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销售合同标准化模板及签约流程指南

一、指南概述与适用范围

本指南旨在为企业销售团队提供标准化合同模板及规范化签约流程，保证合同条款严谨、权责清晰，有效降低交易风险，提升签约效率。适用于各类B2B销售场景（包括但不限于产品销售、服务提供、项目合作等），涵盖从前期客户沟通到合同履全流程的关键环节，帮助企业实现合同管理的标准化、合规化。

二、标准化签约流程详解

（一）签约前：客户需求与资质审核

需求明确

销售代表需与客户（客户公司名称）充分沟通，明确合同标的物（产品/服务）的具体细节，包括：产品名称、规格型号、技术参数、质量标准、服务范围、交付周期、数量、单价、总价（含是否含税）、付款方式、交付地点、验收标准等核心要素，形成《需求确认清单》（见附件1），由双方签字确认，避免后续歧义。

客户资质审查

主体资格：核实客户是否为合法注册企业，查验营业执照（复印件需加盖公章）、组织机构代码证/统一社会信用代码证，确认经营范围与合同标的物匹配；

履约能力：通过企业信用报告（如“天眼查”“企查查”等公开平台）、行业口碑、过往合作记录等，评估客户财务状况及履约信用，对高风险客户（如存在失信记录、经营异常）需谨慎合作或要求提供担保；

授权代表：确认签约人是否为法定代表人或授权代表（需提供《授权委托书》，见附件2），授权范围与合同内容一致。

（二）合同起草：模板调用与条款填充

模板选择

根据销售类型（如产品销售合同、服务合同、定制化项目合同）选择对应标准化模板（见第三章“销售合同模板框架”），避免直接从零起草，保证基础条款合规。

条款填写规范

合同编号：按“年份（4位）+月份（2位）+部门代码（2位）+序号（3位）”规则填写（如202405-SM-001），便于后续归档管理；

双方信息：填写双方全称、注册地址、法定代表人、联系方式（仅限办公电话，禁止留个人手机号）、开户行及账号（账户信息需与营业执照一致，可备注“以实际打款账户为准”）；

标的物详情：逐项填写产品/服务信息，规格型号、技术参数等需与《需求确认清单》一致，数量、单价、总价需计算准确（大写金额与小写金额务必一致）；

交付条款：明确交付时间（精确到年月日，如“2024年6月30日前”）、交付地点（如“省市区仓库”）、运输方式（如“汽车运输，运费由卖方承担”）、验收标准（如“按GB/T19001-2016标准验收，验收期7天”）；

付款条款：约定付款方式（如“电汇”“银行承兑汇票”）、节点（如“预付款30%合同签订后5个工作日，发货前付至70%，验收合格后付清尾款”）、账户信息（需与开户行一致，避免错漏）；

违约责任：明确违约情形及赔偿标准（如“逾期交付，每延迟1日按合同总额的0.05%支付违约金，最高不超过5%”；“产品质量不符，卖方需在7天内更换，买方有权解除合同”）；

争议解决：优先约定“卖方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决”，避免选择仲裁机构（除非客户明确要求且双方一致同意）；

其他约定：如保密条款（“双方对合同内容及商业秘密保密，保密期限至合同终止后3年”）、不可抗力（“因地震、疫情等不可抗力导致无法履约，双方免责，需及时提供证明”）。

（三）内部审批：多部门协同审核

销售部门初审

销售代表完成合同起草后，提交至销售经理（销售经理姓名）审核，重点核对客户需求匹配度、价格政策是否符合公司规定、交付周期是否可行。

法务部门复审

销售经理通过后，移交法务部（法务专员法务姓名）审核，重点检查条款合法性（如是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等）、权责对等性（如违约责任是否明确、是否存在霸王条款）、知识产权归属（如涉及定制化开发，需明确成果归属）、争议解决条款是否合规。

财务部门终审

法务通过后，由财务部（财务主管财务姓名）审核，重点确认付款方式、账期是否符合公司财务政策、发票类型（如“增值税专用发票，税率13%”）、收款账户信息是否准确，评估客户信用风险对现金流的影响。

管理层签批

涉及金额较大（如超过50万元）或重要客户合同，需提交至总经理（总经理姓名）或分管副总签批，最终审批通过后方可进入协商环节。

（四）双方协商：谈判与修订

合同谈判

销售代表与客户就合同条款进行协商，重点关注价格、交付时间、付款节点、违约责任等可能存在争议的条款，协商过程需形成《会议纪要》（见附件3），由双方签字确认。

合同修订

根据协商结果，使用修订模式（如Word“修订”功能）修改合同，标注修改内容（如红色字体+下划线），保证双方对修订内容无异议。重大修订（如价格下调10%以上、交付周期延长30天以上）需重新走内部审批流程。

（五）正式签署：盖章与生效

签署方式

纸质合同：打印一式两份（或按客户要求份数），双方在每页合同上签字盖章（公司章需为合同专用章或公章，个人签字需为法定代表人或授权代表亲笔签名）；

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