合同管理审批流程手册法律风险控制优化版.docVIP

合同管理审批流程手册法律风险控制优化版

一、手册制定背景与核心价值

在企业运营中，合同是明确双方权利义务、防范法律风险的核心载体。本手册旨在通过标准化合同管理审批流程，嵌入全流程法律风险控制节点，实现“事前预防、事中控制、事后追溯”的风险管理目标，保证合同合法合规、权责清晰，有效降低企业合同纠纷风险，保障企业合法权益。

二、适用范围与核心目标

（一）适用范围

本手册适用于企业各类经济合同的审批管理，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密合同等。企业内部各部门（含分支机构）在合同的起草、审核、审批、签署、履行、归档等环节均须遵循本流程。

（二）核心目标

流程标准化：明确各环节职责分工与操作要求，减少审批随意性。

风险前置化：在合同起草、审核阶段即识别并防控法律风险。

管理精细化：通过全程留痕与动态监控，保证合同履行可控。

责任明确化：界定各环节责任主体，避免因职责不清导致风险失控。

三、合同管理全流程操作说明与风险控制

（一）合同起草与初步风险自查

操作主体：业务部门（根据合同类型由具体需求部门负责，如销售部负责销售合同、采购部负责采购合同）。

操作步骤：

明确合同需求：业务部门根据合作事项，梳理合同核心要素（合同主体、标的、数量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等），形成《合同需求清单》。

起草合同文本：

优先使用企业标准化合同模板（如无模板，可参考行业示范文本或由法务部门协助起草）；

合同内容应完整、明确，避免歧义（如“合理期限”“其他损失”等模糊表述需量化或定义）；

涉及特殊条款（如知识产权、保密义务、违约金计算方式等），需与法务部门提前沟通。

初步风险自查：

核查对方主体资格：确认对方为依法注册并存续的企业法人、其他组织或自然人，提供营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需授权，需提供《授权委托书》及授权代理人证件号码明）；

审查合同必要性：评估合同内容是否符合企业战略规划及业务需求，避免签订虚假或无实际履行意义的合同；

核对关键条款：保证价款、数量、质量标准、履行期限等核心信息与业务需求一致，避免“低买高卖”“超量采购”等异常情况。

风险控制点：

主体资质造假风险：通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用平台核实对方工商信息，避免与无资质主体合作；

条款歧义风险：避免使用模糊语言，对专业术语进行定义，明确双方权利义务边界；

道德风险：业务部门不得利用合同为个人或第三方谋取不正当利益。

（二）合同审核与法律风险把控

操作主体：法务部门（主导）、财务部门（涉及价款、税务条款）、相关业务部门（配合）。

审核流程：

形式审核：法务部门检查合同文本是否完整（含附件、签署页），起草部门是否已填写《合同审批表》及《合同主体资格审查表》。

合法性审核：

审查合同主体、内容、程序是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定；

核查违约责任条款是否合法合理（如违约金是否过高，显失公平的条款可能被法院调整）；

审查争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否明确、有效（如约定“由合同签订地法院管辖”需明确具体地点）。

商务条款审核：

财务部门审核价款、支付方式、税费承担、开票信息等是否符合企业财务制度，是否存在资金风险；

业务部门审核标的、数量、质量标准、履行期限等是否满足业务需求，是否存在履约障碍。

风险反馈与修改：

法务部门汇总审核意见，形成《合同审核意见表》，明确修改内容（如“需补充知识产权归属条款”“违约金调整为不超过合同总金额的20%”）；

起草部门根据审核意见修改文本，修改后再次提交法务部门复核，直至通过审核。

风险控制点：

合同无效风险：保证合同内容不违反法律强制性规定（如“以合法形式掩盖非法目的”的条款无效）；

条款缺失风险：必备条款（如当事人信息、标的、价款、履行期限、违约责任）不得遗漏；

财务合规风险：价款支付需与企业资金审批流程衔接，避免违规支付。

（三）合同审批与权限管理

操作主体：根据合同金额、类型及企业授权体系，由不同层级管理人员审批（如部门负责人→分管副总→总经理→董事会）。

审批权限划分（示例）：

合同类型

金额区间

审批人

采购/销售合同

10万元以下

部门负责人

10万-50万元

分管副总

50万-100万元

总经理

100万元以上

董事会

服务/租赁合同

5万元以下

部门负责人

5万-30万元

分管副总

30万元以上

总经理

操作步骤：

提交审批：起草部门将审核通过的合同文本、审核意见表、合同主体资格审查表等材料，按审批权限逐级提交。

审批内容：审批人重点审核：

合同是否符合企业战略及经营目标；

审核流程是否完整（法务、财务意见是否落实）；

重大风险是否已有效控制（如大额合同的担保措施、对方履约能力等）。

审批结果：

同意：签署审批意见，进入下一