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企业财务审批流程及操作指南

一、适用范围与业务场景

本指南适用于企业各项财务支出的规范化审批管理，涵盖以下核心业务场景：

日常费用报销：包括员工差旅费、办公费、交通费、业务招待费等日常经营支出；

采购付款审批：涉及物资采购（如办公用品、生产原料）、服务采购（如咨询、维修、广告宣传）等对外付款业务；

预算调整申请：因业务变化需调整部门年度预算，或新增预算外支出的审批流程；

特殊资金支出：如项目备用金申请、大额固定资产购置、对外捐赠等非经常性财务支出。

二、财务审批全流程操作步骤

（一）第一步：申请人发起申请

责任人：业务经办人（如部门员工、采购专员等）

操作内容：

根据业务类型填写对应的《财务审批申请单》（模板见第三部分），保证信息真实、完整；

准备附件材料（需与申请单内容一致，详见下表），原件需清晰可辨，复印件需注明“与原件一致”并签字；

通过企业OA系统或线下提交申请单及附件至部门负责人。

常见申请单及附件清单：

申请类型

必备附件

费用报销

发票（抬头、税号、项目名称需完整）、消费明细单、出差审批单（如差旅费）、会议通知（如招待费）

采购付款

采购合同、订单、验收单、供应商发票、付款申请说明

预算调整

预算调整申请说明、支撑业务变化的证明材料（如新增项目批复、市场预测报告）

项目备用金

项目立项批复、备用金借款单、使用范围说明

（二）第二步：部门负责人审核

责任人：申请人所在部门负责人（如部门经理、事业部总监）

审核要点：

真实性审核：确认业务发生真实、合理，不存在虚构业务或虚报金额的情况；

合规性审核：检查支出是否符合公司财务制度、国家税务法规（如发票类型是否与业务匹配）；

预算匹配性：核对支出是否在部门年度预算范围内，超预算支出需同步说明调整理由；

审批意见：在申请单“部门审核意见”栏签字确认，明确“同意”“补充说明”或“不同意”意见。

特殊情况：若涉及跨部门协作（如联合采购），需由牵头部门负责人会签其他相关部门。

（三）第三步：财务部门初审

责任人：财务部审核专员（如费用会计、往来会计）

审核要点：

单据完整性：检查申请单填写是否规范（如金额大小写一致、申请人签字齐全），附件是否齐全、合规；

票据合规性：核对发票真伪（通过税务平台查验）、发票抬头（需为公司全称）、税号（准确无误）、开票日期（在报销有效期内，一般为发票开具后30天内）；

金额准确性：计算报销金额、采购总价等是否与附件一致，是否符合公司标准（如差旅住宿标准、招待费限额）；

预算控制：通过财务系统查询申请人部门预算余额，确认支出未超预算（超预算需同步提供预算调整审批单）。

处理结果：

审核通过：流转至下一审批环节；

需补充材料：退回申请人，明确需补充的附件（如缺失验收单、合同关键页）；

审核不通过：注明退回原因（如发票不合规、超预算无审批），终止流程。

（四）第四步：分级审批（按金额/类型划分）

根据企业规模及管理需求，设置分级审批权限，以下为通用参考标准：

审批层级

审批人

金额/类型标准

基层审批

部门负责人

日常费用≤5000元；采购付款≤1万元

中层审批

分管财务副总/总监

5000元＜日常费用≤2万元；1万元＜采购付款≤5万元

高层审批

总经理/CEO

2万元＜日常费用；5万元＜采购付款；所有预算外支出

特殊事项审批

董事会/股东会

超过总经理审批权限的大额支出（如≥50万元）

操作要求：

审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未视为默认通过；

审批时需重点关注支出的必要性、合理性，对大额或异常支出（如环比增长50%以上）需书面说明审批理由。

（五）第五步：财务部门复核与付款

责任人：财务部经理、出纳

操作内容：

最终复核：财务经理汇总各环节审批意见，确认流程完整、合规后，在“财务复核”栏签字；

付款安排：

通过银行付款的：出纳根据审批通过的单据，在1个工作日内完成网银转账，付款账户信息需与合同/供应商信息一致；

现金报销的：出纳通知申请人领取，需核对身份证件并签字确认；

凭证登记：会计人员将审批单、附件、付款凭证等整理归档，录入财务系统，保证账实一致。

（六）第六步：资料归档

责任人：财务档案管理员

归档要求：

每月结束后5个工作日内，将当月审批完成的申请单、附件、付款凭证等按“业务类型+月份”分类整理；

电子档案需至企业服务器，备份保存；纸质档案需装订成册，标注“财务审批档案-202X年X月”，保存期限不少于5年（涉密资料按公司保密规定执行）。

三、财务审批常用模板示例

模板1：费用报销申请单

申请人信息

姓名：*部门：*申请日期：年月日

报销类型□差旅费□办公费□交通费□招待费□其他：____________

报销事由（简述业务背景，如“项目客户洽谈差旅费”）

费用明细

项目

交通费

住宿费

餐饮费

合计

附件清单□发