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标准化行政公文写作模板工具指南

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各级机关、企事业单位及社会团体在处理日常行政管理事务时需撰写的各类行政公文，涵盖但不限于以下场景：

内部事务传达：如部门工作部署、会议通知、制度发布、人员调整等；

对外公务沟通：如函询、复函、合作邀请、情况说明等；

向上级汇报：如工作总结、请示事项、专项报告等；

向下级布置：如任务通知、指导意见、奖惩通报等。

无论是常规性事务还是临时性专项工作，均需通过标准化公文保证信息传递的准确性、权威性和规范性，避免因格式混乱或表述歧义导致沟通障碍。

二、标准化公文撰写操作流程

（一）明确公文类型与核心目的

动笔前需根据具体事务确定公文文种（如通知、报告、请示、函等），不同文种有其特定的适用范围和写作逻辑。例如：“请示”需一事一请，请求上级指示或批准；“报告”侧重汇报工作，不得夹带请示事项；“通知”用于传达要求或周知事项，需明确执行范围和时间。

（二）收集基础信息与素材

发文要素：明确发文机关（全称或规范化简称）、文号（如“办发〔2024〕X号”）、签发人（需标注职务及姓名，如“签发人：*主任”）；

收文对象：确定主送机关（需全称或规范化简称，顶格书写）；

核心内容：梳理事件背景、具体事项、执行要求、时间节点等关键信息，保证数据准确、依据充分。

（三）构建公文框架与结构

一般分为“开头-主体-结尾”三部分，不同文种略有差异：

开头：简明扼要说明发文依据或目的，如“根据会议精神”“为解决问题，现通知如下”；

主体：分条列项阐述具体内容，逻辑清晰（如按“重要性、时间顺序、工作流程”排序），每条内容聚焦一个核心事项，避免交叉重复；

结尾：根据文种提出要求或总结，如“请遵照执行”“特此报告”“妥否，请批示”。

（四）格式排版与语言校对

格式规范：标题居中（二号小标宋体字），主送机关顶格（三号仿宋体字），首行缩进2字符（三号仿宋体字），一级标题用“一、”（三号黑体字），二级标题用“（一）”（三号楷体字），行距28磅；

语言要求：使用书面语，避免口语化、歧义表述，如“尽快”改为“于X月X日前完成”，“大概”改为“约”；

校对重点：检查文号是否连续、签发人是否遗漏、附件名称是否准确、成文日期是否用阿拉伯数字（如“2024年X月X日”）。

（五）审批与发文流程

初稿完成后，经部门负责人审核内容准确性；

涉及重大事项或跨部门事务，需会签相关单位；

按权限报请领导签发（如“签发人：*局长”）；

定稿后正式印发，同步留存电子版及纸质版归档。

三、公文格式模板与要素说明

（一）通用红头文件模板

要素

格式要求

示例

发文机关标识

红头文件居中，使用小标宋体字，字号由发文机关名称字数确定

市人民办公厅文件

发文字号

由“发文机关代字〔年份〕序号号”组成，年份用六角括号

X府办发〔2024〕15号

签发人

居中标注“签发人：”，后跟签发人职务+姓名，姓名用*号代替

签发人：*主任

标题

居中，由“发文机关+事由+文种”组成（可发文机关，如内部文件）

关于开展2024年度安全生产大检查的通知

主送机关

顶格书写，多个机关间用逗号分隔，最后一个机关后用冒号

各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：

首行缩进2字符，分条列项用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四级序号

（内容略）

附件说明

下空一行左空2字符标注“附件：”，后跟附件名称及份数

附件：1.市安全生产大检查实施方案.pdf（共3份）

发文机关署名

成文日期上方，右空4字符署发文机关全称（加盖公章）

市人民办公厅

成文日期

右空4字符，用阿拉伯数字

2024年5月20日

（二）结构模板（以“通知”为例）

关于[具体事项]的通知

主送机关：[相关单位全称]

开头：

（说明发文依据或目的）

为贯彻落实[上级文件/会议精神]，解决[具体问题]，保证[工作目标]，现就[事项]通知

主体：

（分条列项阐述具体要求）

一、[核心事项一，如“检查范围”]

明确检查对象、区域及重点内容，避免模糊表述。

二、[核心事项二，如“时间安排”]

分阶段说明启动时间、实施步骤、截止节点（如“2024年6月30日前完成自查”）。

三、[核心事项三，如“工作要求”]

强调责任分工、材料报送标准（如“纸质版加盖公章，电子版发送至邮箱”）。

结尾：

（提出执行要求或联系方式）

请各单位高度重视，安排专人负责，保证工作落实到位。联系人：，联系方式：（注：此处为示例，实际中需按规范填写，但禁止出现真实隐私信息）。

（三）附件清单模板

序号

附件名称

份数

备注（如页数、格式要求）

1

工作计划表

5

纸质版，加盖公章

2

相关政策依据文件汇编

1

电子版（PDF格式）

四、撰写规范与常见问题规避

（一）格式规范要点

页码设置：公文一般用A4纸，页码位于页脚居中，从开始编号