）。

(4)事件经过：按时间顺序，清晰、连贯地叙述事件的发生、发展过程。使用陈述性语句，避免情绪化或主观臆断。对于关键环节或转折点，应重点描述。

(5)采取的措施：详细记录值班人员在事件发生时采取的具体行动步骤。例如：“发现异常，立即隔离现场”、“联系相关部门XX进行排查”、“安抚当事人情绪”等。

3.**处理措施与结果：**

(1)处理责任：明确事件处理的责任人（可能是值班人员本人或其他部门/人员）。

(2)联系方式：如事件涉及外部人员或需要后续联系，记录其有效的联系方式（电话号码为主）。

(3)事件结果：简述事件最终的处理状态或结果，如“已解决”、“已上报”、“需持续关注”等。

4.**特殊情况标注：**对于超出常规范围的事件，需特别注明。

(1)突发事件：如系统故障、紧急情况等，需在记录中明确标注“突发事件”字样。

(2)重要通知传达：如传达了重要指令、通知或公告，需简述内容概要并标注。

(3)异常情况：任何与日常运行不符或需要特别关注的情况，均应详细记录。

（二）记录格式要求

1.**标准化表格/电子系统：**

(1)推荐使用统一的电子表格模板（如Excel）或内部指定的电子值班记录系统。

(2)表格设计应包含本规范中要求的“基本信息”、“事件