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行政文件处理与存档管理模板

一、适用工作场景

二、标准化操作流程

1.文件接收与初审

接收登记：收到文件后，第一时间在《文件收发登记表》（见“核心记录表单”）中记录文件编号、标题、来源单位/部门、收文日期、份数、密级（如公开、内部、秘密）等基本信息，并由接收人签字确认。

内容初审：检查文件是否齐全（如附件是否缺失）、格式是否规范（如是否有发文单位盖章、日期是否明确）、内容是否清晰可读。对不完整或不规范的文件，及时联系发文方补充完善，并在备注栏注明处理情况。

分办流转：根据文件内容、紧急程度及职责分工，确定承办部门/人员。紧急文件需标注“特急”标识，并立即通过OA系统或口头通知承办人；普通文件在1个工作日内完成分办。

2.文件分类与编号

分类标准：按文件性质分为“上级来文”“本单位发文”“外来函件”“会议纪要”“合同协议”“制度规范”“证照档案”等类别；按保存期限分为“永久”“长期（10年以上）”“短期（3-5年）”三类。

编号规则：采用“部门代码-年份-类别代码-流水号”格式（如“XZ-2024-01-001”，XZ为行政部代码，01为上级来文类别代码）。编号需唯一，避免重复，同一文件的不同版本需在编号后标注版本号（如“V2.0”）。

3.文件整理与装订

排序编页：对同一文件内的材料按、附件、审批单等顺序排列，用铅笔在右上角编写页码（单文件页码独立编号，跨文件连续编号）。

装订要求：使用不锈钢夹或胶装装订，避免使用金属钉（防止锈蚀损坏文件）。对超大或特殊材质文件（如图纸、证照），采用专用档案盒或文件袋存放，并在封面标注文件编号及标题。

信息标注：在文件首页右上角加盖“归档章”，注明编号、归档部门、归档日期、保管期限；对涉密文件，需标注“密级”“保密期限”及传阅范围。

4.文件归档与存放

归档时间：办理完毕的文件需在3个工作日内完成归档。跨年度文件（如年度总结、预算）在次年1月底前统一归档。

存放要求：按编号顺序排列档案，放入统一规格的档案盒（尺寸建议为30cm×21cm×5cm），档案盒正面标注“类别名称-起止编号-归档年份”，侧面标注“文件编号-标题-日期”。档案柜需张贴“档案存放目录”，注明类别、起止编号及对应柜号。

电子备份：重要文件需同步扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），存储至指定服务器或加密U盘，电子档案与纸质档案编号一致，定期（每季度）检查备份完整性。

5.文件借阅与归还

借阅申请：借阅人需填写《文件借阅登记表》，注明文件编号、标题、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日，涉密文件不超过3个工作日），并经部门负责人审批。

借阅交接：档案管理员核对借阅信息后，当面交接文件，提醒借阅人爱护文件（不得涂改、抽取、损毁），并在《文件借阅登记表》中记录借阅日期、借阅人签字。

归还检查：借阅人按时归还文件，管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后收回文件，在登记表中标注“归还日期”及“完好”状态，并由双方签字确认。

6.文件鉴定与销毁

鉴定周期：每年12月对到期档案进行鉴定，由行政部牵头，会同业务部门及档案管理员组成鉴定小组，确认文件是否仍具有保存价值。

销毁流程：对无保存价值的文件，填写《文件销毁审批表》，注明文件编号、标题、销毁原因、鉴定意见，经分管领导审批后，由2人以上共同监销（涉密文件需送至指定保密机构销毁）。销毁过程中拍照留存记录，销毁后在审批表上签字确认，并将审批表归档保存2年。

三、核心记录表单

表1：文件收发登记表

序号

文件编号

文件标题

来源单位/部门

收文日期

份数

密级

处理人

备注

1

XZ-2024-01-001

关于开展年度安全检查的通知

市办公室

2024-03-01

1

内部

*

已转交安保部

2

XZ-2024-02-005

行政部2024年工作计划

本单位行政部

2024-01-15

3

公开

*

已存档

表2：文件分类目录表

类别代码

类别名称

包含文件范围

归档年限

存放位置（柜号-盒号）

01

上级来文

部门、上级单位发文

长期10年

A-01-01至A-01-15

02

本单位发文

行政部、各部门对外发文

永久

A-02-01至A-02-20

03

会议纪要

各类行政会议记录及决议

长期10年

A-03-01至A-03-10

表3：文件借阅登记表

借阅日期

文件编号

文件标题

借阅部门/人员

借阅事由

归还日期

审批人

借阅人签字

归还人签字

备注

2024-03-05

XZ-2024-01-001

年度安全检查通知

安保部/*

制定检查方案

2024-03-08

*赵六

*

*

无

表4：文件销毁审批表

序号

文件编号

文件标题

销毁原因

鉴定意见

审批人

销毁日期

监销人

备注

1

XZ-2021-05-010

2021年年度总结草稿

内容已归档定