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文档管理归档模板统一标准版

一、标准制定说明

为规范各类文档的归档流程，保证文档管理的系统性、完整性和可追溯性，提高信息检索与利用效率，特制定本统一标准版。本标准适用于企业、事业单位、社会组织等各类机构的日常文档管理场景，涵盖文档从形成到归档的全流程管控，旨在实现文档管理的标准化、规范化和高效化。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用文档类型

本标准适用于需长期或短期保存的各类纸质及电子文档，包括但不限于：

管理类文档：制度文件、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复等；

业务类文档：合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料、销售记录等；

财务类文档：凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等；

人事类文档：劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核表等；

技术类文档：研发图纸、技术手册、专利文件、测试报告等；

其他需归档的各类具有保存价值的文档。

（二）典型应用场景

项目全周期管理：如新产品研发项目从立项、执行到结项的全过程文档归档；

年度档案整理：如企业年度财务报告、年度工作总结、年度审计资料的系统性归档；

合规审计备查：如应对外部审计、监管检查时，需快速提供完整、规范的文档档案；

跨部门协作交接：如部门人员变动或职责调整时，需通过标准化归档实现文档交接；

历史资料追溯：如查询过往项目数据、决策依据时，保证文档可快速定位与调取。

三、标准化操作流程指南

（一）前期准备阶段

明确归档范围：根据机构性质及业务需求，制定《文档归档范围清单》，明确哪些类型文档必须归档、归档期限（如即时归档、月度归档、年度归档）及保管期限（如永久、长期、短期）。

制定分类规则：采用“一级分类+二级分类”的逻辑，结合机构部门设置或业务模块划分分类体系。示例：

一级分类：综合管理、项目管理、财务管理、人力资源管理、技术研发；

二级分类（以“综合管理”为例）：制度文件、会议纪要、公文收发、印章管理。

准备工具与系统：

纸质文档：准备档案盒、标签、文件夹、防虫防潮剂等，档案盒规格统一（如310mm×220mm×30mm）；

电子文档：配置文档管理系统（DMS），支持分类存储、权限管理、版本控制及检索功能。

（二）资料收集阶段

来源确认：文档形成部门或人员为资料收集第一责任人，保证文档来源真实、准确（如合同需经法务部门确认，项目文档需经项目经理确认）。

完整性检查：核对文档是否包含关键要素（如合同需包含双方信息、标的、金额、签字盖章页；会议纪要需包含时间、地点、参会人、决议事项），缺失要素需及时补充。

格式统一：

纸质文档：采用A4纸标准格式，手写签名需清晰，复印件需注明“与原件一致”并签字；

电子文档：文件名统一规范（格式：“分类代码-年份-序号-文档名称”，示例：“ZD-2024-001-公司考勤管理制度”），格式推荐为PDF（防止格式错乱）、Word或Excel。

（三）分类整理阶段

按分类规则归集：将收集的文档按“一级分类→二级分类”顺序放入对应文件夹或档案盒，避免跨类别混放。

排序与编号：

同一分类内文档按“形成日期先后”或“逻辑顺序”排序（如合同按签约日期排序，会议纪要按会议时间排序）；

编号规则：一级分类代码（2位字母，如“ZL”代表“综合管理”）+二级分类代码（2位字母，如“ZD”代表“制度文件”）+年份（4位数字）+流水号（3位数字，从001开始），示例：“ZL-ZD-2024-001”。

编制目录：按分类编制《文档归档目录》，包含序号、文档编号、文档名称、页数、形成日期、密级、责任人等要素（详见模板表格）。

（四）模板填写阶段

填写《文档归档主表》：逐项填写文档基本信息（文档名称、编号、分类、页数等）、责任人信息（形成人、审核人、归档人）、存储信息（存放位置、电子档路径）及备注说明，保证信息完整、无遗漏。

关联附件清单：若文档含附件（如合同附图、报告附表），需填写《文档附件清单》，注明附件名称、页数及对应关系。

审核与签字：文档形成人签字确认信息无误后，提交部门负责人审核签字，再交档案管理部门复核归档。

（五）审核归档阶段

部门初审：部门负责人重点审核文档内容完整性、分类准确性及签字规范性，不合格退回整改。

档案部门复审：档案管理部门核对《文档归档主表》与实物文档一致性、编号唯一性、分类逻辑合理性，通过后确认归档。

存储与登记：

纸质文档：装入统一档案盒，粘贴标签（标注分类代码、年份、流水号及文档名称），存入档案柜，登记《档案物理存储台账》；

电子文档：至文档管理系统，设置访问权限（如仅归档人可编辑，相关人员可查阅），登记《电子档案存储台账》。

（六）后续管理阶段

定期检查：每季度对档案存储环境（温湿度、防火防潮）进行检查，每年对档案数量及完整性进行盘点，保证档案安全。

借阅与归还：建立《档案借阅登记表》，借阅人需填写借阅事由、归还期限，经部门